计算机替代手工记账的基本要求

第三章　会计电算化基本要求

第一节　会计电算化法规制度

作为一场改变会计核算和管理方式的技术革命，会计电算化工作必须有领导、有目标、有计划、有组织地向前推进。如前所述，对会计电算化的管理既有宏观的管理法规，又有微观的管理制度。宏观管理指国家或地区为保证会计电算化工作的顺利展开所制定的法律、法规和条例等；微观管理则是指单位自身针对会计电算化工作而制定的管理办法、措施和制度。

一、国际会计电算化发展

事实上，世界各国特别是工业发达国家对会计电算化的管理工作都非常重视。1976年，美国注册会计师协会（AICPA）即已发布了管理咨询服务公告第4号《计算机应用系统开发和实施指南》。国际会计师联合会（IFAC）则分别于1984年2月和10月，以及1985年6月颁布了三个与会计电算化有关的《国际审计准则》。

二、会计法概述

1999年10月31日修订的《中华人民共和国会计法》（以下简称《会计法》）规定，使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合国家统一的会计制度的规定；会计账簿的登记、更正，应当符合国家统一的会计制度规定。对实行会计电算化的单位关于会计软件及其相关会计资料的基本要求包括两个方面：第一，使用的会计软件应达到符合财政部规定的会计软件的功能和技术标准。会计软件是会计电算化的重要手段和工具，会计软件是否符合国家规定的核算要求和会计人员的习惯，是保证会计信息质量和正常会计工作秩序的前提。第二，用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一会计制度的要求。尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成合法、真实、准确、完整的会计数据提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平上的原因，生成的会计数据仍有可能不符合国家统一会计制度的要求，很容易由于人为因素导致会计信息失真。所以，法律上要求实行会计电算化的单位，那些由计算机生成的会计凭证、会计账簿和其他会计资料，在格式、内容以及数据的合法、真实、准确、完整等方面，必须符合国家统一会计制度的规定。

三、《会计电算化工作规范》

1994年6月，财政部为进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据《中华人民共和国会计法》的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了《会计电算化管理办法》《会计核算软件基本功能规范》和《商品化会计核算软件评审规则》。随着不断深入实施，我国的会计电算化管理工作正式纳入法制化管理渠道。1996年6月10日以财会字〔1996〕17号文发布了《会计电算化工作规范》，主要在配备电子计算机和会计软件，替代手工记账，建立会计电算化内部管理制度等方面提出规范要求。其中提出：根据工作需要，建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、会计电算化档案管理制度的会计电算化内部管理制度，保证会计电算化工作的顺利开展。

【例3－1】（单项选择题）《会计法》规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的（　）、会计账簿，财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定。”

A．记账凭证

B．会计凭证

C．会计报表

D．会计档案

【答案】B

【例3－2】（单项选择题）《会计法》规定：“使用电子计算机进行会计核算的，会计账簿的（　）应当符合国家统一的会计制度规定。”

A．查阅、归档

B．修改、冲销

C．登记、更正

D．打印、查询

【答案】C

【例3－3】（单项选择题）《会计法》规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合（　）规定。”

A．国家统一的会计制度规定

B．国家统一的企业制度规定

C．我国统一的会计制度规定

D．我国统一的企业制度规定

【答案】A

【例3－4】（单项选择题）财政部先后发布了多个有关会计电算化的文件，但其中不包括（　）。

A．《会计电算化管理办法》

B．《会计电算化工作规范》

C．《会计核算软件基本功能规范》

D．《会计电算化培训规范》

【答案】D

【例3－5】（多项选择题）下列法规属于财政部制定的有（　）。

A．《会计电算化管理办法》

B．《会计电算化实施办法》

C．《会计电算化工作规范》

D．《会计核算软件基本功能规范》

【答案】ACD

【例3－6】（多项选择题）财政部为了加强对会计电算化的管理，正式制定了（　）等文件。

A．《会计电算化管理办法》

B．《会计电算化工作规范》

C．《会计核算软件基本功能规范》

D．《关于加强会计电算化管理的规定》

【答案】ABC

第二节　会计核算软件的要求

《会计法》对会计核算软件提出了基本要求，《会计核算软件基本功能规范》对会计核算软件从输入、输出、处理三方面提出了要求。

一、会计核算软件的基本要求

根据《会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：

1．会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。

2．会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。

3．会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。

4．会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

5．会计核算软件应当符合GB/T 19581—2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求。

6．会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。

7．会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

8．单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。

9．会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

此外，我们将分别就会计核算软件中对会计数据的输入、处理和输出功能，以及其他方面的相关内容提出具体的要求。

【例3－7】（单项选择题）《会计核算软件基本功能规范》从会计数据的（　）和安全等角度，全面对会计软件进行了规范。

A．输入、处理、输出

B．凭证、账簿、报表

C．输入、审核、记账

D．账务处理、报表处理

【答案】A

【例3－8】（单项选择题）会计核算软件的设计应当符合我国（　）的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整、有利于提高会计核算工作效率。

A．法律、法规、规章　

B．设计、应用、维护

C．数据处理与应用

D．系统开发与应用

【答案】A

【例3－9】（单项选择题）会计核算软件应当具有机内（　）的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。

A．会计数据被破坏

B．会计报表被破坏

C．会计软件被破坏

D．会计制度被破坏

【答案】A

【例3－10】（单项选择题）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用（　）。

A．英文

B．中英文对照

C．中文

D．少数民族文字对照

【答案】C

【例3－11】（单项选择题）会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定（　），分期结算账目和编制会计报表。

A．划分会计科目

B．划分会计期间

C．划分会计报表

D．划分会计账簿

【答案】B

【例3－12】（单项选择题）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者（　）等情况。

A．非正常记账

B．非正常打印

C．非正常显示

D．非正常退出

【答案】D

二、会计数据输入功能的基本要求

会计核算软件的会计数据输入可以采用手工输入、存储介质导入以及由其他业务系统传入等。输入的数据主要有三大类：初始数据、记账凭证数据和原始凭证数据。

（一）对初始数据输入的基本要求

在会计软件正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核算软件必须具备以下初始功能：

1．输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。

2．输入需要在本期进行对账的未达账项。

3．选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。

4．定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。

5．明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。

6．必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。

7．会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。

【例3－13】（单项选择题）会计软件提供的初始化功能不包括（　）。

A．定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等

B．输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等

C．提供必要的方法对输入的会计报表进行正确性校验

D．提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验

【答案】C

（二）对输入记账凭证功能的基本要求

1．会计核算软件应当提供输入记账凭证的功能，输入的项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。

2．记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

（三）对记账凭证的控制功能

1．正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复。

2．以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。

3．正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡，或没有输入金额时，应提示并拒绝执行。

4．正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行。

5．正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行。

6．会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红字可用负号“－”表示。

7．对于同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一张凭证同时具有输入、修改权和审核权。

【例3－14】（单项选择题）在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供提示功能，但其中不包括（　）。

