编发会间信息

能全面、快速、准确地收集会间信息，以适当形式发送，加强会间的交流沟通。

扬州正泰公司将于2011年11月28日至29日举办公司成立10周年庆典活动，活动的主要内容有庆典开幕仪式、参观公司、客户座谈、宴请、晚会、扬州一日游等项目。因人数众多，小规模活动频繁，为了让与会者了解活动的全部情况，总经理让秘书小王负责本次会议的信息收集、发送工作，并要小王拿出工作方案。

小王接到任务后，考虑要收集信息，就要了解庆典活动的各个环节，及时准确地收集各类活动的信息，整理后以简报形式发出。为此，小王拟出信息收集、发送工作方案。

为保证庆典活动各类信息的畅通交流，及时准确地收集、发送信息，现制订如下方案。

一、确定简报的编发期数、时间与主要内容

在活动正式开始前，根据活动项目安排专人负责采集信息，将信息进行分类，以简报形式发出。

简报编发安排表

二、简报内容采编

简报内容的来源主要有两个：一是编辑选择会议现成的文件，例如开幕词（闭幕词）等；二是编制人员亲自采访写作相关报道，例如会议开幕消息、参观活动消息等。

注意：采编时应当随时搜集会议相关文件，考虑哪些文件可以在简报中直接使用；同时还应积极搜集相关信息，按简报写作要求编写；简报编制完成送相关领导审核。

三、发放简报

简报完成编辑、印刷、装订等一系列环节后，应当及时向参会者发放。发放时可以人手一份；如果参会人员较多，也可以根据会议分组情况，每组若干份；也可以按照住宿情况，每个房间1份。在本任务中，由于人员数量较多，且分组不明显，因此可以按照住宿房间分发。分发时应当注意不能漏发、重发，可以使用发放登记表对发放情况进行统计。

会议简报发放登记表

会议简报是简报的一种，是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种事务文书。它是指在会议期间为反映会议进行情况，包括与会人员在讨论中提出的意见、建议，以及会议的决定事项而编写的简明扼要的报告，又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。也可以说，会议简报就是简要的调查报告、简要的情况报告、简要的工作报告、简要的消息报道等。

会议简报便于领导了解情况，推动会议深入进行；便于沟通情况，交流经验；便于备考存查归档。由此可见会议简报的重要性。

会议简报有些近似于新闻报道，其特点主要体现在简、快、新、真四个方面。

“简”是最重要的特点，指内容集中、篇幅短小、提纲挈领、不枝不蔓，无关的东西不说，一般性的东西少说，专业性的东西多说。

“快”是报道迅速及时。简报写作要快，尽量让读者在第一时间里了解到最新的现实情况。

“新”是指内容的新鲜感。简报如果只报道一些司空见惯的事情，就没有多大价值和意义了。简报要报道新事物与新情况，反映新动向与新趋势，宣传新思想与新典型。

“真”是简报的本质特性，指内容真实准确，用事实说话。简报所反映的内容、涉及的情况，必须严格遵循真实性原则，时间、地点、人物、事件、原因、结果，所有要素都要真实，所有的数据都要确凿。虚构编造不行，移花接木、添枝加叶也不行。

此外，简报一般在编报机关管辖范围内各单位之间交流，不宜甚至不能公开传播，特别是涉外机关和行政机关主办的会议简报更是如此。有的会议简报，往往是专给某一级领导人看的，有一定的保密要求，不能任意扩大阅读范围。

会议简报一般由会议秘书处或主持单位编写。规模较大、时间较长的会议常要编发多期简报，以起到及时交流情况、推动会议进行的作用。小型会议一般是一会一期简报，常常在会议结束后，写一期较全面的总结性的简报。

会议简报通常由报头、报核、报尾三部分构成（见图4-1）。

图4-1　会议简报

（一）报头

（1）简报名称一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“××专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。

（2）期号写在名称下一行，用圆括号括上。

（3）编印单位与印发日期在同一行，前者居左，后者居右。

编印单位与印发日期下面，用一道横线将报头与报核隔开。

（二）报核

报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式也较灵活。报核大多数是消息，包括按语、标题、导语、主体、结尾和穿插在叙述中的背景材料。除了消息，还有别的文体，所以，不是每篇简报都有这几项内容。

（1）按语，即对整个会议情况的大概说明。

（2）简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。简报正文标题在报头横线之下居中书写，如果需要，也可以使用副标题。使用两个标题时，正标题是虚题，用以概括全文的思想意义或者内容要点；副标题是实题，用以交代单位及事件，对正标题起补充说明的作用。

（3）导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交代清楚谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。

（4）主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。写作时要注意合理地划分层次，一般来说，主体层次的划分常有两种。一是以时间先后为序，把材料按照事件由发生、发展到结局的过程，逐层予以安排。这种写法多用于典型事件及一次性全面报道某一会议的简报，其优点是时序清楚、一目了然。二是按事物之间的逻辑关系，从材料的主从、因果、递进等关系入手，安排层次。这种写法的优点是便于揭示、表现事物的内在本质，突出主要内容和思想意蕴。

（5）结尾或总结全文内容、点明文旨，或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。是否要结尾，要根据简报内容表达的需要而定。如果简报内容较多，篇幅较长，读者不易把握，就应在结尾概括一下；如果简报内容单一，篇幅较短，且在主体部位已把话讲完，就不必另写结尾。

（6）背景，即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。

（三）报尾

在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左侧写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数。

·训练目标

学会收集会议信息、编发简报。

·知识要求

了解并把握信息收集的途径、简报写作的格式、发送简报的要求。

·训练要求

（1）灵活运用人际交往的技巧，善于沟通交流。

（2）将信息合理分类。

（3）按照简报格式编制简报。

（4）正确发送简报。

·任务描述

模拟扬州正泰公司2011年11月28日—29日举办的公司成立10周年庆典活动，编制简报。

·操作提示

（1）多途径了解庆典活动举办的过程。

（2）拟出初步的活动方案，展现多种项目。

（3）按照项目种类安排信息收集人员。

（4）参照本任务工作成果中的简报编发安排表操作。

（5）实训时间为3课时，其中1课时为课内课时，主要用于成果展示、教师点评。