做事紧急和重要的逻辑

“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”虽然大家都懂得这个道理，但能真正做到珍惜时间的人就少了一些，真正懂得时间管理的人则更少。对于职场人士来讲，做好时间管理，不仅意味着丰厚的经济回报，更能令自己的事业突飞猛进。我们每个人特别是求职者要牢牢记住这一点：做人要惜时，做事要守时。

日常工作中，许多事务并不是只有一种简单的先后顺序，而是大量存在相互独立的平行状态。这就要求统筹利用时间，在同一时间内同时做好几件事情。比如，我们在计划办理一件需要较长时间的复杂事务时，可以穿插利用间隙时间安排办理一件或几件需要较短时间的事务。如果事先没有计划的话，大量的工作间隙时间就可能白白消耗掉了。事务总有轻重缓急之分，如果对事务没有事先计划，人们就会盲目地遇到一件事就去处理一件事，不管这件事是否重要，它的价值究竟有多大，都一律按先后顺序去办理。这样的结果往往会因小失大，捡了芝麻而丢了西瓜。

一、时间管理的意义

在许多组织中总会有这样一类员工：他们永远准时工作，从不会忘记要办的事；能够按事先计划的步骤，如期甚至提前完成工作；事事办妥，轻松无比。难道他们拥有异于常人的超能力吗？非也，只不过他们懂得时间管理而已。

不会管理时间的人永远不会成为一名成功人士。对于员工而言，一个不会管理时间的人，永远不可能成为一名优秀的员工，那么他也永远没有机会成长为一名管理者。

一名员工要很好地完成工作，就必须善于有效地利用自己的时间。对时间的有效管理直接关系到员工工作效率的高低。 工作任务很多，时间却是有限的，时间是最宝贵的财富。不会合理地利用时间，计划得再好，目标再高，能力再强，也不会产生好的结果。要想成为一名优秀的员工，就必须养成严格遵守时间的习惯，必须按时完成任务，改变对时间的漠视态度。我们不应该被动地被时间牵着鼻子走，而应主动把握时间、规划时间、管理时间，让有限的时间发挥更大的效用。

时间管理可以使工作时间得以“延长”。在这里，延长的含义不是绝对的延长工作时间，而是通过管理时间提高效率。举个例子来说，比如公司要你起草三份文件，我们一般有两种选择，一是草草地把所有文件都起草出来，然后再进行不断的修改完善；另一种是精心地一次性把一份文件起草好，然后再把下一份文件处理好。前一种方式一般需要几个修改周期，而后一种方式只需要一个周期就可以完成了。由此可见，降低工作反复性，在同样的时间里可以多完成几件不同的工作任务，增大了单位时间的利用率，就相当于延长了工作时间。

二、时间管理的秘诀

一般情况下，人们总是根据事情的紧迫感来安排其先后顺序，而不是根据事情的重要性来安排轻重缓急。其实这样的做法是被动地迎合事情，而不是主动地去完成事情。

在时间管理学上，依据重要性和紧急性的不同把事情分为四种类型：重要且紧急的事情、重要但不紧急的事情、紧急但不重要的事情和不紧急也不重要的事情。用象限图表示如下；

对四类事情的处理原则是：先做A类事情；再做B类事情； C类事情应该做，但也要学会拒绝；尽量放弃D类事情，并少让D类事情发生。

A类事情：紧急且重要的事情。比如：救火、开会、处理客户投诉，等等。紧急且重要的事情，当然是需要我们首先关注，并且第一时间去完成的。但是要尽可能降低此类事情发生的频率，因为当我们过多地或被迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事情迟早会变得紧迫，使我们陷入“救火队员”的模式之中，似乎永无宁日，也体会不到游刃有余的境界。显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须提前关注重要但不紧急的事务。