A．记账凭证有借方科目而无贷方科目，或者有贷方科目而无借方科目

B．转账凭证借贷双方没有“现金”或“银行存款”科目

C．收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目

D．付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目

【答案】B

【例3－15】（单项选择题）会计软件发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用（　）或者补充凭证法进行更正。

A．反登账后修改

B．反结账后修改

C．反审核后修改

D．红字凭证冲销法

【答案】D

【例3－16】（多项选择题）在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供提示功能，其中包括（　）。

A．正在输入的会计科目是否有余额

B．正在输入的凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复

C．以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称

D．记账凭证借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行

【答案】BCD

【例3－17】（多项选择题）发现已经登账的记账凭证有错误的，应当采用（　）进行更正。

A．删除凭证法

B．反过账后修改

C．补充凭证法

D．红字凭证冲销法

【答案】CD

（四）对原始凭证输入的基本要求

会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。会计核算软件对需要输入的原始凭证，可以按照以下方法进行处理：

1．输入记账凭证的同时输入相应的原始凭证；输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应当给予提示并拒绝通过；在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核；输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。

2．记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未被审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改。

【例3－18】（单项选择题）会计软件应当具备输入（　）的功能。输入项目包括填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。

A．收款凭证

B．付款凭证

C．转账凭证

D．记账凭证

【答案】D

【例3－19】（单项选择题）会计软件对已经输入机内但（　）的记账凭证，应提供修改和审核的功能。

A．未编制会计报表

B．已编制会计报表

C．未登记会计账簿

D．已登记会计账簿

【答案】C

三、会计数据输出功能的基本要求

会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、输出到存储介质和通过数据接口进行传输等几种形式。

（一）屏幕查询的基本要求

由于在会计电算化条件下不可能每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求只能通过屏幕查询得到解决。因此会计软件必须提供对机内会计数据的查询功能。

对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求，通常，会计软件必须提供以下查询功能：

1．查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。

2．查询本期已经输入的记账凭证、原始凭证。

3．查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账。

4．查询往来账款项目的结算情况。

5．查询本期和以前各期的会计报表。

如果查询出来的机内数据已经结账，屏幕上应给予提示。

【例3－20】（单项选择题）要求会计核算软件必须提供的查询功能中不包括（　）。

A．查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目

B．查询机内本期已经输入并登账和未登账的记账凭证、原始凭证

C．查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿

D．查询机内初始化之前各期的总分类账和明细分类账簿

【答案】D

【例3－21】（多项选择题）要求会计核算软件必须提供的查询功能中包括（　）。

A．查询往来账款项目的结算情况

B．查询到期票据的结算情况

C．查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示

D．查询机内各种程序的运行情况

【答案】ABC

（二）打印输出的基本要求

会计软件必须提供以下打印输出功能：

1．会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。

2．会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定。

3．会计软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。具体而言，打印输出的会计账簿必须包括日记账、明细账和总分类账。其中，明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能。

4．在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照表替代。

5．在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。

6．对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。

【例3－22】（单项选择题）会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定的（　），打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表。

A．内容和表格

B．内容和格式

C．纸张和颜色

D．账套和格式

【答案】B

【例3－23】（单项选择题）在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的（　）可以适当减少。

A．表格单元

B．数据项目

C．表格颜色

D．表格线条

【答案】D

【例3－24】（单项选择题）总分类账可以用总分类账户本期（　）对照表替代。

A．借方与贷方发生额

B．借方与贷方余额

C．发生额的余额

D．期初与期末余额

【答案】C

【例3－25】（单项选择题）一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务少的账簿，可（　）打印。

A．满表

B．满页

C．半页

D．跨年度

【答案】B

四、会计数据处理功能的基本要求

1．会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。

2．会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表。

3．会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。

4．会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功能。而通用会计核算软件则应提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。

5．会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。

【例3－26】（单项选择题）会计核算软件应当具有结账功能，结账前会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否（　）。

A．全部通过审核

B．全部登记入账

C．全部打印输出

D．全部借贷平衡

【答案】B

【例3－27】（单项选择题）会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及（　），自动生成银行存款余额调节表。

A．适当的手工辅助

B．适当的分类汇总

C．总分类账

D．明细分类账

【答案】A

【例3－28】（单项选择题）会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的（　）功能。

A．强制打印

B．强制备份

C．强制查询

D．强制复制

【答案】B

第三节　会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

实现会计电算化后，单位要按照会计电算化的特点和要求，加强对会计电算化系统的使用人员和维护人员的管理，按照“责、权、利”相结合的原则，明确系统内各类人员的职责、权限并使之与利益挂钩，建立和健全岗位责任制。

一、会计电算化岗位的划分及职责

《会计电算化工作规范》中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则，“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管、人人有专责、办事有要求、工作有检查”等。建立会计电算化岗位责任制，定员、定岗、明确分工，各司其职，有利于会计工作的程序化和规范化；有利于落实责任和会计人员的分管业务；有利于提高工作效率和工作质量。

按照这一原则和会计电算化工作的特点，实施会计电算化的过程中，各单位可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和会计电算化岗位。

【例3－29】（单项选择题）实行会计电算化后的工作岗位可分为（　）岗位和会计电算化岗位。

A．基本会计

B．基础会计

C．高级会计

D．管理会计

【答案】A

基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的各会计岗位相对应，基本会计岗位必须由持有会计证的会计人员上岗，未取得会计证的人员不得从事会计工作。基本会计工作岗位，既可以一人一岗，也可以一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求，如出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。基本会计岗位的会计工作人员还应有计划地进行轮换，以促进会计人员全面熟悉业务，不断提高业务素质。会计人员必须实行回避制度。

【例3－30】（多项选择题）下列岗位属于基本会计岗位的有（　）。

A．会计主管

B．出纳

C．电算主管

D．稽核

E．软件操作

F．审核记账

G．电算维护

H．会计数据分析

【答案】ABD

会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作要求，划分会计电算化岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：

