制定员工岗位职责

赵晨和顾宇的创业故事 （十四）：如何定员工岗位职责？

赵晨曾提醒过他们要及早制定岗位工作职责。开始时企业虽然只有他和顾宇两人，但分工明确，可以避免重复和遗漏。有了它，对于将来定岗位、定雇员、定职务、定工资以及监督考核都会有参考作用。所以他们就列了一张简单的表，如表4－1所示：

图4－3 确定人员职责

表4－1 确定人员职责

任务布置

任务1：评价赵晨和顾宇制定的员工岗位职责是否清晰。

任务2：设计员工招聘的基本程序。

任务3：设计员工岗位职责制定的基本程序。

一、招聘程序

招聘新员工对应聘者和创业者来说都相当重要。它既可能是一种互利关系的开始，也可能是一系列错误的开端。

影响员工流转的两个主要因素是招聘和选择程序。为了减少员工流失，创业者有必要发布招聘广告、处理应聘者的申请材料、进行面试、选择新员工并为他们配置工作。

1.潜在的员工来源

（1）企业内部提拔。

（2）招聘广告。

（3）就业中介。

（4）教育机构。

（5）以前的员工推荐。

（6）在职员工推荐。

2.选择员工的程序

（1）接受申请资料。

（2）面试。

（3）核实应聘者的相关信息。

（4）应聘者的技能测试。

招聘的流程

二、定岗程序

按照惯例，新员工到来的第一天应该带他们参观企业。在这期间，应该把新员工介绍给在职的其他员工，让员工了解企业的整体运行情况，明确地要求新员工适应企业的经营环境并融入企业当中。这项工作并不需要花很多精力，却十分有用。从长远来看，这项工作省时省钱。

最重要的是，要让新员工从进入企业的第一天开始就能找到自己的恰当位置。正确定岗非常有助于提高员工的工作效率，并且有助于长期留住优秀员工。

1.员工定岗的四个基本原则

（1）定人：确定需要定岗的员工。

（2）定事：明确必须完成的工作任务。

（3）试用：让员工在监督下进行尝试。

（4）转正：让合格者继续工作下去。

2.给新员工定岗准备工作的六个要素

（1）落实工作：让新员工了解他们所要从事的工作。

（2）进行监督：让在职员工对新员工进行辅导和监督。

（3）设计障碍：设计简单工作障碍。

（4）确定时间：制定新员工培训时间表。

（5）规定范围：规定工作范围。

（6）绩效评估：每天对新员工工作绩效进行评估。

三、员工的考虑

1.薪酬计划

对员工来说，工资是决定他们工作的一个重要因素。他们希望所得报酬能够反映出他们贡献给企业的各种技能以及所付出的辛勤劳动。如果创业者想要吸引并留住优秀员工，那么，他们就必须认真考虑在别的企业从事相同工作的员工报酬如何。

2.额外福利

在所有额外福利中，病休和假期是员工们最为看重的。创业者应该设计一整套包括各种额外福利的方案。

3.人际关系

高工资报酬和优厚的福利待遇并不一定能够使员工感到快乐，工作满意对他们来说更加重要。创业者有责任为员工提供最好的工作环境，并且要确保员工与企业之间总是能够畅通无阻地进行双向交流。

4.工作条件

良好的工作条件与员工的健康、舒适和安全一样都应该是创业者真正关心的事情。一个好的工作环境不仅可以防止发生意外事故，而且非常有助于提高员工的工作效率。工作场所必须通风良好、冷热适度、光照充足，还必须配备卫生设备和安全设施。在任何一家企业的健康和安全计划中，急救药箱和急救电话号码都是必不可少的。

