香港秘书的构成

二、香港秘书的构成

1．两大秘书群体

香港社会的秘书大致可以分为两大群体：

一为高层次群体，他们是上司的直接、重要助手，其职责为全面辅助上司，如起草文件、传达指令、收集信息、通信联络、管理文书和办公室事务。其中层次最高、职权最大的是公司秘书和董事会秘书。

公司秘书(有的也称行政总管)是由董事会聘请、与总经理平级的高级管理人员。总经理负责公司的经营或生产、销售、技术、广告等；公司秘书则负责行政、人事、财务等。

董事会秘书是由董事会或董事长派出，与总经理保持联络，了解、监督公司业务，并负责筹办董事会、股东大会，准备年度报告、决算、预算等文件材料，发布公司信息等工作。

担任公司秘书或董事会秘书者，必须具有五年以上秘书工作经历，并通过英国特许秘书和行政人员公会组织的秘书特许状考试、取得“高级秘书”证书者。

二为一般事务性秘书。从事接打电话、接待来客、收发信函、值班等日常事务。

2．香港秘书以女性为主

香港大企业、大公司的高层领导，一般聘用经验丰富的中青年男子为秘书，作为自己的重要助手，而大量一般事务性的秘书工作却聘请年轻女性承担。香港政府中的秘书情况也类似。所以，香港的秘书98%是女性，其原因是：

一为公司的老板大多是男性，他们认为雇用女秘书有办事细心、待人接物有礼貌、不易伤感情，易与男上司起平衡互补作用；

二为女秘书任职较稳定，不像男秘书那样容易跳槽；

三为女秘书生性谨慎，能保守秘密，可避免因泄漏业务情报而导致公司损失。

女秘书的职责，大体上是接打电话、收发、起草信函文书、接待引见客户、安排会议、安排上司出差事宜以及其他交办事务。

此外，她们还受差遣，办理上司的一些私事，如上司太太生日前，女秘书得写入上司备忘录，提醒上司送上一束鲜花；上司的女儿如从国外回港探亲，秘书得安排车辆迎接；上司邀约至亲好友，秘书要代为订菜等。

3．香港女秘书的形象

香港女秘书择业为双向选择，应聘时都在协议上明文写上一项条件：不随男上司出差。此外，她们也没有陪酒、陪舞的义务。

老板选择女秘书，着眼于对方待人接物是否落落大方，而并不过分注重年轻貌美。

女秘书大多衣着朴素，不画眉涂口红，上班时不穿高跟鞋，以免走路时咯咯响而影响周围的宁静。她们力求与上司建立感情，相互信任，达到默契，但不能过分亲昵，这会引起公司内外的反感，不利于工作和业务，为风气所不容。连秘书教科书中，也提醒女秘书不可与男上司过分亲昵。因此，香港的女秘书并非“花瓶”、“情妇”，而是正派的职业妇女。

4．香港女秘书的职级

香港公司雇用的秘书，为私人秘书，没有铁饭碗、终身制，大多数到了30岁以后的女秘书，就得考虑另觅职业，能升入管理层继续供职的属极少数。

女秘书的等级大体分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书。

(1)见习秘书

香港企业里低层次的秘书，她们一般未受过专门的秘书教育，大多20岁开外，刚从事秘书工作，对整个秘书工作尚不熟悉，平时协助初、中级秘书工作，接受她们的指导，学习秘书业务，其主要职责为接待来客、打字、接听电话、值班等服务性工作。她们的工资、待遇自然是所有秘书中最低的。如见习秘书工作一定时间后，具备了相应的能力，能基本胜任秘书工作，可被晋升为初级秘书。

(2)初级秘书

因近年人才缺乏，香港初级秘书的任职条件已有所降低，大体要求为：30岁以下，中五(相当于高中毕业)文化程度，经过秘书职业培训，每分钟能打35—40字，具备一定的商务知识，懂电脑操作与会计知识者，能使用英语、普通话或第三种语言者皆可优先录用。目前，只会粤语的已经不太适应需要了。

在工作态度和待人接物上，要求她们勤奋、有礼貌、诚恳、善于交谈、熟悉本行专业知识与习惯。

她们一般从事日常的秘书事务，如接待、接打电话、打字、记录、抄写、统计、传达、文书的收发、管理等。她们的月薪约4000—5000港币，此外，她们大多享受医疗津贴、公积金和公车接送上下班等待遇。

(3)中级秘书

初级秘书工作几年后，表现良好称职，其中一些人能得到晋升，有权参与董事会会议，了解公司核心机密，月薪加至1—2万港币，成为中级秘书。

(4)高级秘书

从事秘书工作七八年后的女秘书就成为“资深秘书”，有资格参加重要会议作记录，其中有些人还可能被吸收进董事会，成为既是董事，又是上司的大秘书，参与决策事务，月薪可在5万港币以上，与大学资深教授相似，成为高级秘书。当然，高级秘书在香港女秘书群体中所占的比例甚小。