职场中，这部分工作一般不会出现什么问题，员工通常都能处理好第一象限的工作。对职场人士提出最大考验的往往是第二象限事情的时间管理。

B类事情：不紧急但重要的事情。比如做计划、培训、思考等等。这类事情需要我们最为关注，但现实中又往往被我们以各种借口忽视。然而第二象限和第一象限的事情是互通的，第二象限的扩大可以使第一象限的事件减少。比如说一项重要的工作任务，限期是一周完成，如果我们认为时间充裕而一味拖延，直到最后期限将至才开始工作，这件工作便从第二象限转移到第一象限，紧张的工作不仅加重了自己的负荷，更加大了工作错误发生的概率。如果再遇有其他突发事件，措手不及则成为不可避免。

不紧急但重要的事情关乎我们人生的效能，如果每天我们的生活，都能围绕这样的事情展开，那么我们工作和生活行事的优先顺序自然就出来了。

C类事情：紧急但不重要的事情。比如同事紧急找你帮忙、上司让你代他去开一些无聊的会议、朋友“三缺一”的紧急召唤等等。在工作中，许多员工经常会遇到一些这个象限的事情。我们为什么会感到忙而无功，原因往往在于我们将大量的时间都花在了这类事务上面。

这类事务表面看起来需要立刻采取行动，但是客观地来检视，我们可以把它们列入到第三次序中去完成，必要时可以适当且合理地拒绝。假如你正在完成第一象限中的工作，这时有不重要的电话打进来，长话短说当然可以，更可以的是告诉对方你将在何时回复，等到紧急且重要的事情告一段落，再回电话也不迟。学会拒绝也是解决这类问题的一种办法，有很多人会在口头上答应帮助别人完成一些事情，然而这会在很大程度上影响到自己的时间安排和工作进度。因此，当自己实在没有时间和精力的情况下，应该学着礼貌而坚定说“不”，这样才能保证工作的效率和进度。

D类事情：不紧急也不重要的事情。这类事情往往与你难以戒掉的习惯相关，譬如有求必应，沉迷于网游、泡吧等。

每个人对这四类事情都会有自己的判断。但不管怎样，重要性与目标有关，凡有价值有利于实现目标的就是要事，而紧急之事往往对别人重要而非对自己重要。因此，我们要把主要精力和时间用在重要但不紧急的事务上，从而减少那些紧急且重要的事务，把紧急但不重要的事情控制在合理的范围内，基本杜绝不紧急也不重要的事务侵占你宝贵的生命。作为管理者，更要学会把紧急但不重要的事务合理地委托或授权，从而使自己能够更加从容地面对重要但不紧急的事务。

三、时间管理的要求

（一）不要透支你的时间储蓄

不可否认，现代人的生活节奏越来越快，许多人都感叹时间不够用，许多紧急的事情都处理不完，根本没有时间去做许多重要的事。但是，我们也不要忘记鲁迅先生曾说过：“时间就像海绵里的水，只要愿挤，总还是有的。”

有人算过这样一笔账：如果每天临睡前挤出15分钟看书，假如一个中等水平的读者读一本一般性的书，每分钟能读300字，15分钟就能读4500字，一个月就能读126000字，一年的阅读量可以达到1512000字，也就是有10本书之多。这个数字远远超过全球人均年阅读量，而且也不难实现。

除了认真利用闲暇时间，我们还要善于利用零碎时间。比如乘车时、等待时的零碎时间，都可以用于学习、思考、计划和总结。把零碎时间用来从事零碎事务，从而最大限度地提高效率。短期你可能没有明显的感觉，但日积月累，将会有惊人的成效。没有利用不了的时间，只有我们不会利用的时间。如果你透支了自己的时间储蓄，那你就会比别人晚一步。

（二）今日事，今日毕

时间管理的一项重要法则就是“今日事，今日毕”，成功者往往把“今天”看作是生命中的最后一天，从而在每一个“今天”里让生命更加充实和完满。

从心理学的角度来讲，本来当初一下子就可以很愉快、很容易做好的事，如果拖延了几天，甚至几个星期之后，就会令人生厌，而且完成起来就更加困难了。在“今日事，今日毕”的过程中，我们不仅可以检查工作任务的完成情况，而且通过对一天情况的回顾与反思，可以知道一天中哪些方面做得好，还有哪些是可以改进的。一个只会“低头拉车”，而不会“抬头看路”的人，一辈子会有“拉不完的车”。

