策划信息发布会

了解信息发布会前期准备工作的内容，熟悉信息发布会现场布置的要求及其流程。

南京某商场为迎接新年，准备在12月初联合几大家电企业进行家电促销活动。活动开始前，拟邀请南京各大媒体召开信息发布会，为家电促销活动造势。本次促销活动由商场企划部策划并执行，郭小东是企划部经理秘书，经理将信息发布会的前期准备任务交给了郭小东，请你协助郭小东进行信息发布会的前期准备工作。

郭小东接受经理布置的任务后，及时与经理及企划部的同事进行沟通，了解本次信息发布会的主要内容及希望达到的效果。最后郭小东考虑从以下几个方面准备。

（1）应确定被邀请记者的范围。本次促销活动的影响仅限于南京地区，因此只需要邀请本地的记者，包括报纸、杂志记者，还要有电台和电视台的记者。

（2）确定信息发布会的日期和场所。由于商场决定在12月初开始进行促销，因此发布会的日期暂定于12月1日，场所暂用商场门前广场。

（3）确定主持人和发言人。主持人建议由企划部经理担任，发言人由商场总经理担任。

（4）准备发言材料和布置会场。为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充分的肯定，要准备好必要的资料。资料应包括会议程序，领导人的发言材料，送给记者的有关资料，单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。信息发布会召开的前一天布置会场并派专人检查。

（5）经费预算。

一、活动时间：2010年12月1日。

二、活动地点：××家电门前广场。

三、发布会主题：××商场及各家电厂家联手再掀家电降价风暴。

四、主办：××商场。

五、协办：××、××、×××三个品牌企业。

六、媒体人员：

江苏卫视、江苏经济、江苏电视台、南京生活频道等5家电视台10人；

南京之声、交通之声、私家车电台等4家电台8人；

扬子晚报、南京晨报、南京时报等6家报社12人；

南京网等3家网站3人。

七、活动内容：

14:00—14:30　记者签到。

14:30—15:00　发言人对此次活动进行说明，活动主题：特价＋抽奖＋酬宾。

15:00—15:30　记者提问。

八、经费预算（人民币　单位：元）。

九、会场安排具体要求：略。

××商场企划部

2010年11月6日

信息发布会简称发布会，它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效沟通方式。

（1）主持人应充分发挥其主持者和组织者的作用，言谈庄重而幽默，能把握会议议题，掌握会议时间，活跃会场气氛。

（2）发言人讲话应简明扼要，重点突出，清晰流畅，对记者提问要随问随答，回答诚恳而巧妙。

（3）发布的信息必须准确无误，发现错误应立即更正。对于不便发表和透露的内容，应委婉地做出解释。

（4）各位发言人在重大问题上要统一口径，切忌说法不一。

（5）不要随意打断记者的发言和提问，也不能以各种表情、动作表示不满。对各方记者要一视同仁，不能厚此薄彼。

（6）注意仪表修饰。

在信息发布会上，代表主办单位出场的主持人、发言人被新闻界人士视为主办单位的化身和代言人。因此，主持人、发言人对于自己的外表，尤其是仪容、服饰、举止，一定要事先进行认真的修饰。按惯例，主持人、发言人要进行必要的化妆，并且以淡妆为主，要求庄重而大方。男士宜穿深色西装套装、白色衬衫、黑袜黑鞋，打领带；女士则宜穿单色套裙、肉色丝袜、高跟皮鞋。服装必须干净、挺括，一般不宜佩戴首饰。在面对新闻界人士时，主持人、发言人都要注意做到举止自然大方，要面带微笑，目光炯炯，表情自然，坐姿端正。

（一）信息发布会的准备

1．确定信息发布会的主题

信息发布会的主题，即信息发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。信息发布会的主题大致有以下两类：