1．电算主管

负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理工作经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

2．软件操作

负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据的处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

3．审核记账

负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿和报表进行确认。该岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。

4．电算维护

负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。该岗位要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，在大中型企业中，该岗位应由专职人员担任。维护员一般不进行会计数据的实际操作。

5．电算审查

负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，该岗位可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位。

6．数据分析

负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，该岗位也可由主管会计兼任。

7．会计档案资料保管员

负责存档数据软盘、程序软盘、输出的账表、凭证和各种会计档案资料的保管工作，做好软盘、数据及资料的安全保密工作。

8．软件开发

由本单位人员进行会计软件开发的单位，还可设立软件开发岗，主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。

上述会计电算化岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。

【例3－31】（单项选择题）（　）负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。

A．电算主管

B．软件操作

C．审核记账

D．电算维护

【答案】C

【例3－32】（单项选择题）（　）负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。

A．电算主管

B．软件操作

C．审核记账

D．电算维护

【答案】A

【例3－33】（单项选择题）（　）负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。

A．电算主管

B．软件操作

C．审核记账

D．电算维护

【答案】B

【例3－34】（单项选择题）（　）负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。

A．电算主管

B．软件操作

C．审核记账

D．电算维护

【答案】D

【例3－35】（单项选择题）在会计电算化岗位中，（　）岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。

A．电算主管

B．软件操作

C．基本电算

D．数据分析

【答案】B

【例3－36】（多项选择题）下列关于软件操作员责任的说法中正确的是（　）。

A．数据输入操作完毕应进行自检核对工作，核对无误后交审核记账员复核记账

B．审核原始凭证的真实性、正确性，对不合规定的原始单据不作为记账凭证依据

C．注意安全保密，各自的操作口令不得随意泄露，定期更换自己的密码

D．离开机房前应执行相应命令退出会计软件

【答案】ACD

【例3－37】（多项选择题）下列关于电算主管责任的说法中正确的是（　）。

A．协调电算化系统各类人员之间的工作关系

B．建立电算化系统各种资源的调用、修改和更新的审批制度并监督执行

C．完善企业现有管理制度，提出单位会计工作的改进意见

D．每天操作结束后，应及时做好数据备份并妥善保管

【答案】ABC

【例3－38】（多项选择题）下列岗位属于会计电算化岗位的有（　）。

A．会计主管

B．出纳

C．电算主管

D．会计核算各岗

E．软件操作

F．审核记账

G．电算维护

H．会计数据分析

【答案】CEFGH

会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

【例3－39】（单项选择题）（　）负责定义各操作人员的权限，具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

A．电算主管

B．软件操作

C．审核记账

D．电算维护

【答案】A

基本会计岗位和会计电算化岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担，但需注意不相言性。

二、中小企业实行会计电算化后的岗位设置

上述会计电算化工作岗位的划分，主要针对全面实行会计电算化的大型单位，这些单位的会计部门往往有几十个人，工作岗位划分很细，常常一岗多人，因此实现会计电算化后，可适当调整各岗位的人员，设置必要的会计电算化岗位。但是，在我国成千上万的企事业单位中，绝大多数是中小企事业单位，这些单位会计部门的人数常常不足10人，由于会计部门的人数比较少，会计业务相对比较简单，实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。这样的话，不仅能够加强对会计电算化工作的管理，而且能够提高工作效率，节约人力。

但是中小企业实行会计电算化后的会计电算化岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等。小规模单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位。

【例3－40】（单项选择题）会计电算化岗位设置应该注意满足内部牵制制度的要求，如（　）不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务。

A．会计人员和电算维护

B．电算主管和记账审核

C．基本会计人员和软件操作

D．出纳和记账审核

【答案】D

【例3－41】（单项选择题）中小企业的会计岗位设置也应该注意满足内部牵制制度的要求，下列设置符合要求的是（　）。

A．软件操作兼任审核记账

B．软件开发员兼任软件操作

C．会计主管兼任电算主管

D．软件操作兼任会计出纳

【答案】C

第四节　计算机替代手工记账的基本要求

财政部在印发《会计电算化工作规范》的通知中指出：“替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施。”下面将介绍替代手工记账的过程，以及在这一过程中容易遇到的问题及解决办法。

一、替代手工记账的任务和条件

（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一

从广义上讲，替代手工记账（俗称甩账）是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。

狭义地讲，替代手工记账是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程。因此可以说，替代手工记账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是一个单位会计电算化工作的起点。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。由于会计电算化“初级阶段”的工作较多，本节主要从狭义上阐述替代手工记账的有关问题，包括脱离手工会计核算工作的过程和在这一工作中经常遇到的一些问题及其解决办法。

（二）计算机替代手工记账的条件

为保证会计电算化后会计工作的质量，《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》都对计算机替代手工记账提出了应当具备的一个前提和三项基本条件，企事业单位在系统正式运行之前应该认真检查自己是否满足了这些条件。首先，一个大前提是计算机与手工会计核算应该并行三个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠；其次要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。

三项基本条件则是：

1．配有专用的或主要用于会计核算工作的软硬件系统

设备是会计电算化的物质基础，必须配有足够的专门或主要用于会计核算的计算机或终端，计算机硬件的配备方式有单机系统、多机松散系统、多用户系统、计算机局域网络系统，各单位可根据实际情况和工作状况进行选择，并配置相应的系统软件平台。设备配置既要讲究成本效益原则，又要有一定的超前意识，满足会计核算的需要。其中，大型企事业单位开展会计电算化工作应有总体规划，并分步实施。

由于账务处理模块是会计核算系统的核心，通过对会计数据的处理，形成凭证、账簿、报表等三大数据源，为内部和外部管理部门提供主要会计核算信息。因此，可以先运行账务处理模块，同时考虑今后与其他子系统的衔接。小型单位在选择会计软件时，特别是选择账务处理模块时，要从实用角度出发，并应考虑会计软件版本升级的需要。

【例3－42】（单项选择题）计算机替代手工记账应当满足三项基本要求，其中要求配有适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行（　）以上。

A．1个月

B．3个月

C．6个月

D．1年

【答案】B

【例3－43】（单项选择题）计算机替代手工记账应当满足三项基本要求，其中要求配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或（　）。

A．存储器

B．打印机

C．网络服务器

D．计算机终端

【答案】D

2．配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员

在上述专职人员中，上机操作人员应具备会计电算化初级以上的专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。

