规范办会制度

规范办会制度

会议是一种集思广益的渠道，是一种群体沟通的方式，那种主张取消会议，搞什么“无会议月”、“无会议季”，甚至“无会议年”的倡议，是十分荒谬的。试想不通过会议形式，怎能形成集体决议呢？但是，也应正视目前在组织会议上存在的普遍问题，主要是会议占用时间多，效率低，领导者陷入“会海”之中。各级领导者应致力于规范办会制度，研究组织会议的艺术，提高会议效率，从而增进领导效能。

会议是人类有史以来就存在的。从人们物物交换的集会，到带有迷信色彩的庙会；从带有丰收喜悦的欢庆会，到青年男女幸福求爱的民族风俗盛会……历史发展到今天，人类已步入“信息时代”，现代领导者只要借助各种通信设备，就可以与一切部门和个人进行有效的联络，甚至是遥控自如。但是，这并不能取代面对面的会议。开会仍是当今领导的“家常便饭”，会议是实施领导、推动工作的重要工具和基本手段，它具有其他交流方式不可比拟的优势。

会议是整个社会活动的一种重要反映，也是与会者身份的一个重要注脚，它显示了一个组织或一个部门的存在。会议是一个集合的载体，通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂、相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。与会者在意见交流之后，会产生一种共同的见解、价值观念和行动指南。而且开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通，可以使大家的联系更紧密。

但是，在现实中，很多组织的开会效率却非常低下，根本达不到会前预期的效果。出现这种情况的原因有很多。具体表现在以下七方面：

一、时间。许多领导都不知道何时是开会的最好时机，而且对于何时开会几乎都不征询员工的意见，会议可能被安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

二、地点。会议地点设在领导办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

三、开会对象的选择。必须出席会议的人因与其他重要事务冲突不能出席，通知来的是一些可有可无的参加者，准备不充分，不能激起讨论。

四、主持人的技能。会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

五、参会者的技能。参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。

六、会议的准备工作。开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

七、开会的原因、目的和结果。开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义，宣告失败。

会议的主要目的就是解决问题，如果由于各种原因造成会议效率低下，开会不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与领导的随意决策，常常是下属的梦魇；花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费组织成本，也造成工作效率低下。

因此，规范会议制度、提高领导的工作效率，是组织稳定发展的需要。为规范各种会议制度，明确会议责任部门的职责和任务，使会议在组织管理中的作用得到有效发挥，对领导组织会议有以下要求：

一、每次会议都要有明确的目的，不开无目标的会议。每次会议的议题不宜太多，可开可不开的会议坚决不开，会议的参加者尽量与会议的主题直接相关。属于部门职责范围或主管领导有权解决的问题不上会，已有成文规定或先例的事，非特殊情况不上会。但为了进行正常、连续地交流与接触，组织例会是不应该断的。

二、每次会议都应有充分准备，不开无准备的会议。会议除非特殊情况，不要搞“突然袭击”。会前由部门负责人或主管领导将议题送到有关办事机构，由办事机构整理好议题，向主持会议的领导汇报，并将议题提前通知与会人员。准备不充分，没有提出解决方案的议题不上会；主管部门没有统一意见而“矛盾上交”的议题也不上会。

三、会议主持人必须紧紧抓住议题，不做离题的讨论。领导要发挥好引导的作用，既要启发诱导与会者充分发表意见，又要注意控制离题和重复的发言。发言者应力求语言简洁、明朗，不重复别人已经说过的话题。到会领导要避免人必讲话的惯例。

四、会议一定要有决议，不开无决议的会议。会议一定要形成决议，并责成有关人员认真贯彻执行；有关办事机构要负责督促检查，并收集反馈信息及时向主管领导汇报。

五、会议时间不宜过长，会议组织者要负责整顿会风，反对迟到、早退和会上交头接耳等不良现象。严令禁止与会者频频出入会场。

六、指定专人做好会议记录。会议主持人应指定专人做好会议记录，重要会议应有两名记录者同时工作，有关办事机构要整理好记录，事后按档案管理办法立卷归档。

规范办会制度，各级领导者要行动起来，精简会议，提高会议效率，做好会议报告，会后自觉地将会议所宣讲的、所规定的工作路线、方针政策、战略意图、工作意见及其措施、要求等内容付诸实践。另外，领导规范办会制度，须牢记为政之道，贵在落实。

每天思考一分钟：

作为领导者，应以有效的手段保证办会制度的顺利执行，注意宣传，不要以为这些规则谁都知道。当办会制度成为一种铁打的规范，才能最大范围地发挥会议的实效。