采购制度的制定

餐饮企业食品原料的采购过程是复杂难控的，因此，除了要选择诚实精明的采购人员组织和实施采购活动之外，还必须制定严格的采购制度规范和监督采购活动，从根本上杜绝营私舞弊现象的发生，减少企业的经营内耗。采购制度的制定主要包括：明确采购人员的岗位职责和采购权限、制定各类食品原料的采购标准和规格、确立各种采购方法和采购价格管理方法。

由餐饮企业的人力资源部门配备相应的采购人员，并印发其岗位责任书，使其了解采购岗位的职责、权限和程序，懂得其可以做什么、不可以做什么、可以如何做、要承担哪些职责以及在工作中可以享有多少采购权限等等。我们知道，如果采购制度过于刻板严格，有时候会导致采购人员按照采购程序申请并等待批复，这个过程可能会拖沓耽搁而影响了采购效率，错过了采购时节，耽误了厨房的生产速度和效率，不利于餐饮企业的正常经营运作。但是，如果采购制度过于宽松随意缺乏监督的话，又会导致使这些制度本身流于形式，容易被有不良企图的人钻空子，造成企业利润的流失。因此，业内一般会给予采购人员一定金额的采购权限，允许他“将在外君命有所不受”，可以在10%的价格或数量范围内上下浮动，不用请示批复，可以灵活掌握自己做主，从而避免因请示上级而耽误时机，错过采购机会。

餐饮企业要向消费者提供口感、质地等稳定如一的餐饮产品，就必须采用质量稳定的食品原料，只有企业采购来的食品原料质量始终稳定如一，才能确保其最后生产出来的餐饮产品的成品质量始终稳定如一。因此，餐饮企业有必要对其要采购的各类食品原料制定相应的采购标准和规格，从而确保所采购回来的食品原料质量的稳定如一。根据常规，餐饮企业一般对其经常需要的食品原料制定标准采购规格，根据厨房生产制作的要求对要采购的食品原料制定详细的质量要求，包括对食品原料的产地、等级、部位、外观、色泽、新鲜度等制定采购要求。（见表5-4）

表5-4　某餐饮企业的标准采购规格表样本

餐饮企业所要采购的食品原料千差万别，其标准采购规格要求也迥异不同，我们在这里对常见的几种重要的食品原料的采购规格加以介绍。

1.肉类食品原料的标准采购规格要求

制定肉类食品原料的标准采购规格要求时主要涉及这几个部分：即该肉类食品原料的取料部位、新鲜度、嫩度、粘度、脂肪含量、卫生状况和生产厂家等。要求明确该肉类食品原料的取料部位，是夹心肉还是五花肉，是带皮的肉还是不带皮的肉，是前蹄筋还是整个前腿部位的肉等等，因为其取料部位得当与否直接关系到相关菜品的制作质量和制作成本的高低。

肉类食品原料的新鲜与否可以从其外观、气味、色泽、弹性、骨髓等方面来判断，因此，在其标准采购规格要求上应予以说明，同时还须注明该肉类食品原料是否属于新鲜肉还是属于冷冻肉。肉类食品原料的取料部位、育龄和性别关系到该原料的嫩度，也应予以注明。新鲜肉刀断面肉质紧密、有弹性，指压后凹陷能立即恢复，其表面微干或有一层风干膜，稍微湿润，不黏手，带有正常的内脏气味，略带腥味。而不新鲜甚至腐败的肉其刀断面肉质松软弹性小、指压后凹陷不易恢复，表面潮湿灰暗，粘度较高，有霉臭味、酸味或氨气味。新鲜肉的骨髓有光泽、弹性，硬度较高，色泽偏黄，而不新鲜的肉品骨髓有空隙，色泽灰暗，有黏液和腥臭味。

此外，牛肉、羊肉等肉类食品原料肌肉中所含的脂肪度越高，该肉品原料的质量也越高，而采购猪肉时，不仅要考虑其肉品的脂肪含量，还要考虑其肉品的肥膘厚度，因此，在制定其标准采购规格要求时，还必须注明是采购带少量肥膘的腿肉，还是不带肥膘的全精肉。另外，在肉类食品原料的标准采购规格要求中还必须注明所采购的肉类食品原料的生产厂家、商标、包装和运输要求等等。

2.禽类食品原料的标准采购规格要求

禽类食品原料的质量主要根据其禽肉的新鲜度来确定，从其嘴部、眼睛、皮肤、脂肪、肌肉等方面来判断其肉质的新鲜与否。一般来说，新鲜禽肉的眼球饱满，嘴部、角膜、皮肤、脂肪等部位均有光泽，带有禽类动物特有的气味，无其他异味，色泽淡白或偏红，幼禽有芳香味。不新鲜或腐败的禽类食品原料眼球凹陷，无光泽，弹性小，有酸味或腐败气味，表面发潮有黏液，色泽暗灰偏绿。