人才是会计电算化成功的关键，在准备替代手工记账之前，必须指定会计电算化初期的会计电算化上岗人员，并完成各会计电算化岗位人员的培训。其他暂时不能上岗的会计人员，在并行期间进行手工记账的同时，也应开始参加会计电算化的培训，分期分批做好上岗准备。此外还应该注意，企业培训工作必须循序渐进、逐步提高，开始应以学会操作软件为目的，然后系统组织基础理论学习，联系本单位的实际应用，全面提高会计电算化的管理和应用水平，使每个会计人员在甩掉手工记账后，均能适应会计电算化工作的新环境。

【例3－44】（单项选择题）计算机替代手工记账应当满足三项基本要求，其中要求上机操作人员已具备会计电算化（　）专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。

A．基础以上

B．初级以上

C．中级以上

D．高级以上

【答案】B

目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：

一是财政部组织全国开展的初级、中级和高级会计电算化培训。培训的对象是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。

二是软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件的单位，软件公司一般对软件使用进行培训。这种培训的针对性较强，但一般只能培训会计软件的操作员。

三是由企业自己组织的培训，让会计人员系统地参加基础理论学习，再联系本单位的实际应用，全面提高会计电算化管理和应用水平。

会计人员在正式上岗使用会计软件前都应接受会计电算化岗位培训。在电算化方式下，上岗的会计人员必须在基础理论和实践技能两方面打下基础，一般应是中专以上财经专业毕业或经过会计证上岗培训的人员，同时在会计岗位上实习一段时间后才能正式顶岗。

3．建立健全相应的内部管理制度

包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。

会计电算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理，保证系统的安全和正常运行，它是保证单位会计工作和会计电算化工作有序进行的重要措施。在准备替代手工记账前，要针对会计电算化工作的特点，对内部会计管理制度的内容进行相应调整。会计电算化的内部管理制度主要包括《建立会计电算化岗位责任制》《会计电算化日常操作管理》《会计电算化的计算机软件和硬件系统的维护管理》和《会计电算化系统的会计档案管理》等内容。

【例3－45】（单项选择题）计算机替代手工记账应当满足三项基本要求，其中要求建立健全内部管理制度。但下列制度不在要求范围之内的是（　）。

A．岗位责任制

B．操作管理制度

C．会计方法管理制度

D．会计档案管理制度

【答案】C

【例3－46】（单项选择题）计算机替代手工记账应当满足三项基本要求，但下列说法中错误的是（　）。

A．配有适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行3个月以上

B．配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端

C．配有会计电算化中级以上专业知识和操作技能的会计电算化专职人员

D．建立健全内部管理制度

【答案】C

【例3－47】（多项选择题）计算机替代手工记账应当具备的基本条件是（　）。

A．配有适用的会计软件，并且计算机手工进行会计核算双轨运行3个月以上

B．配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端

C．配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员

D．建立健全内部管理制度

【答案】ABCD

二、替代手工记账的过程

替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作中非常重要的阶段。在具体实施之前，单位要做出总体实施方案，包括整理手工会计业务数据，确定会计核算方法和数据处理过程，建立会计科目编码体系，设置各种会计凭证、账簿、报表的格式和项目，会计软件的初始化，以及在试运行阶段人工与计算机数据进行对比分析等工作。要组织有关人员对实施方案进行充分讨论、修改和完善，一般来说，准备实施的系统应当能够解决手工条件下会计核算难以完成的工作。在实施过程中，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度相对较大，各单位需要合理安排财会部门的工作，提高工作效率。具备条件的单位还应在有关部门的监督下，尽快用计算机替代手工记账，真正提高会计工作的效率。

1．整理手工会计业务数据

按规范要求做好会计数据输入前的准备，这是一项非常重要的工作。因为，只有当所有的最原始数据都正确的时候，我们才能保证将来结果的准确性。这些前期准备工作包括整理各项基础会计业务数据、清理往来账户和银行账户等，必要时还应与单位其他部门进行协调，在存货管理、销售、采购管理等方面取得有关部门的配合。

（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。由于会计记录经过多人的重复转抄，或多或少都会存在误差，在将基础数据移入计算机之前，需对会计数据按会计软件的要求进行整理和分类。

《会计人员基本工作规则》中规定，会计业务处理要按照会计科目的统驭关系，凭证及各级明细账、总分类账之间，总分类账与下级明细分类账、相关辅助明细账之间，各类明细分类账、总分类账与实物库记录之间，应完全相符，金额和数量也应完全一致。但在许多单位，由于历史遗留问题，会计业务处理长期存在不规范行为，经常出现账证、账账、账实不符现象，这将导致会计电算化信息系统数据处理的错误。例如，材料采购和材料差异等科目，如果结转材料计算不及时，将造成差异科目出现偏差，如果分配差异时再加入人为因素，将造成差异科目与材料科目之间的比例失调，两者之和不能反映实际价格，导致成本混乱。

（2）整理各账户余额。如果是在年初建账，只需整理各账户期初余额；如果是在年中某月建账，需整理出以前各月各账户的发生额。

（3）清理往来账户和银行账户。手工方式下，各单位对往来账户的管理方法有所不同。有些会计部门将往来账户涉及的单位或个人作为往来账户的明细科目；而有些会计部门将其作为辅助账，单独核算和管理。由于会计软件所提供的对往来账户的管理方式与手工方式有所不同，在把往来账移到计算机内之前，必须预先确定往来账的管理方式，并选择相应的会计软件。目前我国的往来账存在大量呆账、坏账，所以应当在将其移入计算机之前，按会计制度要求及时处理和冲销。同样道理，银行账一般均有未达账项，在采用电算化方式之前，应及时核对银行账，对于没及时核销的未达账项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性。

2．建立会计账户体系并确定编码

会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：

（1）符合财政部和有关管理部门的规定。

（2）满足本单位会计核算与管理的要求。

（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务处理系统中取数，必须设立相应的科目。

（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。

（5）要保持科目的相对稳定性。

（6）要考虑与子系统的衔接。凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。

为便于反映会计科目间的上下级关系、便于计算机系统识别和处理、减少输入工作量、提高输入速度、促进会计核算的规范化和标准化，需对会计科目进行编码。会计科目编码设计的合理与否，直接关系到系统运行的可靠性，编码会影响系统内信息的收集、汇总、存储、检索、传输等操作。目前各种会计软件中编码设计水平相差较大，尤其对多级科目编码、部门编码、人员编码要进行统筹考虑，要选择与现有管理水平和需要相适应的编码系统。

