客户档案，顾名思义就是有关客户情况的档案资料，是反映客户本身及与客户有关的商业流程的所有信息的总和。包括客户的基本情况、市场潜力、经营发展方向、财务信用度、产品竞争力等有关客户的方方面面。
1．便于销售人员维护客户关系
任何一个销售人员的精力都是有限的，不可能记住所有客户的所有信息，因此在第一次接触客户时，无论是销售人员主动打电话给客户，还是客户打电话给销售人员，都应在备忘录上记录客户的信息。
2．有助于销售人员增加订单量
电话销售人员建立客户档案后，只要客户打电话来，销售人员就能根据记录，判断出其打电话的目的。尤其是没有购买过产品的客户打电话，这次电话就会非常重要，它可能是一个难得的转机；如果销售人员处理得好，则客户有可能购买产品；如果处理不好，则可能永远失去这个客户。刚刚买过产品的客户如果打电话，一般属于在使用产品时有不明白的地方，营销人员就要做好处理异议的准备。
跟进过程本身是一项烦琐的工作，建立客户档案和记录开发过程都有助于营销人员与客户的沟通，从而增加订单量。
1．全面收集客户档案资料
建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料以及客户本身的内外部环境信息资料。它主要有以下四个方面的内容：
2．分类整理客户档案
由于销售人员每天都会拜访客户，收集到一大堆的客户信息，并且客户信息是不断变化的，客户档案资料就会不断地补充、增加，所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据营销的运作程序，可以把客户档案资料进行分类、编号定位并活页装卷。具体分类情况如下：
（1）客户基础资料，如客户背景资料，包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告。
（2）客户购买产品的信誉，财务记录及付款方式等情况。
（3）与客户的交易状况，如客户产品进出货的情况登记表，实际进货、出货情况报告，每次购买产品的登记表，具体产品的型号、颜色、款式等。
（4）客户退赔、折价情况。如客户历次退赔折价情况登记表、退赔折价原因、责任鉴定表等。
以上每一大类都必须填写完整的目录并编号，以备查询和资料定位；客户档案每年分年度清理，按类装订并保存。
在建立客户档案时，有三点是特别重要的，具体如下：
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