如果你希望自己成为一名行动者，那么请把自己人生字典里的“明天开始”换成“现在行动”。切勿依赖明天，如果你总是把事情留到明天，那么，你将一事无成。“今日事，今日毕”，在职场中会将你的行动力、执行力和胜任力完美体现，这是所有组织在招聘时、用人时最看重的能力之一。

（三）恪守时间

对于现代人来说，守时是一种美德，也是一种信誉。

浪费他人的时间，无异于谋财害命。因此，当你在决定参加一个活动时，请你首先明确活动的具体时间和地点，然后估计行车或步行到达活动地点所需要的时间，并将堵车或其他偶然事件可能耗费的时间考虑进去。在招聘面试中，求职者因为迟到而使自己抱憾的例子比比皆是。因此，无论我们要参加公务活动还是与人有约，都应该养成遵时守约的好习惯。

恪守时间，是工作的灵魂和精髓所在，同时也代表明智与信用。职场中，现代组织对时间的要求已越来越严格，一个称职的员工必须养成守时的好习惯。守时看似是一件极其简单的事情，也有人认为它实在微不足道，但是细节决定成败。因为你根本无法预料在你迟到的时间内会发生什么，也许是一个重要客户打来电话，也许一个重要人物来访，也许一个紧急会议要参加等等。难道这些对你都不重要吗？假如你是一名管理者，你的迟到会影响到你的团队，难道你希望自己的下属也不守时，在你紧急召唤时手下无兵吗？

回答既然都是否定的，那么从现在开始，请珍惜自己的时间，而且要特别珍惜他人的时间，这才是真正的赢取时间之道。

（四）做好时间规划

时间规划可以确保我们一生中最宝贵的财富——时间经济效益的实现，也就是说：把所有的时间都用在最有成果和成效的活动上，或者用尽可能少的时间来达到所追求的目标。时间规划得越好，就越能成就我们个人的和职业的目标。从时间管理的意义上讲，时间规划意味着为实现目标做准备以及进行时间的结构化。

在现实生活中，我们每天所做的每一种选择或决定，都有两种可能性或者结果：一种是离你的目标越来越近，一种是离你的目标越来越远。因此时间规划是以目标为导向的，是把终点当作始点的。时间规划就是要把人生最重要的目标放在首位，然后把总体目标分解成可实现的阶段性目标，并给目标加上时间坐标和成功的标准，接下来作出行动计划，剩下的事就是马上着手行动了。

四、提高时间管理能力的常用方法

（一）养成记事习惯

提前做好时间计划。在工作中，至少提前一天对第二天的工作做好计划，把待办事项按重要性和紧急性综合排序，同时随手记下临时事项，这样做既可以提升你的效能，也能降低你忘记某件事情的风险。提前多日的计划可以在日历、预约簿或手机提醒事项上作出标记。

（二）专注于你能够控制的事情

不要浪费时间去担忧或思考你无法掌控的事情，把你的精力花费在消极的活动上是在浪费时间。

（三）确定你的效能曲线图

一天之中，什么时候你的效能最高？在这些时间段内全神贯注去做最重要的任务，你将会发现，你能够在更少的时间内完成更多的工作，这必将会给你一种成就感和充实感，长此以往自我效能感也会随之提升。

（四）利用效能低迷时间

低效能时间应当被花费在一些不需要花费很多脑力和创造力的事情上，比如打一些问候或致意的电话、接收电子邮件、复印材料等等。

（五）一次性完成事情

在处理每项事务时，设定这样一个目标：能够一次完成的事情，绝不要浪费时间分两次去做。如果你正在阅读一份邮件，立刻回复，这样你就不需要再去重新处理这件事。

现代职场所需要的员工，最起码要具备两个素质：一是要做应该做的事；二是要把应该做的事做成、做好。因此，我们需要重点研究，怎样做好应该做的事，只有个人的努力方向是对的，才能把有限的时间转化为最大的价值。我们只有做一个有效管理时间的人，才能在不同的时候，抓住机遇，去实现我们的价值。