采购活禽时，要查看其头部、鼻腔、口腔、冠部等位置是否有异物或变色，眼睛是否明亮有神，倒提时有无分泌物溢出，有无积食、积水或气体，腹部皮肤有无伤痕，胸骨两边肥瘦程度如何，肛门边是否有绿白稀薄粪便黏液溢出等等。

因此，在禽类食品原料的标准采购规格上必须注明其品种、产地、新鲜度、生长期、购买时的肥瘦老嫩程度如何、是属于肉用型还是非肉用型禽类以及重量包装详细要求等等。

3.水产类食品原料的标准采购规格要求

水产类食品原料包括各种鱼类、虾类、蟹类食品等等，由于其组织细嫩，极易受外界细菌侵蚀而变质，导致其肉质腐烂并产生腥臭味，因此，在制定其标准采购规格要求时，新鲜度是其采购质量保证的关键所在。

一般来说，鱼类食品原料的质量要通过对其鱼鳃、鱼眼、鱼嘴、鱼皮和鱼肉的状况来检验确定。新鲜鱼的鱼鳃色泽呈红色，其中海鱼鱼鳃偏紫色一点，鳃盖密闭几无黏液，鱼眼透明清澈，向外微微凸出，无充血发红的现象，鱼皮表面无黏液、清洁透亮，鱼嘴密闭，鱼肉紧密有弹性，肋骨与脊骨处的鱼肉结实，不脱刺，整条鱼无异味。不新鲜或腐败的鱼鳃盖松弛，呈灰色或苍红色，鱼眼灰暗塌陷发红，鱼皮表面不透明有黏液，鱼鳞松弛脱落，鱼腹膨胀，鱼嘴张开无光泽，鱼肉组织松弛，肋骨与脊骨易脱落，易脱刺。

新鲜的虾头尾完整，爪须齐全，有一定的弯曲度，壳较硬，虾身较挺，虾皮色泽光润，呈青绿色或青白色，虾肉肉质坚实细嫩。不新鲜的虾头尾已经或较易脱落，不能保持一定的弯曲度，虾皮皮壳发暗，色泽发暗，呈红色或灰红色，虾肉肉质松弛。

新鲜的蟹类食品原料身体完整，肉质坚实肥壮，脐部饱满，分量较重，外壳呈青色，有光泽，腹部发白，团脐有蟹黄，肉质新鲜。新鲜的河蟹动作灵活，能轻松地翻转身子，经常不断地吐泡沫并发出响声。不新鲜的螃蟹腿肉既空又松，肉质松弛，分量较轻，壳背呈暗红色，行动迟缓不活泼。

餐饮企业的食品原料面广量多，有的食品原料不易变质、保存期可以较长，而有的食品原料则极易变质，保存期非常短，需要天天采购。因此，对餐饮企业的采购管理来说，可以将其需要的食品原料分为两类：即易坏性食品原料和非易坏性食品原料。采购部门对这两类食品原料也应采取不同的采购方法，下面我们就这两类食品原料的采购加以分别讨论。

1.对易坏性食品原料的采购方法

易坏性食品原料是指那些不宜存放或存放时间较短、而且容易变质的食品原料，这类原料往往是指新鲜蔬菜、海鲜水产品等等，一般采用天天采购的方式，每天采购一定数量的这类食品原料并且立即使用这些原料，用完后第二天再采购新的，这类易坏性食品原料的采购频率较高。

一般来说，这类易坏性食品原料的采购方法有两种，即根据实际用量采购法和长期订货法。前者是指采购人员根据厨房或仓库每天库存的这种易坏性食品原料的剩余量，以及各厨房厨师长根据近期餐厅的客源预测量填写的该种原料每天的应备货量，然后将应备货量减去企业已有的原料库存量，就得到这种食品原料的需购量，在确定了该种原料的需购量以后，再组织人员实施采购的方法。这种采购方式的具体计算公式如下所示；

食品原料的需购量=应备货量－库存量

案例1：

某社会餐馆日需青蟹200只，根据库存情况，尚有40只富余，问：该餐馆的采购人员第二天需要采购多少只青蟹？

案例1解答如下：

根据公式：食品原料的需购量=应备货量－库存量

得出：青蟹的需购量=200－40=160（只）

答：该餐馆的采购人员第二天还需要采购160只青蟹。

长期订货法是指餐饮企业与某家供货商签订供货合同，对一些价值不高、每天消耗量较大的食品原料以固定的价格由供货商每天向企业上门送货供应规定数量的原料，确保餐饮企业免除天天采购的麻烦，大大节省了人工费用的采购方法。这种方法往往适用于采购面包、牛奶、鸡蛋、各类蔬菜水果和饮料等价值不高、每天消耗量大且稳定的食品原料。

