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项目管理有效沟通的技巧

时间:2022-07-06 百科知识 版权反馈
【摘要】:正向思维法所谓正向思维,就是人们在思维活动中,从目前的一步为起点,以每一步的目标为方向,按事物发展的进程进行思考、推测,一步一步深入达到最终目标的思维;正向思维是沿袭某些常规去分析问题,是一种从已知进到未知,通过已知来揭示事物本质的思维方法。正向思维属于逻辑思维。项目管理的目标思维与逆向思维是项目管理的主导思维。

(1)正向思维法(Positive thinking method)

所谓正向思维,就是人们在思维活动中,从目前的一步为起点,以每一步的目标为方向,按事物发展的进程进行思考、推测,一步一步深入达到最终目标的思维;正向思维是沿袭某些常规去分析问题,是一种从已知进到未知,通过已知来揭示事物本质的思维方法。

人们解决问题时,习惯于按照熟悉的常规的思维路径去思考,即采用正向思维,有时能找到解决问题的方法,收到令人满意的效果。正向思维是从自己身处现状和手头现有的资源出发,按照自己能力和资源的规定,正向推进,稳打稳扎,步步为营的思维;是基于现状和资源为导向的思维模式。了解事物发展的内在逻辑、环境条件、性能、规律等,是获得预见能力和保证预测正确的条件,也是正向思维法的基本要求。

正向思维属于逻辑思维。

(2)逆向思维法(Reverse thinking method)

逆向思维法也称求异思维法。它的思维取向与常人的思维取向相反,是反其道而行之的思维方式。通俗而言,逆向思维就是我们通常所说的“倒着想”、“反过来想一想”或“非常规的想”的思维,是指和正向思维方向相反、相左,而又相互联系的思维过程。逆向思维常常是摆脱常规思维羁绊的一种具有创造性的思维方式。

逆向思维方法有几种表现形式,常见的有:方向反转型逆向思维法,角度转化型逆向思维法,化弊为利型逆向思维法,等。

逆向思维并不是主张人们在思考时违逆常规,不受限制地胡思乱想,而是主张在思维活动中关注小概率可能性的思维。逆向思维是发现问题、分析问题和解决问题的重要手段,有助于克服思维定势的局限性,是决策思维的重要方式。世界上不存在绝对的逆向思维模式,正向与逆向是相对的,是可以互相转换的,当一种公认的逆向思维模式被大多数人掌握并应用时,它也就变成了正向思维模式。

(1)目标思维法(Objective thinking method)

目标思维法也称目标导向思维法。是指做任何事情都从目标出发,确立目标后,根据目标的要求明确实现目标的条件,规划实现目标的路径和计划,并在实际工作中努力去发现,借助和创造实现目标的条件,按照路径一步一步推进,进而实现最终目标的思维方法。

目标导向式思维的启动,通常不问自己现在有什么,而是问自己要实现什么目标,想做什么。我国大庆工人为了拿下大油田提出的“有条件要上,没有条件创造条件也要上。”不仅表现出他们为了实现祖国利益的那种大无畏艰苦创业精神,也体现了典型的目标思维。

(2)目标思维属于逆向思维

目标思维是逆向思维中的方向反转型思维方式,目标思维运用倒推法,倒推资源配置,倒推时间分配,联想与链接战略战术,链接方法手段。

由于项目是具有特定目标的、一次性的、没有做过的事,对项目的管理也就具有未知性,需要创新性。目标思维与逆向思维是一种创新性思维,项目管理与目标思维等逆向思维具有天然和内在的联系。

项目管理的目标思维与逆向思维,就是项目管理者以项目的目标实现为导向的思维方式,是从项目的目标出发,根据目标的要求,逐项分析实现目标的条件,规划实现目标的路径,并在实际工作中努力去发现、借助和创造实现目标的条件,进而按照路径一步一步推进,最终实现项目目标的思维。项目管理的目标思维与逆向思维是项目管理的主导思维。

项目管理在某种意义上就是项目的目标管理。项目管理的宗旨是必须完成项目的交付成果——实现项目的目标。首先,由项目组织的高层管理者协调各利益相关方确认项目的总目标,然后由项目团队内各部门和团队成员根据总目标,确定各自的分目标,继而根据各层次目标的要求,分析和获取相应的资源配置,创造相关的实现的条件,积极主动为各自的分目标而奋斗,进而使项目的总目标得以实现。

项目管理的主导思维强调:项目管理活动源于项目结果的要求,项目结果应该体现项目管理的作用,项目管理要导致项目结果,项目管理是注重结果,关注过程的目标管理。

项目管理的目标思维通常有以下六个步骤:

(1)确立目标,通过利益相关方及其需求的识别,协调、汇总,提出项目的总目标,再将总目标层层分解为易于实现的各个子目标,直至到各个工作包;

(2)依据目标,倒排计划,优化计划;

(3)考虑、分析、确认实现各层次目标所需具备的条件;

(4)考虑如何有效运用资源,采取何种管理流程、技术、方法和工具,逐步、逐项地实现各子目标,及至总目标;

(5)以计划为衡量尺度进行监控,发现和分析偏差,制定调整、修正措施,向计划和目标趋近;

(6)以制定的项目目标为标准,检查、验收目标的实现程度,对项目管理进行评价,总结经验教训。

我们按项目生命期来分析目标思维与逆向思维在项目管理中的体现与应用。

概念阶段是要确定做什么项目,是否该为项目立项。这首先就要从设立项目的目标出发,思考、策划设立什么样的项目才能实现要达到的目标,这个思考过程主要就是目标思维。

在项目的可行性研究阶段,通过投资回收期、投资收益率进行技术经济分析时,是用可行的目标值来与计算出的数据进行对比,从而做出判断的——这也是目标导向的思维。

在项目决策之时,更是以投资方的战略目标为导向,衡量是否该设立项目,这同样是目标导向思维的体现。

由项目实施方的管理者根据项目各个利益相关方的需求,协调、汇总,确认项目的总目标,然后由项目团队内各部门和团队成员根据总目标,确定各自的分目标。之后,项目团队根据确定的项目目标体系,逐项分析实现目标的条件;面向项目目标,通过运用项目分解结构(PBS)和工作分解结构(WBS),逐层确定为了实现项目目标需要做的全部且最少的工作,如图3-1和图3-2所示;建立合适的团队,落实责任;规划实现目标的路径、计划和需要的各种资源,做好实现项目目标的各种准备工作。在该阶段,上述主要工作的思路都是目标思维。

图3-1 某飞机研制项目分解结构(PBS)

图3-2 为奶奶庆生日工作分解结构(WBS)

在此阶段项目团队根据各层次目标的要求,获得相应的资源配置,创造相关的实现的条件,运用适当的技术、方法和工具,积极主动为各自的分目标而努力工作,在项目的执行过程中以计划为衡量尺度进行监控,发现和分析偏差,制定调整、修正措施,向计划和目标趋近,最终使项目组织的总目标得以实现。指导实施过程的思维同样是项目导向思维。

项目交付成果的部分和全部,均要以项目最初设立的目标为标准进行衡量。检查、验收目标的实现程度,要源于对项目结果的要求,项目结果应该体现项目管理的作用,最终以项目导向思维来对项目管理进行评价,总结经验教训。国际项目管理学会(IPMA)的卓越项目模型(Project Excellence Model)和中国卓越项目管理评估模型对项目管理的评价,就是体现项目管理目标导向思维的最典型的代表。这两个评估模型如图3-3和图3-4所示。

图3-3 国际卓越项目模型

图3-4 中国卓越项目管理评估模型

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