文献集中采购的操作流程

3.4.3　文献集中采购的操作流程

1.采购招标的一般流程

按照《中华人民共和国招标投标法》的规定，招标分为公开招标和邀请招标两种形式。高等学校图书馆文献采购招标工作必须按照招标、投标、开标、评标、定标、签订合同的基本程序进行。

文献采购招标的标的物可分为固定标的物和非固定标的物。固定标的物指所采购的文献内容和形式明确，能够详细列出所采购文献的名称、卷（期）次、数量、到货期限等具体事项，如：已出版的中外文图书和连续出版物、文献数据库等。非固定标的物指不能列出所采购文献的具体名称、数量，而是按年度或其他时间段对文献采购的数量或金额进行控制。一般在选择长期供应商时标的物不固定，也有称之为招“资格标”。

（1）招标材料的准备　招标前图书馆应负责做好招标材料的准备工作，便于集中采购管理部门了解和掌握图书馆对文献招标采购的各项业务要求。

招标材料包括：

① 文献采购业务基本情况说明：采购量、该类型文献特性、该类型文献采购业务特性、近年采购情况等。

② 供应商情况说明：有关供应商的基本情况和业务能力、近年采购业务往来、拟推荐供应商名单等。

③ 招标方式说明：宜采用的招标方式、划分标段的理由及具体划分情况。

④ 评标建议：对评标方式、评标标准、评标小组组成等提出建议。

⑤ 财务建议：主要说明招标后文献结算付款事宜。

⑥ 标书：向投标人提出任务、条件和要求，作为评标的依据和订立合同的基础。标书内容必须包括投标人资质要求、技术要求、服务要求、报价办法和要求、报价表、对投标书的要求等。

（2）招标申请 图书馆向集中采购管理部门提交实施某项招标采购的申请报告及相关资料。

（3）项目审查 由学校集中采购管理部门审批本次招标申请，重大项目提交学校领导审批。

（4）项目登记 招标项目登记及安排招投标会议时间、印制招标文件。

（5）发布招标信息、接收投标报名 在报刊、电子网络或其他媒体上发布招标公告，告知投标要求、报名截止时间、开标时间等相关信息，接受投标报名。

（6）投标资格审查 按照招标相关法规规定和本次招标的要求，由文献集中采购委员会对投标人进行基本资质审查，合格者方具有正式投标人资格。对具有正式投标资格的代理商发放标书。

（7）收标 投标人应当按招标文件规定的时间和地点送达投标文件，招标人在投标文件上标明签收时间；在招标文件规定的截止时间后送达的投标文件，招标人应当拒收；开标前，任何人均不得开启投标文件；提交投标文件的投标人少于三个时，应当依法重新组织招标。

（8）开标 开标须有下列人员参加：投标人、集中采购管理部门和文献集中采购委员会的相关人员、评标小组成员和需要参加开标的图书馆有关人员。开标前，招标方应确定开标、评标程序和评标办法，并向投标人公布。评标小组应确定评标标准，必要时，可以根据保证文献采购质量的要求和文献市场行情事先确定中标底价。评标小组成员名单和中标底价在中标结果确定前应当保密。

（9）评标 评标一般可采用计分评标和议标两种方式。计分评标由评委按评标标准打分，然后按得分由高到低直接产生中标供应商；议标指评委充分评议，达成基本一致后，采取投票方式对投标人进行排序，然后根据排序结果确定中标供应商。

评标小组完成评标后，应当向集中采购管理部门提出书面评标报告，推荐中标候选人，或经集中采购管理部门授权，直接确定中标人。

（10）发放中标通知书及签订合同 招标人应当将中标结果书面通知所有投标人。集中采购管理部门与中标人应当按照招标书的要求、投标人的投标书、招投标谈判结果、服务要求、结算方式以及构成合同的其他要件签订书面合同。为保证合同履行，签订合同时，招标文件要求中标人提交履约保证金或保证书的，中标人应当提交。

2.竞争性谈判采购的一般流程

（1）项目申请和审批 图书馆向集中采购管理部门提交实施某项竞争性谈判采购的申请报告及相关资料，由学校集中采购管理部门审批，重大项目提交学校领导审批。

（2）提供说明材料 图书馆对该项文献采购业务进行详细说明，供谈判小组参考。

（3）成立谈判小组 参照“文献集中采购的组织”一节中的规定组成谈判小组。

（4）制定谈判文件 明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。

（5）确定邀请参加谈判的供应商名单 谈判小组从符合相应资格条件的供应商中确定参加谈判的供应商，一般不少于三家，并向其提供谈判文件。

（6）谈判 谈判小组所有成员集中与各供应商分别进行单独谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

（7）确定成交供应商 谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则向学校集中采购管理部门推荐，或经集中采购管理部门授权，直接确定成交供应商。

（8）结果通知 将结果通知所有参加谈判的供应商并与成交供应商签订合同。

3.询价采购的一般流程

（1）项目申请和审批 图书馆向集中采购管理部门提交实施某项询价采购的申请报告及相关资料，由学校集中采购管理部门审批，重大项目提交学校领导审批。

（2）提供说明材料 图书馆对文献采购业务进行详细说明，供询价小组参考。

（3）成立询价小组 参照“文献集中采购的组织”一节中的规定组成询价小组。询价小组对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。

（4）确定被询价的供应商名单 询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商中选取被询价的供应商，一般不少于三家，并向其发出询价通知书让其报价。

（5）询价 询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

（6）确定成交供应商 询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则向学校集中采购管理部门推荐或直接确定成交供应商。

（7）结果通知 将结果通知所有被询价的供应商并与成交供应商签订合同。

4.单一来源采购的一般流程

（1）项目申请和审批 图书馆向集中采购管理部门提交实施某项单一来源采购的申请报告及相关资料，由学校集中采购管理部门审批，重大项目提交学校领导审批。

（2）提供说明材料 图书馆对文献采购业务进行详细说明，供单一来源谈判小组参考。

（3）成立单一来源采购谈判小组 参照“文献集中采购的组织”一节中的规定组成谈判小组。

（4）谈判 就项目的技术、服务和价格展开谈判，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

（5）签订合同 按照双方谈判结果签订采购合同。

5.采购备案制

（1）采购备案制适用范围的确定 图书馆向集中采购管理部门提交适合于采购备案制采购项目的申请报告及相关资料，由学校集中采购管理部门审批，重大项目提交学校领导审批。

确定适用于采购备案制的零星采购限额时，学校集中采购管理部门应充分听取图书馆的意见。

确定适用于采购备案制的集团采购项目时，图书馆应向集中采购管理部门提供文献数据库采购的年度计划，并说明各项集团采购的缘起、组团和运作方式、价格谈判等情况。

（2）备案 图书馆在完成采购项目后，依照集中采购管理部门规定的程序和文件格式，向集中采购管理部门提供所采购文献的清单和验收记录等资料。对于集团采购项目，应提供组团机构关于组团和谈判情况的说明、数据库订购合同、代理付款合同以及图书馆对数据库订购的说明等资料。

（3）归档 集中采购管理部门对项目备案材料审查存档。