展会间活动的组织安排

第六节　展会间活动的组织安排

展会期间的活动组织安排主要是指展会期间对与会客商的技术交流、讲座、观众的参观、旅游等项活动的计划与管理。具体内容包括:

一、观众工作

为了使展会取得良好效果，作为展会的组织者，不仅要做大量吸引参观者的前期宣传工作，还要努力做好参观者的组织、旅游观光、贸易联络、咨询统计等工作。这样，通过群体效益来扩大展会的影响，提高其社会经济效益，并且为来届的展会做好前期铺垫工作。

展会上的观众，从贸易的角度分析，大体上可以分为三个层次:

领导层——主要是各级政府官员、商协会负责人和公司企业的领导人。

经办层——主要是经贸、科技、业务等方面的操作人员。在展会上，不论是观摩学习、洽谈交易，还是了解竞争对手，这些人都是以经贸活动为中心并参加各种活动的重要角色。

潜在层——指其他参观者，即一般的观众。

前两个层次统称为贸易观众，也称为专业观众，后一层次称为一般观众。其数量结构恰似一个金字塔，如图4－1所示。

对展会的组织者来说，观众组织工作的重点是发现潜在观众，开发贸易观众，而且是越多越好，具体做法是:

图4－1　展会数量结构示意图

(1)举办前3～4个月发放市民参观券，涉及面越广越好;(2)通过新闻媒体和广告对展会进行宣传;(3)向政府部门、协会和展会的赞助单位发送参观票;(4)邀请有关经贸机构、团体、企业等部门组织人员参观;(5)邀请国外经贸人员、客户参观;(6)对贸易观众可发放贸易观众证，方便其进行贸易活动。

表4－2　×××展览会专业观众组织工作进度表

二、贸易组织联络与咨询工作

搭建贸易交流平台、做好观众的咨询联络应是一项极为重要的服务性工作。为此，通常有专门机构建立数据库，并完善以往数据库。其任务是传递信息，提供联络沟通、咨询服务等。这项工作大体上与招展同步进行。

(1)招展的同时，了解国外用户需求，把收集到的信息传递给代理及潜在的参展商;(2)视情况召开展会贸易会议，商讨计划，筹措资金，为会展期间的贸易活动作准备;(3)展会开幕前3～4个月，分发有关招展书给物有关部门、贸易公司、厂家和重点用户等;(4)展会开幕前视情况召开审批、监管、贸易等有关部门联席会议，进一步商议贸易、展品采购等事项;(5)展会期间应在现场设立专门的办公室，向与会客商开展咨询服务;(6)及时了解展会的贸易情况，进行必要的贸易协调工作或提供可能的帮助;(7)进行展会贸易统计，最后写出总结报告。

三、技术交流及相关活动

展会期间，有的参展商会进行联谊交流活动，如××之夜、×之光活动;有的客商进行讲座或学术交流活动，针对新老客户酬谢联谊，扩大影响，或专门介绍新产品、新技术，或者介绍某领域内的发展趋势或动态等。对此，主办者应给予热情支持，同时提供可能的服务及创造必要的条件。表4－3是北京、上海、广州国际旅游展览会的会间相关活动。

表4－3　北京、上海、广州国际旅游展览会的会间相关活动

为了做好技术交流及相关活动，展览会主办者一定要注意以下几个方面的问题。

(1)在展会开幕前3至4个月索取拟举办的技术交流项目，或联谊活动的时间、题目;

(2)展会负责技术交流的机构要征询专业部门及人士的意见，预先确定选题，帮助审查学术交流的内容，同时与到会客商商定技术交流的题目、规模、费用和日程安排;

(3)同与会客商研讨，尽量使会展达到预期效果，同时注意收集反馈意见，总结经验;

(4)无论是组织者举办的活动，还是客商举办的活动，组织者都要心中有数，使之协调有序，尽量为买卖双方提供更多的增值服务，实现举办展览会的核心价值。

四、旅游观光

展览旅游是指特定机构或企业以组织参与各类展览为目的而推出的一种专向旅游产品，是一种商务活动。如今，旅游不仅进入展览业，而且展览旅游已进入商业化阶段。展览旅游具有规模大、消费档次高、客人停留时间长，涉及服务行业多和成本低、利润丰、见效快等特点。据计算，接待一个普通的观光客如果收益为一美元，那么接待一名展览旅游者的收益达4～5美元。其巨大的市场潜力和高额回报，吸引着越来越多的国家组织和民间机构加入到会展业中。其中，展览旅游包含着如下四层意义:首先，展览会已经发展成为一种观光项目，通过它可看出经济发展水平、社会变革进展、人文演变过程，并从中吸取科技文化知识及经济发展的成果;其次，展览会发展到今天，已不是单纯的商品交易场所，这其中包括着诸多的形式，其中之一就是展览旅游观光是商务旅游的一种形式;再之，当今展览业中兴起的一个新领域就是旅游展览交易。展览旅游对传统展览中的以展品为主的形式与内容加以扩展，其中，景点就是其展品，在这方面，新、奇、特就具有吸引力，而且网络的介入使会展旅游呈现生动、现实的美好前景。现代化的旅游网站设有景点介绍、信息发布、旅游代理、站点搜寻、网上旅游交易会等各种各样的功能。它把旅游资源信息和旅游电子商务有机地结合起来，各有关机构或公司厂商可通过网络搭建一个永不闭幕的交易平台。还有，人类社会已经从农业经济时代发展到体验经济时代，世博会就是从展示到娱乐旅游的全方位体验。如果说昆明、西安世界园艺博览会是单方面专业体验的话，那么，上海世博会则地地道道地诠释了展览与旅游的体验经济。表4－4列出了历史上几届有影响的世博会对旅游的吸引，两者之间形成的互动影响到了人类的未来。

表4－4　世博会对旅游的吸引和影响