编码时，一级会计科目编码按财政部规定（三位编码，新会计制度规定为四位编码）的编码方案执行；明细科目编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案，即：本级科目全编码＝上一级科目全编码＋本级科目编码。

3．规范各类账证表格式和会计核算方法与过程

手工方式下，会计人员按规定设置总账、明细账、日记账，按会计制度要求，填制记账凭证，登记明细账、日记账、总账等。在电算化方式下，虽然这种账务处理过程仍然保持着，但部分会计资料的格式要重新设计或部分修改，以便在电算化方式下进行处理，达到真实、准确、安全的目的。在开始电算化之前，要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表的格式更适于电算化工作特点。

例如，记账凭证的类别，可以采用一种记账凭证或收、付、转三种凭证的形式；也可以在收、付、转三种凭证的基础上，按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化，以方便记账凭证的输入和保存。记账凭证的格式要按会计软件的要求统一规定，凭证格式是否适用将最终影响系统的使用效果。记账凭证的主要信息有：日期、凭证类别、凭证号、摘要、会计科目代码、借贷金额等，有时还要增加一些特殊的信息，如数量、单价、外币、汇率、支票号、发票号等。

在电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序，以充分发挥计算机的优势。不同模块间，如材料核算、账务处理、成本核算等模块，需要预先确定数据传递的次序。同一模块要事先确定录入、审核、记账的次序，尤其对操作人员执行录入→审核→记账，或对录入→审核→修改的时间与责任，应做出明确规定。

除上述几项会计规范工作外，会计部门还要结合计算机特点，重新确定各种会计核算方法，如成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等，要充分体现计算机的特点。如在手工方式下，直线法提取折旧，均采用综合折旧率，这是为了节约工作量。而在电算化方式下，能够很方便地单项计算固定资产的折旧额，因此可以采用个别折旧率分别进行计算，以便提高计算的精确度。

4．会计软件初始化

会计软件初始化是确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。

例如，账务处理初始化的主要内容包括：系统总体参数的设置（设置核算单位、启用日期、编码规则等）、设置凭证类别、设置会计科目、输入初始余额、设置自动转账分录，以及其他初始设置等。工资核算初始化的主要内容包括：设置部门编码、设置职工类型、设置工资项目、设置运算关系。成本核算初始化的主要内容则包括：设置产品目录代码、输入期初在产品成本和定额资料等。报表处理初始化通常包括：报表注册、设置报表格式、设置计算公式和审核公式等。

5．计算机与手工并行

计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。

在试运行阶段，会计人员要进行双重劳动，但这是十分必要的。在此期间，通过进行手工与计算机处理结果的双向对比与检验，考查会计软件数据处理的正确性，考查相关人员的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践建立电算化内部管理制度。应该说，这是手工会计系统转移到会计电算化系统的试验阶段，也是手工系统与电算化系统相互适应的重要阶段。它能否顺利进行是单位今后会计电算化系统能否持续正常运行的前提。

试运行的时间最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期，这样才能更全面地比较手工数据和电算化数据，应预先估计可能出现的问题。一旦出现问题，要及时采取措施，进行防错纠错。在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则以计算机处理为主。会计单位只有假设计算机在处理实际账务时，才会充分考虑可能发生的问题，促进操作熟练程度的迅速提高。

计算机与手工并行工作期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。

在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：

（1）检验各种核算方法。对电算化方式下采用的各种核算方法进行检验，发生偏差时应及时调整。

（2）检查会计科目体系的正确性和完整性。通过数据对比，检查初始化阶段建立的会计科目体系是否完整和合理，看其能否适应核算要求、报表要求、管理要求和会计制度要求。

（3）考查操作熟练程度。经数据对比发现差错时，如果属于人为原因，一定要明确责任人并及时纠正操作错误。必要时，应提供更多的机会进行培训以便提高工作技能。

（4）纠正会计软件程序错误或业务处理错误。通过数据对比发现错误时，应及时查明错误原因。如属于软件设计错误或系统缺陷时，要及时通知会计软件开发和销售单位，责成其迅速调整或改进功能。尤其当软件存在严重违反会计制度规定的业务处理功能或人机数据不符，原因是会计软件设计错误时，必须暂停此会计软件的试运行，通知设计人员进行修改。

并行实施一个阶段后，应建立各项管理制度，并根据实际运行中出现的问题，不断改进完善。尤其对上岗操作软件人员的权限分配，必须在申请替代手工记账前按规定设置完毕，进入正常工作状态。对替代手工记账后会计人员的岗位职责应有明确的要求和岗位考核。

第五节　会计电算化档案管理的基本要求

会计电算化档案管理是重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，切实地把会计档案管好。单位实现会计电算化后，鉴于会计档案的磁性化和不可见特点，而《会计档案管理办法》的有关规定没有包括这方面的内容，因此对会计电算化档案的管理要根据《会计法》的基本要求，并结合会计电算化的特点来进行。

实行会计电算化后，会计档案应包括存储在计算机中的会计数据（以磁带、磁盘、光盘、缩微胶片方式存储的会计数据），以及计算机打印出的书面形式的会计数据。会计数据是指：（1）会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式），记载会计业务的原始凭证等数据；（2）会计电算化系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料，如开发的需求分析书、系统设计书、实施过程中的参数设置情况表等；（3）其他会计资料。这些档案无论其是以纸质形式还是以电子数据形式存放在磁盘等介质上，都属于会计电算化档案。严格来讲，会计电算化档案资料的内容多于传统手工会计核算。

计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求，如采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

【例3－48】（单项选择题）具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由（　）统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

A．国家

B．行业主管部门

C．本单位负责部门

D．国务院业务主管部门

【答案】D

【例3－49】（多项选择题）会计电算化档案包括（　）。

A．机内会计数据

B．软盘等备份的会计数据

C．操作系统与数据库系统

D．打印输出的会计证账表数据

【答案】ABD

会计电算化档案管理的主要任务，就是监督和保证按要求生成各种档案，确保各种会计档案的安全性与保密性，保证各种会计档案得到合理有效利用。会计电算化档案管理要求做到以下几点：

一、保存打印出的纸质会计档案

由于电子数据的特殊性，一般在实行会计电算化后，要求将有关记录会计业务的资料进行打印输出，这样一方面能够保证会计档案的长期安全保存；另一方面也能实现会计档案的证据作用，便于追查和确定会计责任。

