香港秘书的工作作风

三、香港秘书的工作作风

香港秘书的工作作风认真负责、方法灵活、富有人情味。

凡是到过这个东方国际大都市的人，都对香港秘书的这种工作作风留下了深刻印象。试举几例：

1．香港秘书接打电话的讲究

香港公司的老板对秘书接打电话的要求很高，将之称为“为上司在商业前线打第一仗”，有很多技巧和讲究，例如他们要求秘书应在电话铃响后立即接听，铃声超过三响就属不礼貌行为，表示你工作松散，责任性不强，怠慢了顾客，很可能对方不耐烦而搁下电话去找其他公司，使本公司失去了一次商业机会。

秘书打出去的电话，则必须等铃响七八声后仍无人接，才能搁下。

秘书不宜使用电话扩音设备，以免泄密和干扰周围同事的工作。

打电话时先得自报姓名和上司或公司的姓名、名号，讲话要做到清晰、清楚、亲切，讲普通话要标准，讲英语要用国际标准音(称为客观音)。

有时，秘书要为上司“电话挡驾”，但不能乱挡，也不能引起对方的不快。

2．香港秘书接待来客的风格

香港的工商企业界普遍认为，秘书不论是作为中介接待来客，还是受命直接与客商洽谈业务，或是在上司与客商之间周旋，都有获取信息、介绍公司、联络感情、广交朋友、广结良缘、发展业务、开辟财源的重要作用，视其为“公司的生命线”。所以他们高度重视秘书接待来客的态度和技巧。

接待之前，秘书先得查看来客的资料卡，记住有关内容，并整理好有关资料，送给上司，让上司事先熟悉。

秘书要布置、整理好接待室或会客室，营造一个安静、舒适、和谐、美观的会晤环境，使来客一进门就有一种窗明几净、令人喜欢的感觉。

当客人到来时，秘书得立即放下手头的工作，起立，笑脸相迎，热情招呼并引导客人去见上司。

引导途中，秘书要位于客人右前方或左前方一步，途中不得因遇到同事而停留搭讪、将客人扔在一边，上楼梯或拐弯时，要做手势示意，如：“请上楼。”“请往这边走。”乘电梯时，秘书得开、关电梯，礼请客人先进、先出。

到了会客室或接待室，秘书也得先开门，礼请客人入内，请他坐于房间最里侧的座位上，以示尊重。

如客人和上司是首次见面，秘书还得从中作介绍，然后招呼工友送上茶水。如果来者是上司的常客，上司为了表示对常客的尊重，通常不叫工友而叫秘书递送饮料，所以，秘书要熟知常客的习惯，了解来客谁喜欢哪种饮料，如喝咖啡要不要放糖，加一块还是两块等细节，以迎合来客的口味习惯，使来客备感亲切。送茶水饮料时，要先客后主，如客人有多位，得按他们的身份地位，先后送上。如同时要送饮料、点心，则先送饮料，后送点心。

最后，秘书得以目询问上司是否还要她干什么，如没事了，才可退出，关上门，并随手挂上“正在会见”或“请勿打扰”的牌子。

此外，香港秘书对不速之客如何接待，如何帮助上司结束不必要的会见等，都有许多约定俗成的程序。

总之，香港秘书热情周到、礼貌待客、认真踏实的工作作风，在主客之间营造出了一种轻松、舒畅的气氛，有利于促成生意，也有利于树立公司的良好形象。