（1）说明性主题，如企业推出新产品、企业的经营方针有所改变等，此时信息发布会主要是对外宣布决定；

（2）解释性主题，如企业产品质量出现了问题、企业出现了重大事故等，此时，信息发布会主要是对所发生的事件进行解释。

2．选定信息发布会举行的时机

时机选择是否理想，对信息发布会的效果有着重要影响。

适于举办信息发布会的时机包括：

（1）公司及产品（服务）已成为公众关注问题的一部分；

（2）公司或其他成员已成为众矢之的；

（3）新产品上市；

（4）开始聘用明星名人做公司代言人和广告模特；

（5）公司人员重大调整；

（6）公司扩大生产规模；

（7）公司取得最新纪录的销售业绩等。

选定时间时要注意：

（1）避开节日与假日；

（2）避免与重大社会活动相冲突；

（3）防止与新闻界的宣传报道重点“撞车”。

通常，一次信息发布会所使用的全部时间应当限制在两个小时以内。举行信息发布会的最佳时间在周一至周四的上午10点至12点，或下午3点至5点左右（冬季可适当提前）。

3．确定信息发布会举行的地点

举行信息发布会可考虑以下地点：

（1）本单位所在地；

（2）事件发生地；

（3）当地著名的宾馆、会议厅等。

发布会现场还应考虑交通是否方便，采访条件是否优越，扩音、录音、录像、照明设备是否完好、齐备，座位是否够用等。

4．确定邀请的对象

应根据信息发布会的主题，确定邀请对象。

新闻记者是信息发布会的主宾，邀请哪些记者参加应根据信息发布会的性质而定。如果是为了扩大影响和知名度，可以邀请多种类多层次的记者；如果只是进行宣传解释，则邀请面可小些。此外，广告公司、客户、同行等也是被邀请的对象。

要拟订详细的邀请名单，提前7～10天发出邀请，临近开会时还应打电话联系落实。

5．选择信息发布会的主持人和发言人

信息发布会的主办方必须做好有关人员的安排工作。

（1）信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长、公关部长担任。

主持人的基本条件：仪表堂堂、年富力强、见多识广、反应快捷、语言流畅、幽默风趣，善于把握大局，长于引导提问，并具有丰富的主持会议的经验。

（2）信息发布会的发言人是会议的主角，通常由本单位的领导人担任，因领导人对本单位的方针、政策及各方面情况比较了解，由他回答记者的提问更具权威性。

发言人代表公司形象，必须具备以下条件：

①有效传播与沟通的能力，包括广博的知识面、清晰准确的语言表达能力（包括身体语言）、倾听能力及反应能力。

②执行原定计划并加以灵活调整的能力。

③身居要职。信息发布会的发言人应有较高职务，有权代表公司讲话。

（3）主持人与发言人的配合。

①信息发布会上，主持人与发言人要配合默契，一要分工明确，二要彼此支持。主持人主要是主持会议、引导提问，发言人主要是做主旨发言、答复提问。在发布会上，主持人、发言人的彼此配合是极其重要的，两者必须保持一致的口径，不允许公开“顶牛”、相互拆台。

②除了要慎重选择主持人、发言人之外，还应精选一些人员负责会议现场的接待工作。通常，她们应是品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性。

③为了宾、主两便，主办方所有正式出席信息发布会的人员都应佩戴统一制造的姓名胸卡。其内容包括姓名、单位、部门和职务。

6．准备会议材料

信息发布会应准备以下四个方面的材料。

（1）发言人的发言稿。它是发言人在信息发布会上进行正式发言的发言提纲，既要紧扣主题，又要全面、准确、真实、生动。

（2）回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案，以使发言人心中有数，必要时予以参考。

（3）报道提纲。为了方便新闻记者在进行宣传报道时抓住重点、资讯翔实，主办单位可事先将报道重点及有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。在宣传报道提纲上，应列出单位名称、联络电话、传真号码、网址等，以供新闻记者核实之用。

（4）其他辅助材料。最好在信息发布会的现场准备一些可以强化会议效果的形象化视听材料，如图片、实物、模型，录音、录像、影片、幻灯和光碟等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。

7．预算会议所需费用

根据信息发布会的规格和规模做出可行的经费预算。费用项目一般有场租、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文具用品、音响器材、邮费、电话费、交通费等。需要用餐时还应加上餐费。

8．其他准备工作

如会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制造及与会人员的仪态举止训练等。

（二）信息发布会的实施

（1）签到。

（2）分发会议资料。应发给每位来宾一个事先准备好的资料袋，其中包括信息发布稿、技术性说明（必要时发放）、主持人的传略材料和照片，以及会上要展示的产品或模型的照片。

