如何替代手工账

三、如何替代手工账

替代手工账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作中非常重要的阶段。在具体实施之前，单位要作出总体实施方案，包括整理手工会计业务数据，确定会计核算方法和数据处理过程，建立会计科目编码体系，设置各种会计凭证、账簿、报表的格式和项目，会计软件的初始化，以及在试运行阶段人工与计算机数据进行对比分析等工作。要组织有关人员对实施方案进行充分讨论、修改和完善，一般来说，准备实施的系统应当能够解决手工条件下会计核算难以完成的工作。在实施过程中，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度相对较大，各单位需要合理安排财务会计部门的工作，提高工作效率。具备条件的单位应在有关部门的监督下尽快采用计算机替代手工记账，提高会计工作效率。

1.整理手工会计业务数据

按规范的要求作好会计数据输入前的准备，这是一项非常重要的工作。因为，只有当所有的最原始数据都准确的时候，我们才能保证将来结果的准确性。这些前期准备工作包括整理各项基础会计业务数据、清理往来账户和银行账户等。必要时还应与单位其他部门协调，在存货管理和销售、采购管理等方面取得有关部门的配合。

（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。由于会计记录经过多人重复转抄，或多或少存在一定的误差，在将基础数据移至计算机中之前，需对会计数据按会计软件的要求进行整理和分类。

《会计人员基本工作规则》中规定，会计业务处理要按照会计科目的统计关系，凭证及各级明细账、总分类账之间，总分类账与下级明细分类账、相关辅助明细账之间，各类明细分类账、总分类账与实物库记录之间应完全相符，金额数量应完全一致。但在许多单位，由于历史遗留下来的问题，会计业务处理长期存在不规范行为，常出现账证、账账、账实不符现象，这将导致会计电算化信息系统数据处理错误。例如，材料采购和材料差异等科目，如果结转材料计算不及时，将造成差异科目出现偏差，分配差异时再加入人为因素，使造成差异科目与材料科目之间比例失调，二者之和不能反映实际价格，导致成本混乱。

（2）整理各账户余额。如果是在年初建账，只需整理各账户期初余额；如果是在年中某月建账，必须将在此之前各月各账户的发生额整理出来。

（3）清理往来账户和银行账户。手工方式下，各单位对往来账户的管理方法有所不同。有些会计部门将往来账户涉及的单位或者个人，作为往来账户的明细科目；而有些会计部门将其作为辅助账，进行单独核算和管理。由于会计软件所提供的对往来账户的管理方式与手工方式有所不同，在把往来账移到计算机内之前，必须预先确定往来账的管理方式，并选择相应的会计软件。基于我国目前往来账存在大量呆账、坏账等情况，应当在将其移到计算机内之前，按会计制度要求及时处理和冲销。同理，银行账一般均有未达账项，在采用电算化方式之前，应及时核对银行账，对于未及时核销的未达账项，应及时清理，以保障采用计算机进行银行对账时初始金额的正确性。

2.建立会计账户体系并确定编码

会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：

（1）符合财政部和有关管理部门的规定；

（2）满足本单位会计核算与管理的要求；

（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应的科目；

（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目；

（5）要保持相对的稳定性；

（6）要考虑与子系统的衔接。凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。

为便于反映会计科目间的上下级关系，便于计算机系统识别和处理，减少输入工作量，提高输入速度，促进会计核算的规范化和标准化，需要对会计科目进行编码。会计科目编码设计的合理与否，直接关系到系统运行的可靠性，编码会影响系统内信息的收集、汇总、存储、检索、传输等各种操作。目前各种会计软件中编码设计水平相差较大，尤其对多级科目、部门编码、人员编码要进行统筹考虑，要选择与现有管理水平和需要相适应的编码。

编码时，一级会计科目编码按财政部规定（三位编码）的编码方案执行；明细科目编码按照具体编码规则设置。通常，会计科目编码采用科目全编码方案，即：本级科目全编码=上一级科目全编码＋本级科目编码

3.规范各类账证表格式和会计核算方法与过程

手工方式下，会计人员按规定设置总账、明细账、日记账，按会计制度要求，填制记账凭证，登记明细账、日记账、总账。在电算化方式下，虽然这种账务处理过程仍旧保持着，但部分会计资料的格式要重新设计或部分修改，以便在电算化方式下处理，达到真实、准确、安全的目的。在电算化之前，要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、证、表格式更适于电算化工作的特点。

在电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序，以充分发挥计算机的优势。在不同模块之间，如材料核算、账务处理、成本核算等模块，需要预先确定数据传递的次序。同一模块要事先确定录入、审核、记账次序，尤其应对操作人员执行录入——审核——记账，或对录入——审核——录入——审核——修改的时间与责任做出明确规定。

除上述几项会计规范化工作外，会计部门还要结合计算机的特点，重新确定各种会计核算方法，如成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等，要充分体现计算机的特点。例如，在手工方式下，直线法提取折旧，均采用综合折旧率，这是出于节约工作量的考虑。而在电算化方式下，能够很方便地单项计算固定资产的折旧额，因此可以用个别折旧率进行计算，以便提高计算精确度。

4.会计软件初始化

会计软件初始化是确定会计软件的核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的专用会计软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式的过程。例如，账务处理初始化的主要内容包括：系统总体参数设置（设置核算单位、启用日期、编码规则等），设置凭证类别，设置会计科目，输入初始余额，设置自动转账分录，以及其他初始设置。工资核算初始化的主要内容包括：设置部门编码，设置职工类型，设置工资项目，设置运算关系。报表处理初始化的主要内容包括：报表注册，设置报表格式，设置计算公式和审核公式等。