通知的写作

第八节　通知的写作

一、通知的概念

通知在公文写作中占的比重比较大，使用的频率也比较高。通知既是下行文，也可是平行文，主送单位可是同级单位、下级机关，也可是不相隶属的机关。这是我们生活和工作中随时可以遇到的一个公文文种。可以这样说，通知，各个单位都使用过。

通知的主要作用是下达对下级的指示，上级机关常常以通知的形式对下级下达指示，布置工作，各个机关又对自己的下级单位转发上级的通知精神。

通知的第二个重要的作用是转发、批转公文。在各类法定公文中，通知的这一功能是独有的。批转公文即批准和转发公文。批准和转发的载体是批准和转发机关的通知。转发指下级机关用通知的形式转发上级机关或不相隶属机关的公文，转发行为本身即是肯定的态度，这即平时我们所说的“通知的通知”。而通知的本身则起着“请遵照执行”的作用。

通知除了上述作用以外，还有一个布告、知照的作用。通知常常用来发布规章、条例、报告，周知任免事项。通知还用来传达会议精神，调动机构，调整人员等。

通知有时还可以起到与命令相同的作用，表现在有些通知由上级行政主管机关下达，利用通知的形式要求下级与上级的步调保持一致，不得违反。虽然是通知，但措辞严厉，要求下级认真遵守，这实际上与“令”的作用是一致的。

通知的应用面十分的广泛，撰写公文的同志首先应当学会写好通知。

二、通知的分类

通知有不同的类别，它作用大，涵盖面广。我们给通知分类的标准是通知的功能作用。

(一)批转、转发类通知

批转、转发是通知的重要作用之一，上级机关对下级机关上报的公文或材料，如果认为有指导意义，可以用通知的形式连同下级的原文加批转性文字下发。批转性的文字的内容是指出所批转材料的指导意义与有可能起到的作用，这类批转性文字实际上起着按语或评介性文章的作用，下级受到上级批转来的通知，阅读批转性文字，就可以了解上级对待批转件的态度。

下级机关对于上级机关和不相隶属机关的公文，可以连同原文用转发性通知下发，所转发的公文一般来说是对工作有指导意义的或有参阅价值的。转发不同于批转，转发有时也出现评介性文字，有时只是客观介绍。

(二)消息发布类通知

通知本身含有很多信息，通知后面又附了材料，这样的通知实际上是在发布消息。阅者看了通知，就会知道消息的内容。

(三)发布指示类通知

用通知发布指示，是通知的重要功能。这类通知的内容侧重于指导性的原则和意见，方针、政策性较强，具有指令性措词，对下级的工作有指导意义。这类通知通常由行政主管单位或高级机关发出，实际上具有“令”的作用和性质，下级机关应严格遵照执行。

(四)部署性通知

这类通知意在布置工作，告知某一阶段内的中心工作和工作方法。这类通知应由主管部门发出，发出后在某一时期要检查执行情况。利用通知进行工作布置和阶段性工作安排，是主管机关常用的方法。这种方法可以省却行业性、系统性的工作会议，把工作安排写进通知，有便于阅读者照文执行。

(五)广告性通知

这类通知并非为全部为行政性公文，有些通知为普通事务性公文。这类通知包括会议通知，可向参加会议的全体有关人员发出通知，行政机关布置召开重要的或一般性的会议通知写清会议名称、会议内容、与会议人员、报到时间、地点与其他告知性事项即可。

(六)事务性通知

这类通知使用普遍意在向群众传达某一事项或某一消息，起到广而告之的作用。单位迁址、电话号码变更、甚至作息时间变动等都可以通知的形式发出。这类通知的发表可以采取多种形式发出。这类通知的发表可以采用多种形式，登报、广播、电话、张贴、口头传达等，可以因地制宜地进行。

(七)任免通知

任免通知不同于其他通知，在某种意义上说，任免通知的作用等同于任免状或任免决定。这类通知有特定的格式，要写清任免人的姓名、任免职务和级别。

通知也可以按对象分类。按通知下达的对象不同进行分类，可以分为:

1.给下级机关通知;