会计电算化的大部分会计档案以电子数据的形式存放在磁盘、光盘等存储介质上，这些数据离开了计算机系统后具有看不见、摸不着、修改不留痕迹的特点，具有一定的安全隐患，同时有的电子数据也不具有法律效力。所以，要求已经实现会计电算化核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。

实现会计电算化之后，记账凭证的生成有两种方式：一是手工填制记账凭证，然后输入计算机，其与传统会计核算时记账凭证的保管没有区别；二是机制记账凭证，即根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。对于机制记账凭证需要打印出来，将原始单据附在后面，按记账凭证的装订要求进行装订后保管。记账凭证上应有录入员、审核人员和会计主管人员的签名或盖章。要做到当天发生的业务，当天登记入账，期末及时结账并打印输出账表。相关规定如下：

1．现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法进行保管；如果每天业务量较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。

2．一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿，可满页打印。

3．在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。

4．明细账要求每年打印一次或在需要时打印。发生业务较少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。

5．记账凭证、总账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

6．各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。

【例3－50】（单项选择题）对现金日记账和银行存款日记账，如果每天业务较少、不能满页打印的，可按（　）打印输出。

A．旬

B．月

C．季

D．年

【答案】A

【例3－51】（单项选择题）当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管（　）。

A．1年

B．2年

C．3年

D．5年

【答案】A

对于会计数据量大的特大型单位，考虑到实行会计电算化后账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的条件下，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案后，可以采用上述存储介质保存会计档案，而无须打印。但这些单位要定期对存放在上述存储介质上的数据进行复制，防止由于各种原因造成数据读取的困难。采用上述存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。

二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。会计软件系统也是会计电算化档案，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。

【例3－52】（单项选择题）《会计电算化工作规范》规定，对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后（　）年。

A．1

B．5

C．10

D．15

【答案】B

【例3－53】（单项选择题）系统开发资料和会计软件系统应（　）会计档案保管。

A．不作

B．参照

C．视同

D．加入

【答案】C

三、制定与实施会计电算化档案管理制度

会计电算化档案管理制度一般包括以下内容：

1．存档的手续，主要是指各种审批手续，比如，打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。

2．各种安全和保密措施。

3．档案管理员的岗位责任制度。

4．档案分类管理办法。

5．档案使用的各种审批手续。

6．各类文档的保管期限及销毁手续。

会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》规定执行。

【例3－54】（单项选择题）作为会计档案保存的资料，其保存期限按（　）的规定执行。

A．《会计档案管理办法》

B．《会计电算化管理办法》

C．《会计核算软件基本功能规范》

D．《会计电算化工作规范》

【答案】A

四、会计电算化档案安全和保密措施

对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于介质损坏而使会计档案丢失。

【例3－55】（单项选择题）对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应有双备份，存放在（　），最好在两个不同建筑物内。

A．计算机房

B．两个不同的地点

C．会计主管办公室

D．同一地点

【答案】B

各种会计资料包括打印出的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在可擦写介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染计算机病毒。

