办公室日常事务及操作要点

2.2　办公室日常事务及操作要点

1.具体情境

2005年5月10日上午10:00，××学院办公室秘书姜某接受了副院长王某交办的一件任务，请小姜按照年度出访计划安排，为学院党委批准的2005年由王炎院长带队青年骨干教师教育考察团一行五人将于暑假期间赴英国进行为期10天的教育考察办理因公出国手续。小姜根据有关规定，首先与学院的海外合作办学单位英国戴尔商学院联系，请对方发出邀请函。7天后接到了邀请函以及其他出访材料，小姜立即通过网络向浙江省人民政府外事办公室上报《浙江省因公出国、赴中国港澳地区任务申报表》。一周内上网查询到已获批准，于是小姜到市政府外事办公室取回《浙江省政府出国、赴中国港澳地区任务批件》。接着，小姜备齐了学院组织部办好的因公出国人员政审材料，连同《浙江省政府出国、赴中国港澳地区任务批件》以及英国戴尔商学院发来的邀请函的复印件、翻译件、行程安排表、团组人员表、行程费用表、出国人员身份证复印件，到浙江省因公出入境服务中心办理护照和签证。14个工作日后，小姜取回了由浙江省因公出入境服务中心办理好的护照和签证。至此，因公出国的手续基本办完，前后共计耗时近一个月。此后，还要准备有关文件、物品、礼品，订购往返飞机票，兑换外汇等诸多具体事务，直至将考察团送上飞机。

2.操作要点

1)因公出国手续办理流程说明(表2－1)

表2－1　因公出国手续办理流程说明

2)因公出国手续办理相关表格

(1)因公出国、赴中国港澳地区任务申报表(表2－2)

表2－2　浙江省因公出国、赴中国港澳地区任务申报表

附:①邀请函及译文。

②根据出访任务所需的其他有关材料。

(此表代替公函使用，请用钢笔填写，文字要工整，不得涂改)

(2)省政府因公出国批文(表2－3)

表2－3　省政府因公出国批文

续表

(3)因公申请出国护照、签证事项表(表2－4)

表2－4　申请出国护照、签证事项表

续表

日/月出境日期　入境日期英国伦敦英国

20/7　30/7

航班号

3)所需资料

英国戴尔商学院的邀请函译文

英国戴尔商学院

2006年5月11日

尊敬的王先生:

我们诚挚地邀请下列人士7月来我院进行教育考察。

王　炎　副院长

路建设　讲师

富　锦　讲师

程　瑛　教研室主任

蒋　虹　助教

我们将为贵团提供在我校考察的机会。同时，我们还安排贵团参观相关政府教育部门和机构，以期获得实地考察和深入了解。有关政府官员、专家和学者们会就以上问题做相关介绍。

这次教育培训的费用由贵团成员自理。