2.给相关无隶属关系单位的通知;

3.给公众的通知等。

这种分类方法，便于区别对象，在攥写和行文时把握好语言分寸，注意内外有别，上下有别，也是一种好的分类方法。

三、通知的写作

(一)标题

撰写通知必须先拟好标题。通知的标题有两种形式:

1.法定公文中的通知和标题有四个要素，即“发通知单位+介词+通知内容+文种”。比如《国务院办公厅关于报送公文工作中的几个问题的通知》，其中的“国务院办公厅”为发文单位，“关于”为介词，放在内容之前，与内容组成一个介词结构，“通知”为文种。这样的结构在通知这一文种的长期写作中已经形成定式。对于一些发文范围较小并且发往本单位范围内的通知，也有省略发文单位的，即“介词+通知内容+文种”。

2.一些简单的通知，内容涉及面不太宽，时效性较差，内容不是十分复杂，且无附件，这样的通知也可以在标题上简化，只写“通知”即可。

如果内容重要，且时间要求很紧，可在通知前面加“紧急”二字，这时发文形式也可以改变，可用快捷的一切方式如电报、电传、快递等形式。但“紧急通知”不能发的过多，过多会给人不严肃的感觉，一般事项不用紧急二字。通知发后如果确实有单位行动迟缓，可以进行催办。

通知的标题要简洁，不可用过多文字，一般不用标点符号，但需用书名号的可加用书名号。

通知二字不可过多重复，公文中有时出现“关于转发批转《××通知》的通知”这样的字样，但不可出现过多，让人搞不懂究竟哪个通知最重要。

(二)主送机关

通知的主送机关一定要写清楚。特定下发通知，要写清主送单位。普通下发的通知，主送单位一定要能涵盖全部收文单位。

(三)正文

通知正文首要的要求是简洁。一般分为两个层次来写，第一个层次要写明发此通知的因由、根据，或者目的和意义。有的通知只用一句话来概括此通知的因由，有的通知则在开头这一部分展开论述，从多方面来议论发此通知的原因。正文在因由之后，应有一句过度的话，如“现就(或“现将”)有关事项通知如下”、“故特作如下通知”等等。这样类似的话，在通知写作中不可或缺，它起着承前启后的作用，用以结束前面的因由，引出下文。

原由之后是通知的正文。通知的正文是通知的重点，要写明通知的各个事项。在工作性通知中要写明具体工作任务、完成任务的保障、时间要求、人力组织要求等。由于内容较多，可以分层来写，也可以分序号来写。如果分序号来写，一般要按工作程序，这样符合办事规律，阅读起来清楚明白，利于下级遵照执行;如果通知内容较少，则不用使用序号，只简单分层来写即可。

指示性通知要写清政策依据，写清各项要求和各项保障性措施，让阅读者明晰上级要求。部署性通知要写清完成任务步骤、方法，写明上级要求、任务完成时间、人力物力保障等等。

通知内容较多，可以拟定小标题，小标题下还可以再设序号，但总的要求是:层次要分明，内容要具体，议论要清晰，文字要简明。

四、例文标题

1.部署性通知

教育部办公厅关于做好2011年全国教书育人

楷模“每月一星”学习宣传工作的通知

(教办厅函〔2011〕100号　2011年10月18日发)

2.指示性通知

教育部关于做好2012年全国普通高校

毕业生就业工作的通知

(教学〔2011〕12号　2011年11月10日发)

3.发布性通知

中共中央办公厅　国务院办公厅

关于印发《2002－2005年全国人才队伍建设规划纲要》的通知

(中办发〔2002〕12号)

4.转发性通知

国务院办公厅转发教育部等部门

《关于实施农村中小学危房改先工程意见》的通知

(国办发〔2001〕3号)

5.事务性通知

教育部办公厅关于做好2010卷

《中国教育年鉴》撰稿工作的通知

(教办厅函〔2010〕48号2010年5月14日发)

6.任免性通知

中共教育部党组关于×××同志职务任职的通知

7.广告性通知

教育部关于废止和宣布失效一批规范性文件的通知

(教政法〔2011〕4号2011年2月24日发)