章节习题

一、单项选择题

1．对于“4—2—2—2”的会计科目代码结构，正确的含义是（　）。

A．会计科目共分四级，其中一级科目代码位长为2位

B．会计科目共分三级，其中一级科目代码位长为4位

C．会计科目共分二级，其中一级科目代码位长为2位

D．会计科目共分四级，其中一级科目代码位长为4位

2．应收款系统的制单方式指计算机根据原始单据如何编制记账凭证，不包括（　）。

A．按客户制单方式

B．按商品制单方式

C．按单据制单方式

D．按汇总金额制单方式

3．（　）是日常会计核算业务处理工作中最经常性的工作。

A．账簿查询

B．凭证处理

C．编制报表

D．财务分析

4．会计电算化档案不包括（　）。

A．机内会计数据

B．软盘等备份的会计数据

C．操作系统与数据系统

D．打印输出的会计证账表数据

5．固定资产卡片上的项目一般不包括（　）。

A．设备类码

B．同类固定资产累计折旧汇总数

C．固定资产原值

D．已使用年限及剩余年限

6．可以直接执行删除的会计科目为（　）。

A．已填制过凭证的科目

B．已执行过指定科目的会计科目

C．已录入期初余额的科目

D．已设置过辅助核算的科目

7．下列有关会计核算软件的叙述中不正确的是（　）。

A．会计软件以会计理论和会计方法为核心，以会计制度为依据

B．会计软件以计算机技术为基础，以会计数据为处理对象

C．会计软件以提供会计信息为目标

D．会计软件以管理和控制计算机系统资源的运行为任务

8．工资核算系统的建账工作内容不包括（　）。

A．参数设置

B．计算公式的设置

C．扣税和扣零设置

D．职工编码规则设置

9．下列说法错误的是（　）。

A．对已经使用的科目可以修改编码

B．对总账有错的数据不能直接修改

C．对已经记账的凭证不能直接修改

D．上月还没有结账，本月能录入凭证

10．已审核凭证的标志是（　）。

A．经会计主管浏览的凭证

B．经审核人员浏览的凭证

C．经制单人员确认的凭证

D．经审核人员签字的凭证

11．下列关于会计数据输入功能基本要求的说法中，不正确的有（　）。

A．会计软件必须具备初始化功能

B．会计软件应当具备输入记账凭证的功能

C．会计软件不用对记账凭证编号的连续性进行控制

D．会计软件对已经输入但尚未登记会计账簿的机内记账凭证应提供修改和审核的功能

12．应付款系统日常处理业务不包括（　）。

A．单据处理

B．转账处理

C．初始设置

D．凭证处理

13．会计软件要具有最大限度地发现错误并提供必要修改手段的功能，即要具有足够的（　）功能。

A．初始化

B．输入凭证

C．自动生成凭证

D．检验和防错

14．为了计算某一科目在某一时间范围的发生额合计，系统提供了（　）的功能。

A．打印凭证

B．打印账簿

C．凭证汇总

D．凭证备份

15．会计核算软件的核心模块是（　）。

A．工资核算模块

B．账务处理模块

C．财务分析模块

D．销售核算模块

16．（　）岗位负责定义各操作人员的权限。

A．电算主管

B．电算审查

C．电算维护

D．软件维护

17．由于会计软件的（　）特点，会计软件需提供初始化功能。

A．保密性

B．通用性

C．高速性

D．准确性

18．关于审核操作，下列说法错误的是（　）。

A．审核人必须具有审核权

B．作废凭证不能被审核，也不能被标错

C．审核人和制单人可以是同一个人

D．凭证一经审核，不能被直接修改或删除

19．下列各项中，（　）是确定商品化会计核算软件评审制度和标准的阶段。

A．渗透融合阶段

B．集成管理阶段

C．探索起步阶段

D．扩大发展阶段

20．会计信息化发展过程的渗透融合阶段，（　）处于构建会计信息系统的阶段。

A．初级阶段

B．初中级阶段

C．中高级阶段

D．高级阶段

21．《关于会计核算软件评审问题的补充规定（试行）》于（　）发布。

A．1983年

B．1989年

C．1990年

D．2008年

22．《会计核算软件管理的特殊规定（试行）》于（　）发布。

A．1983年

B．1989年

C．1990年

D．2008年

23．下列有关计算机与手工并行阶段的表述中，正确的是（　）。

A．一般单位计算机与手工并行阶段须在一年以上

B．条件成熟的单位，无须计算机与手工并行这一过程

C．可以用计算机打印的记账凭证替代手工填制的记账凭证

D．是否结束并行阶段主要在于单位负责人的意见

24．以下（　）岗位是不相容的岗位。

A．电算化主管和会计主管

B．凭证录入与审核

C．凭证录入与修改

D．电算化主管与审核

25．对基层单位开展会计电算化工作具有指导性的文件主要是（　）。

A．《中华人民共和国会计法》

B．《会计电算化工作规范》

C．《会计电算化管理办法》

D．《会计核算软件基本功能规范》

26．不属于计算机与手工并行阶段的主要任务是（　）。

A．检验两种方式下核算结果的一致性

B．检查新系统是否充分满足要求

C．进行软件的二次开发工作

D．完善各项会计电算化管理制度

27．对存有会计数据的磁性介质，以下说法正确的是（　）。

A．备份一套数据进行留档

B．必须进行双备份，并异地存放

C．存放地的温度和湿度等环境与纸张的保存条件相同

D．借用归还后，只要磁盘未损坏即可归档

28．对基层单位开展会计电算化工作具有指导性的文件主要是（　）。

A．《中华人民共和国会计法》

B．《会计电算化工作规范》

C．《会计电算化管理办法》

D．《会计核算软件基本功能规范》

29．有关会计软件的全套文档资料以及程序保管期为（　）。

A．软件开始使用后5年

B．软件开始使用后10年

C．软件停止使用或有重大修改之后5年

D．软件停止使用或有重大修改之后10年

30．会计核算软件的会计数据输入可以采用（　）形式。

A．键盘手工输入

B．软盘输入、网络传输

C．键盘手工输入、软盘输入

D．键盘手工输入、软盘输入、网络传输等

31．会计核算软件应提供符合国家统一（　）规定的自动编制会计报表的功能。

A．财经制度

B．会计制度

C．税务制度

D．会计法规

32．决策支持系统是通过交互方式辅助用户进行决策的计算机系统，包括（　）。

A．数据库

B．模型库、数据库

C．数据库、对话管理器

D．数据库、模型库、对话管理器

33．负责军队会计电算化管理工作的部门是（　）。

A．财政部

B．国务院

C．国防部

D．中国人民解放军总后勤部

34．制定会计核算软件基本功能规范的根据是（　）。

A．《中华人民共和国会计法》和《会计电算化工作规范》

B．《会计电算化工作规范》

C．《会计电算化管理办法》

D．《中华人民共和国会计法》和《会计电算化管理办法》

35．对磁性介质保存的会计档案，要定期（　）内检查、复制，防止由于介质损失而使档案丢失。

A．一月

B．半年

C．一年

D．二年

36．企业账套信息的修改由（　）完成。

A．企业老总

B．系统管理员

C．财务主管

D．销售总监

37．只能由（　）取消该凭证审核的签字。

A．制单人

B．数据分析员

C．系统管理员

D．该凭证的审核人

38．通常含有（　）科目的凭证需由出纳签字。

A．现金、银行存款

B．应收、应付

C．负债类

D．资产类

39．不属于档案保管员的责任是（　）。

A．负责本系统各类数据软盘和系统软盘的保管工作

B．负责各类账证表资料的保管

C．上机备份数据、进行数据恢复

D．保管资料、未经批准不得外借

40．考查会计软件的安全可靠性措施是否有效可通过（　）进行。

A．初始设置、会计数据输入和输出的安全可靠性

B．售后服务的可靠性

C．会计数据处理和存储的安全可靠性

D．初始设置、会计数据输入和输出、会计数据处理和存储的安全可靠性

41．会计电算化下的内部控制按其实现的方式不同，分为（　）。

A．管理控制和会计控制

B．组织控制和功能控制

C．一般控制

D．应用控制

42．会计电算化的应用控制是指对会计数据处理过程的控制，它包括（　）。

A．输入控制

B．处理控制

C．输出控制

D．A＋B＋C

43．会计电算化下，存贮介质的特点是（　）。

A．可以直观地看到

B．可以通过复印方式保存副本

C．不能直观地看到，必须通过计算机显示或打印输出

D．与手工方式相同

44．会计软件的可扩展性是指各功能模块都应配置专门的数据接口，使整个系统的数据结构清晰，（　）。

A．功能易扩展，数据不能共享