设计你的企业员工工作岗位

填表说明：

1.看看下表第一栏中列出的工作种类，这些是所有企业通常必须做的工作。

2.在这一栏中加上你的企业生产产品或提供服务所必须做的其他工作。

3.对所有这些工作，你要确定你是否有时间和必需的技能经验去完成在第二栏填写的那些工作。

4.如果你没有时间或技能，就应该雇人来完成这些工作。

一、岗位职责的含义

（1）岗位。岗位是组织为完成某项任务而确立的，由工种、职务、职称和等级内容组成。

（2）职责。职责是职务与责任的统一，由授权范围和相应的责任两部分组成。

二、确定岗位及职责

（1）根据工作任务的需要确立工作岗位名称及其数量。

（2）根据岗位工种确定岗位职务范围。

（3）根据工种性质确定岗位使用的设备、工具、工作质量和效率。

（4）明确岗位环境和确定岗位任职资格。

（5）确定各个岗位之间的相互关系。

（6）根据岗位的性质明确实现岗位目标的责任。

三、实行岗位职责管理的作用和意义

（1）可以最大限度地实现劳动用工的科学配置。

（2）可以有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象。

（3）提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才。

（4）是组织考核的依据。

（5）提高工作效率和工作质量。

（6）规范操作行为。

（7）减少违章行为和违章事故的发生。

四、岗位职责范本

确定员工责任需要有明确的岗位职责规定。岗位职责说明书并不是要面面俱到，而是对岗位职责进行合理有效地分工，促使有关人员明确自己的岗位职责，认真履行岗位职责，出色完成岗位职责任务。一份完整的岗位职责应该包括以下内容：

（1）部门名称。

（2）直接上级。

（3）下属部门。

（4）部门性质。

（5）管理权限。

（6）管理职能。

（7）主要职责。

举例：人事部岗位职责

部门名称：人事部。

直接上级：分管副总经理。

下属部门：人事科、劳动工资科。

部门性质：人力资源开发、利用的专业管理部门。

管理权限：受分管副总经理委托，行使对公司人事、劳动工资管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。

管理职能：负责对公司人事工作全过程中的各个环节实行管理、监督、协调、培训、考核评比的专职管理部门，对所承担的工作负责。

主要职责：

（1）坚决服从分管副总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向主管领导负责。

（2）严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责。

（3）负责组织对人力资源发展、劳动用工、劳动力利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行。

（4）负责制定公司人事管理制度。设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改进工作意见和建议。

（5）负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制。

（6）负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制，做好公司各部门、车间及有关岗位定员定编工作，结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理性和准确性，杜绝劳动力的浪费。

（7）负责人事考核、考察工作。建立人事档案资料库，规范人才培养、考察、选拔工作程序，组织定期或不定期的人事考证、考核、考察和选拔工作。

（8）编制年、季、月度劳动力平衡计划和工资计划。抓好劳动力的合理流动和安排。

（9）制定劳动人事统计工作制度。建立健全人事劳资统计核算标准，定期编制劳资人事等有关的统计报表；定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告。

（10）负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况，及时考核，负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作。

（11）严格遵守 《劳动法》及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度，负责招聘、录用、辞退工作，组织签订劳动合同，依法对员工实施管理。

（12）负责核定各岗位工资标准。做好劳动工资统计工作，负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作。

（13）负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作。

（14）配合有关部门做好安全教育工作。参与职工伤亡事故的调查处理，提出处理意见。

（15）负责编制培训大纲，抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系。

（16）认真做好公司领导交办的其他工作任务。

五、制定岗位职责的原则

第一，要让员工自己真正明白岗位的工作性质。岗位工作的压力不是来自他人的压力，而是此岗位上的工作人员发自内心自觉自愿的产生，从而转变为主动工作的动力。因而要推动此岗位员工参与设定岗位目标，并努力激励他实现这个目标。因此，此岗位的目标设定、准备实施、实施后的评定工作都必须由此岗位员工承担，让岗位员工认识到这个岗位中所发生的任何问题，都应由自己着手解决，他的上司仅仅只是起辅助他的作用，他的岗位工作是为他自己做的，而不是为他上司或者老板做的，这个岗位是他个人展现能力和人生价值的舞台。在这个岗位上各阶段工作的执行，应该由岗位上的员工主动发挥创造力，靠他自我努力和自我协调的能力去完成。员工必须在本职岗位的工作中主动发挥自我解决、自我判断、独立解决问题的能力，以求工作成果的绩效实现最大化。因此，企业应激励各岗位工作人员除了主动承担自己必须履行的本职工作外，也应主动参加自我决策和对工作完成状况的自我评价。

