有效解决问题

6. 有效解决问题

1）准确定义问题

首先问自己：“到底出了什么问题？”要准确定义问题，如果有可能，要把问题写下来。切记，准确地判断问题是成功的一半。有时，可以把问题写在活动挂图或白板上，让大家就问题的定义达成一致，这样就能快速找到解决方案。

强迫自己准确定义问题，并将定义写在面前的纸上，这总能让你找到合理的解决方法。有50%的问题在其定义阶段就能得到解决。

一旦对问题有了清晰的定义，你就应该问问：“还有哪方面的问题？”不要满足于只给一个问题下一个定义，要不断地探索，看看自己能否对单个问题形成多重定义。

有时，一个大问题实际上是一个“集群问题”，它是由几个较小的问题组成的。通过准确地定义问题，你就可以把大问题分解成几个组成部分，这样你就能立刻解决每个小问题。

在每个复杂的问题中，通常总有一个问题要先于其他问题给予解决。这个必须首先解决的大问题通常并不明确，这就要求你多花点时间把它找出来。

急于定论是人的天性，我们总是在一发现问题时就立刻想找到解决方案。不认真考虑，其结果往往是“出了泥坑，又进了火坑”。在定义问题或“集群问题”时，要从头慢慢分析，确保自己找对了问题，这一点至关重要。如果找错了问题，即使你用正确的方式解决了该问题，你的境况也会变得更糟。

2）识别原因

在寻求解决方案之前，先问问自己：“问题是怎么产生的？可能有哪些原因？造成问题的真正原因又是什么？”仅仅简单地提出解决方案是不够的，要首先处理产生问题的根本原因，这一点至关重要。

3）寻找解决方案

下结论前要先问问自己：“可能有哪些解决方案？”为解决特定问题，你能做哪些不同的工作？在整个过程中，这一步至关重要。

不要认为只有一种解决方案，把你想到的所有解决方案都写下来，越多越好。要警惕那些只有一种解决方案的问题。在许多情况下，显而易见的解决方案并不是最佳方案。有时，正确的解决方案恰恰与你最初的意愿相反。甚至可能大相径庭。在少数情况下，什么也不必做，一切问题便都迎刃而解。

在寻找各种解决问题的方案时，你应该明确你的“边界条件”。“边界条件”是对你工作范围的限制，是解决方案必须实现的成果。在做决定前要界定解决方案的上下限，这种做法通常能带来更好的解决方案。

该解决方案必须实现什么目标？如果该解决方案完美无缺，将取得何种成果？我们如何知道这是个好的解决方案？你应该从结果出发，在选定解决方案之前，弄清自己希望通过该决策实现什么样的目标。

4）做出决策

掌握了所有信息之后，你就该做出决策了。在可选方案中，选择看起来让你感觉最好的方案。但在选择该方案之前，要问问自己：“为什么该方案是最好的？为什么它优于其他方案？”在思考、研究问题及解决方案时花费的时间越多，你对这些问题的回答就越有效和精确。

花几分钟时间仔细分析问题和解决方案，这种做法在执行方案时将为你节约大量时间。

5）选定备用方案

一定要问问自己：“我们的备用方案是什么？”换句话说，在选出最佳方案之后，要考虑到该方案可能无法解决问题。在这种情况下，你的备选计划是什么？你的退路在哪里？

思考可选方案的过程很耗脑力，它迫使你扩展思维看待问题，设想出所有的可能性。实际上，很多时候通过认真思考找到的可选方案，能改善原方案。有时，你甚至要全盘否定原方案。

记住，你可以自由选择可行方案。行动前所制定的备用方案越多，在最终行动时你的效率就越高。要不断地询问：“如果该方案不能解决问题，那我该怎么办？如果发现决策错误，我该选择哪套备用方案？如果这种做法全部失效，我该如何应对呢？”

6）确定最坏的结果

在实施方案之前问问自己：“这种做法造成的最坏结果是什么？如果继续实施该方案，可能发生的最糟的事情是什么？”通常，第二方案都比第一方案好，这是因为它可能造成的最坏结果不如第一方案那么严重。

在制定所有决策的过程中总会存在一定的风险，其结果总是存在着不确定性。有些风险是你可以承受的，而有些风险你却承受不了。

7）分配具体的责任

制定决策之后，为了实施决策，你要么将职责分配给他人，要么自己履行职责。要为工作设定日程表和截止日期。让每个人都了解工作的内容是什么，负责人是谁，工作应该遵循怎样的日程。

许多公司在解决问题时都常犯这样的错误：他们提出优秀的解决方案，分配了职责，然后便将其束之高阁。一段时间后当他们重新聚在一起的时候，发现工作没有任何进展。为什么呢？答案就是没有设定截止日期。被分配到任务的人分心去做其他工作、忙其他项目去了，他们都没有执行新分配的任务。

有时，无所作为是一种灾难。一旦制定了决策，就要分配职责，设定截止日期并亲自跟进。