B．能与原系统各模块并行使用，数据共享

C．功能易扩展，能与原系统各模块并行使用，数据共享

D．能与原系统各模块并行使用，数据不能共享

45．申请用计算机替代手工记账的单位，必须在计算机核算与手工核算同时运行（　）以上，才可申报。

A．3个月

B．4个月

C．半年

D．一年

46．会计软件的售后服务内容包括（　）。

A．余额准备、日常维护、用户培训、版本更新

B．日常维护、用户培训、产品保修与版本更新

C．科目设置、日常维护、用户培训、版本更新

D．日常维护、用户培训、数据备份

47．不属于会计电算化审核人员责任的是（　）。

A．对凭证的合法性、规范性和正确性进行审核

B．对错误的凭证进行修改

C．对不符合要求的凭证和打印输出的账表不予签字确认

D．登记机内账簿

48．对同一张凭证上的数据，分别由两个操作人员单独输入，以便确认数据是否准确的数据审核方式为（　）。

A．屏幕审核

B．静态审核

C．二次输入校验

D．手工对账审核

49．（　）负责数据软盘、系统软盘及各类账表、凭证的存档保管工作。

A．电算主管

B．软件操作员

C．审核记账员

D．档案保管员

50．会计电算化中，岗位分工最好是（　）。

A．按会计事务设置

B．按会计数据所处形态设置

C．按原有手工不变

D．随意设置

二、多项选择题

1．会计的基本职能包括（　）。

A．核算

B．监督

C．管理

D．决策

2．记账凭证输入的基本内容有（　）。

A．凭证字号、日期和附件张数

B．期初余额和期末余额

C．摘要和科目

D．借、贷方金额

3．基本会计核算账簿管理系统包括（　）的查询及打印。

A．总账

B．余额表

C．明细账

D．客户往来账

4．用友软件中，设置会计科目包括（　）。

A．建立会计科目

B．修改会计科目

C．删除会计科目

D．指定会计科目

5．某单位因特殊原因需要查阅本单位的会计档案时，以下说法正确的是（　）。

A．到档案部门办理登记手续后，借出查阅

B．经本单位负责人批准，办理登记手续后方可查阅

C．查阅时，不得在档案上涂画

D．收回借出的会计档案时，办理注销借阅手续

6．保管期满，不得销毁的会计档案有（　）。

A．未结清的债权债务原始凭证

B．正在建设期间的建设单位的有关会计档案

C．超过保管期限但尚未报废的固定资产购买凭证

D．银行存款余额调节表

7．下列属于工资建账内容的是（　）。

A．工资参数设置

B．扣税设置与扣零设置

C．汇率设置

D．工资类别设置

8．用友软件中，“银行存款”科目通常会选择（　）辅助核算。

A．日记账

B．银行账

C．外币核算

D．客户往来

9．应收款系统需要设置的系统参数中包括（　）。

A．客户档案信息

B．企业基本信息

C．业务控制参数

D．业务规则选项

10．下列有关凭证审核的说法正确的是（　）。

A．拒绝录入人员审核自己录入的凭证

B．审核人员在审核过程中发现凭证错误可以进行修改

C．凭证一经审核就不能再修改或删除

D．若要修改或删除审核过的凭证必须先取消审核签名

11．自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择，方向、金额相同是必选条件，其他可选条件为（　）。

A．票号相同

B．结算方式相同

C．日期在多少天之内

D．时间相同

12．在整理手工会计业务时，重新核对各类凭证和账簿，要求做到（　）相符。

A．账证

B．账账

C．账实

D．账表

13．会计档案的销毁清册中应包括所销毁会计档案的（　）。

A．起止年度和档案编号

B．已保管期限

C．销毁时间

D．应保管期限

14．会计核算软件对会计数据安全的基本要求包括（　）。

A．操作员密码控制

B．操作员使用权限控制

C．会计数据文件加密控制

D．数据备份与恢复功能

15．会计电算化档案包括（　）等数据。

A．机内会计数据

B．软盘等备份的会计数据

C．打印输出的会计凭证

D．打印输出的会计报表

16．在填制凭证时必须输入的项目是（　）。

A．制单日期

B．摘要

C．附件张数

D．金额

17．操作人员权限划分的基本原则包括（　）。

A．不相容的职权必须分离

B．不相容的岗位必须分离

C．不同的处理层次一般不分离

D．需重点保证数据安全的工作应与其他工作分离

18．日常业务处理的任务主要包括（　）。

A．填制凭证

B．审核凭证

C．记账

D．账簿查询

19．财务部门管理会计电算化的基本任务是（　）。

A．研究制定会计电算化发展规划并组织实施

B．制定会计电算化法规制度，对会计核算软件及生成的会计资料符合国家统一的会计制度情况实施监督

C．促进各单位逐步实现会计电算化，提高会计工作水平

D．组织开展会计电算化人才培训

20．下列属于会计电算化岗位的有（　）。

A．财务总监

B．审核记账

C．电算维护

D．电算审查

三、判断题

1．本单位档案机构为方便保管会计档案，可以根据需要对其拆封重新整理。　　（　）

2．用电子计算机生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告在格式、内容以及会计资料的真实性和完整性等方面，都必须符合国家统一的会计制度的规定。　　（　）

3．使用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度规定。　　（　）

4．实行会计电算化的单位使用的会计软件应符合财政部规定的会计软件功能和技术标准。　　（　）

5．会计核算软件应当对所输入的记账凭证编号的连续性进行控制。　　（　）

6．会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能。　　（　）

7．根据账簿记录编制会计报表不是会计核算软件的必备功能。　　（　）

8．在会计电算化条件下，允许手工输入会计数据。　　（　）

9．会计核算软件应当符合GB/T 19581－2004《信息技术会计核算软件数据接口》的要求。　　（　）

10．在会计核算软件中输入的记账凭证编号必须由软件自动生成。　　（　）

11．会计核算软件对记账凭证编号的连续性不必进行控制。　　（　）

12．专业会计核算软件一般是指使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的会计核算软件。　　（　）

13．会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。　　（　）

14．所设置的操作员一旦被引用，仍可以被修改和删除。　　（　）

15．会计档案的移交清册、保管清册和销毁清册均需永久保管。　　（　）

16．指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，也才能查看现金或银行存款日记账。　　（　）

17．会计账簿类会计档案的保管期限为15年。　　（　）

18．后台凭证处理方式一般在会计业务量大、基础工作较好的单位实施。　　（　）

19．建立会计电算化岗位责任制，主要是为了加强内部控制。　　（　）

20．操作员权限设置又称为财务分工，即设置允许操作使用本系统的操作人员姓名及操作权限。　　（　）

参考答案

一、单项选择题

1．D　2．B　3．B　4．C　5．B　6．D　7．D　8．B　9．A　10．D

11．C　12．C　13．D　14．C　15．B　16．A　17．B　18．C　19．C　20．B

21．C　22．B　23．C　24．B　25．B　26．C　27．B　28．B　29．C　30．D

31．B　32．D　33．D　34．D　35．C　36．B　37．D　38．A　39．C　40．D

41．B　42．D　43．C　44．C　45．A　46．B　47．B　48．C　49．D　50．B

二、多项选择题

1．AB　2．ACD　3．ABC　4．ABCD　5．BCD　6．AB　7．ABC　8．ABC　9．BCD

10．ACD　11．ABC　12．ABC　13．ABCD　14．ABCD　15．ABCD　16．ABD　17．ABD

18．ABCD　19．ABCD　20．BCD

三、判断题

1．×　2．√　3．√　4．√　5．√　6．×　7．×　8．√　9．√　10．√

11．×　12．√　13．√　14．×　15．×　16．√　17．×　18．×　19．√　20．√