建立完善的采购流程

第二章　建立完善的采购流程

从源头上做好成本把控，这样才能在接下来的每一个流程里提升利润空间，想管理好原料采购流程，可以从下面几点来开展：

（一）确定餐饮订货、采购的组织形式

所有餐饮业务摊子较大、餐饮营业收入较多、餐饮部地位较重要的中资餐饮店，食品等采购由餐饮部自己管理，采购的及时性、灵活性和食品原料本身难以掌握，因此餐饮部的主管领导就应订立相应的规章制度，严把质量和数量关，使采购环节的成本费用降至最低。

除此之外，采购工作的好坏，采购人员的诚实、踏实与否，直接影响到餐饮成本率，这同样是搞好餐饮成本控制的重要一环。合格的采购员是企业搞好采购工作的第二个前提（第一前提是“采购组织机制的确定”），国外一些小型餐饮店通常由业主或经理亲自兼任采购员，可见采购员的选择对成本控制有着举足轻重的影响。有的管理学家甚至认为，一个好的、理想的采购员可以为餐饮企业节约5%的餐饮成本。

（二）制定合适的采购运作程序

采购程序是采购工作的核心之一。实施采购首先要制定一个有效的工作程序，使从事采购的有关人员和管理人员都清楚应该怎样做、怎样沟通，以形成一个正常的工作流程，也使管理者利于履行职能，知道怎样去控制和管理。各餐饮店可根据自己的管理模式，制定符合本餐饮店的采购程序，但制定的目的和原理是相同的。

通常的餐饮原料采购程序：餐饮部所需要的食品应向储藏仓库申领，申领应通过正式的申请手续——领料单，仓库根据申领手续发放，所有食品原料都必须经过这一手续获得。发放的食物原料既可以是仓库本身保管储藏的，也可以是当天验收合格的新鲜食品原料。

餐饮部和仓库分别通过采购申请单向采购部门提出订货要求。餐饮部的订货品种是除仓库之外的食品，通常为新鲜食品；而仓库订购的是需储存保管的食品，当库存量低于规定的数量时，就要提出申购，备足必要的库存量。

当采购部门接到订货申请之后，通过正式的订购单手续向供应单位订货，同时给验收部门一份订购单，以备收货时核对。

订货后，供应单位或个体经营者如送货上门，则由验收部门验收合格后转送入库；如供应单位不提供送货服务，则由采购部门承运回来，交验收部门验收入库。当验收部门收到厨房订购的新鲜食品时，应立即通知厨房通过申领手续及时领取。

对于单据的处理，应使各部门明了：各项工作均应以向生产部门及时提供适质、适价、适量的食品为惟一目标，各部门在提供食品时都不得推卸各自的责任，管理者应严格按采购程序对采购过程进行督导和管理。

（三）控制采购质量

要保证餐饮产品的质量始终如一，餐饮店使用的食品原料的质量也应该始终如一。食品原料的质量标准是指食品原料是否适用。越适于使用，质量就越高。

餐饮管理人员应在确定本企业的目标和编制有关计划时规定食品原料的质量标准。采购部经理或成本控制会计员应当在其他经管人员的协助下，列出本企业常用的需采购的食品原料的目录，并用采购规格书的形式，规定对各种食品原料的质量要求。

（四）控制采购数量

编定采购规格书之后，其质量标准可使用相当长的一段时间，而采购数量标准却需要经常修改。一般来说，企业需每天修改数量标准。

1.采购对象的分类

企业采购的食品原料，有些立即用于生产，有些则存入仓库。从采购的角度出发，食品原料可分为两大类：

（1）容易变质的食品原料——鲜活原料。

容易变质的食品原料指购入后只能在较短时间内使用的那些食品原料，一般指鲜活食品原料。例如，生菜和鲜鱼会很快变质。有些肉料和乳酪可保存稍长一段时间，但和罐头番茄酱相比，这此食品原料也会很快变质。因此，容易变质的食品原料应当在进货之后立即使用。

（2）不易变质的食品原料——可储存原料。

不易变质的食品原料通常称作主食品，指可以存储较长一段时间的食品原料。大米、面粉、食盐、糖、罐头水果、蔬菜、香料和调味品等都是不易变质的食品原料。这些食品原料的包装物通常是盒子、箱子、袋子、瓶子、坛子、罐头等。在室温条件下，这类食品原料可在贮藏室里存放数周甚至几个月。

2.鲜活食品原料采购的数量控制

鲜活食品原料的不可久存的特点决定了餐饮店必须遵循先行消耗库存原料，然后才能进货的原则。因此，采购的第一步工作便是掌握食品原料的现有库存量，并根据营业量预报，决定下一期营业所需的原料数量，然后算出采购数量。

因为多种因素，餐饮店不难订出比较合理的各种原料的最高储备量。最高储备量可以指某种原料在最近一次进货后可以达到但一般不应超过的储备量，但也可指某种原料在任何时候都应保持的储备量。

（五）规范采购流程要注意的细节

1.要求供应商提供尽可能详细的资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等相关报告。资料越详细越好。

2.对供应商提供的资料做一个详细的归类。将客户归类，并且给出是否值得扶持、是否值得肯定的内部分析。

3.查看供应商的工厂。视察厂家规模是否与他们提供的基础资料一致。如果有不一致的地方就不予考虑合作。

4.向供应商提出样品需求。看样品的尺寸、规格以及其他参数是否符合需求。

5.要通过技术分析，要有检验部门的分析结果。检验包括其价格、质量以及其他规格是否符合要求。

6.如果符合要求，对供应商下达一个评审通知书。符合要求的供应商可以进入采购商的供应链。对于供应商来说，首先要进入采购商的供应链，才能有资格为其提供产品服务。

7.与供应商进行初期的商业谈判，正常的谈判时间在3个月内。

8.双方签订合同。

9.供应商开始提供小批量的产品。

10.对供应商的小批量产品进行复查。所有的小批量产品必须进行严格的实验检查。

11.如果小批量产品通过审核，那么此供应商将被加入采购商的产品目录。

12.供应商加入产品目录，每一个目录都需要自己去评审，每一个地方都需要重新评审一次，整个流程需要半年时间。资信问题更是重中之重。