（3）宣布会议开始。会议开始时主持人简要说明召集会议的目的及所要发布信息或事件发生的背景和经过等。

（4）发言人讲话。

（5）回答记者提问。

（6）接受重点采访。

（三）信息发布会的主持

举行信息发布会，唱主角的自然是发言人和主持人。二人是主办单位的化身和形象代言人，应注意以下几点。

（1）把握会议的主题，使大家不要离题太远，对离题太远的话题要善于巧妙引导。

（2）言谈要庄重简洁，富有幽默感和亲和力，善于引导记者的注意力，并注意活跃会议的气氛。

（3）维持发布会的秩序，严格掌握会议的时间，控制会议的节奏，不可随意延长。

（4）发言人数应视具体情况而定。比较重要的信息发布会可事先安排数名发言人，同时要明确各自发言的内容和重点。

（5）遇到难以回答的问题，应告诉记者通过什么途径去获得圆满答案，不可用“无可奉告”之类的词去搪塞敷衍，这极易引起记者的反感和不满。对涉及商业机密或不便直接回答的问题，应向记者适当解释，使对方理解，不可支吾回避，否则容易引起记者的好奇多疑，出现对会议不利的报道。回答记者的提问应紧扣主题，简明扼要，不要东拉西扯，横生枝节，不要涉及与主题无关的事情。否则，很容易引起记者对其他相关问题的兴趣，形成连锁式提问。

（6）要尊重每一位记者，不要随意打断记者的发言和提问。遇到与会议主题无关，甚至带有挑衅性的问题，要表现出较高的涵养，既坚持原刚，又灵活地进行冷处理，大可不必激怒对方，激化矛盾。

信息发布会上所发布的信息必须准确无误，如发现有疏漏和失误，必须马上进行弥补和更正。

（四）信息发布会后的工作

信息发布会结束后，应在一定时间内对其进行一次认真的评估工作。

1．了解新闻界的反应

对照来宾签到簿与来宾邀请名单，核查新闻界人士的到会情况，了解与会者对此次发布会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足。

2．整理、保存会议资料

需要主办单位认真整理、保存的信息发布会的有关资料，大致上可以分为两类：一类是会议自身的图文声像资料，包括在会议进行过程中所使用的一切文件、图表、录音、录像等；另一类则是新闻媒介对会议相关报道的资料，主要包括在电视、报纸、广播、杂志上所公开发表的涉及此次信息发布会的消息、通讯、评论、图片等，具体可以分为有利报道、不利报道和中性报道。

3．酌情采取补救措施

在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。对于在信息发布会之后出现的不利报道，特别要注意具体分析、具体对待。

这类不利报道大致可分为三类：一是事实准确的批评性报道，二是因误解而出现的失实性报道，三是有意歪曲事实的敌视性报道。对于批评性报道，主办单位应当闻过即改、虚心接受；对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释、消除误解；对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争、立场坚定，尽量为自己挽回声誉。

在信息发布会结束后，应安排冷餐会，酒会之类的宴请。借此机会沟通与新闻界的关系，增进相互的理解与支持。秘书此时应有针对性地收集各方对发布会及其内容的反映，并建立与新闻媒体和其他公众的联系。

·训练目标

（1）能够进行信息发布会的前期准备。

（2）能够布置发布会现场。

·知识要求

（1）熟悉信息发布会前期准备的内容。

（2）熟悉信息发布会现场布置的要求。

（3）熟悉信息发布会的流程。

·训练要求

（1）撰写信息发布会策划方案。

（2）能够模拟信息发布会的操作。

（3）能够进行信息发布会前期准备。

（4）能够进行信息发布会现场布置。

·任务描述

上海保温瓶二厂历史悠久，其产品“长城”牌保温瓶久负盛名。“长城”牌保温瓶获得国家银质奖后，他们没有大做广告，而是策划了一次以旧换新的活动，即用新产品换回老产品。为使这一消息让更多的人知道，上海保温瓶二厂不失时机地举办了信息发布会，会上邀请了众多的记者。经过记者的及时报道，这一消息在上海很快传播开来，并引起了轰动，人们奔走相告，争相参加这一活动。

请你依据上述效果写出此次活动的策划方案。

·操作提示

（1）本次任务需分小组进行操作，每组成员应合理分配角色。

（2）每组拿出一个方案，组与组交换论证其可行性。

（3）重点进行信息发布会的准备工作，但准备工作的好坏体现在实际操作上，因此，需要进行操作现场模拟。本次实训需4课时。

（4）信息发布会活动任务明确，操作流程规范并且活动形式单一，此项训练要求学生对签字仪式各环节的情况非常了解。