第二，企业在制定岗位职责时，要考虑尽可能一个岗位包含多项工作内容，以便发挥岗位上的员工由于长期从事单一型工作而被埋没了的个人的其他才能。丰富的岗位职责的内容，可以促使一个多面手的员工充分地发挥各种技能，也会收到激励员工主动积极工作的效果。

第三，在企业人力资源许可情况下，可在有些岗位职责里设定针对在固定期间内出色完成既定任务之后，可以获得转换到其他岗位的工作的权利。通过工作岗位转换，丰富企业员工整体的知识领域和操作技能，同时也营造企业各岗位员工之间和谐融洽的企业文化氛围。

六、岗位职责的构建方法

1.确定职位目的

根据组织的战略目标和部门的职能定位，确定职位目的。职位 （设置）目的，说明设立该职位的总体目标，即要精练地描述本岗位为什么存在，它对组织的特殊 （或者是独一无二）贡献是什么。员工应当能够通过阅读职位目的而辨析此工作与其他工作目标的不同。

职位目的一般编写的格式为：工作依据＋工作内容 （职位的核心职责）＋工作成果。举例来说，某公司计划财务部经理的职位总体目的可表述为：在国家相关政策和公司工作计划的指导下，组织制订公司财务政策计划和方案，带领部门员工，对各部门提供包括成本、销售、预算、税收等全面财务服务，实施财务职能对公司业务经营的有效支持作用。

2.确定职责目标

确定职责目标，即确定该职位在该关键成果领域中必须取得的成果。因为职责的描述是要说明工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果，因此，从成果导向出发，应该明确关键成果领域要达成的目标，并确保每项目标不能偏离职位的整体目标。

3.确定工作职责

如上所述，通过确定职责目标表达了该职位职责的最终结果。本步骤就是要在此基础上来确定任职者到底要进行什么样的活动，承担什么样的职责，才能达成这些目标。

因为每一项职责都是业务流程落实到职位的一项或几项活动 （任务），所以该职位在每项职责中承担的责任应根据流程而确定，也就是说，确定应负的职责项就是确定该职位在流程中所扮演的角色。

在确定责任时，职位责任点应根据信息的流入、流出确定。信息传至该职位，表示流程责任转移至该职位；经此职位加工后，信息传出，表示责任传至流程中的下一个职位。该原理体现了 “基于流程”“明确责任”的特点。

以某公司的招聘工作为例，员工招聘的工作流程可以分为四个环节：

（1）招聘计划的制订、审核与审批。

（2）招聘费用的预算、审核与审批。

（3）招聘工作的实施。其中一般人员的招聘，人力资源部与主管部门负责人参加；关键员工的招聘，高层管理人员、人力资源部和主管部门负责人参加。

（4）招聘工作的反馈与检查。

在招聘计划过程中：人力资源部招聘专员制订招聘计划，然后上报人力资源部经理审核，这样招聘专员制订招聘计划的职责就算完成；计划的审核职责归属人力资源部经理，如果审核没问题，就报人力资源总监批准；下面审批计划的责任就转移到人力资源总监的职责上来。审批完成后，进入招聘流程的下一个环节。

可以看出，基于流程的职责分析，明确界定了每项职责中职位应该扮演什么样的角色以及拥有什么样的权限。要想明晰地表达出职位在各项职责中扮演的角色及权限，在职责描述时就要准确规范地使用动词，就像上例中的 “制定”“审核”和 “审批”等。

4.进行职责描述

前面讲到了，职责描述是要说明工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果。因此，通过以上两个步骤明确了职责目标和主要职责后，就可以将两部分结合起来，对职责进行描述了，即：职责描述＝做什么＋工作结果。

小企业的人员组成有合伙人、员工、顾问和你自己，这些人都将影响企业的成败。你要管好企业，就要慎重地选择人员，要明白他们各自的角色和岗位。

一个有效率的企业要组织得严谨，让所有员工知道自己必须做什么，以及完成任务所需要的技能。认真搞清你所需要的人员，为全体职工建立岗位责任制，你的企业管理起来就会容易得多。

请设计出你即将创办的企业员工岗位职责和组织结构