2.对非易坏性食品原料的采购方法

（1）大批量采购法

非易坏性食品原料是指那些不易迅速变质的、可以较长时间存放而几乎不会导致质量下降的食品原料。有些餐饮企业出于大批量购买原料可以获得价格优惠以及减少采购工作量的考虑，往往对这些非易坏性食品原料采用一次性大量购买的方式将其储存在仓库里，这种大批量采购的方式也有缺点，比如会占用餐饮企业大量流动资金并导致这批资金的利息损失或其他投资损失，而且由于其一次性大批量采购的数量较大，会使得这些较长一段时期内无法被生产营业部门消化的食品原料长时间搁置在仓库里，导致仓库库存量大大增加，占用较大的库存面积并且使得相应的仓库管理费用如涉及仓库存货清点、盘存和清扫等的人工费用也随之上涨。因此，餐饮企业究竟要对这种非易坏性食品原料采取大批量采购的方式，还是要采取分小批购买的方式，还需要通过计算才能确定其得失。在这个计算公式中，必须考虑餐饮企业的采购费用、储存费用、占用资金的利息损失以及大批量进货所能获得的价格折扣等等，其具体计算公式如下所示：

大批量采购食品原料所能节省的资金额度=该批量采购总金额×价格折扣

整批采购占用资金所涉及的利息损失=该批量采购总金额×银行贷款月利息率×该批量采购原料可使用的月数

每月分小批量采购可以节省的利息额度=该批量采购总金额×银行贷款月利息率×该批量采购原料可使用的月数－该批量采购总金额×银行贷款月利息率×（该批量采购原料可使用的月数＋1）÷2

通过以上三个公式得知：

大批量采购食品原料所能节省的资金额度－每月分小批量采购可以节省的利息额度=该批量采购总金额×价格折扣－该批量采购总金额×银行贷款月利息率×该批量采购原料可使用的月数－该批量采购总金额×银行贷款月利息率×（该批量采购原料可使用的月数＋1）÷2=该批量采购总金额×〔价格折扣率－银行贷款月利息率×（该批量采购原料可使用的月数－1）÷2〕

由上述计算公式可知，若大批量采购食品原料所能节省的资金额度能大于每月分小批量采购可以节省的利息额度，则企业采用大批量采购食品原料更合算些；反过来，若大批量采购食品原料所能节省的资金额度小于每月分小批量采购可以节省的利息额度，则企业采用每月分小批量采购食品原料更合算些。

案例2：

某社会餐馆如果一次性大批量采购总价值为10万元的食品原料，可以得到6%的价格折扣率，假定这批食品原料可使用5个月，其占用的采购资金月息贷款利率为1%。问：该餐馆是采用一次性大批量采购这批食品原料合算还是分小批采购更合算？

案例2解答如下：

根据公式：大批量采购食品原料所能节省的资金额度－每月分小批量采购可以节省的利息额度=该批量采购总金额×价格折扣－该批量采购总金额×银行贷款月利息率×该批量采购原料可使用的月数－该批量采购总金额×银行贷款月利息率×（该批量采购原料可使用的月数＋1）÷2=该批量采购总金额×〔价格折扣率－银行贷款月利息率×（该批量采购原料可使用的月数－1）÷2〕=100000×〔6%－1%×（5－1）÷2〕=4000（元）

答：该餐馆采用一次性大批量采购这批食品原料更合算，可以节省4000元资金。

（2）定期采购法

在实际的餐饮经营运作过程中，各家餐饮企业往往对非易坏性食品原料普遍采用定期采购法，企业经营管理人员可以根据其库房的储存面积、食品原料的可获得性以及企业流动资金的多寡等因素来确定这类食品原料需要采购的间隔天数，再根据这些食品原料每天的消耗量来计算出这些食品原料的标准储存量，并根据这些原料的实际储存量与其标准储存量的差额，来计算出这些原料所需要采购的数量。其具体的计算公式如下所示：

标准储存量=每天消耗量×定期采购间隔天数＋保险储存量

原料需购量=标准储存量－现有库存量＋每天消耗量×发货天数

定期采购法的优点是采购人员可以根据其需要采购的这批食品原料的标准储存量和原料需购量来采购，这样该食品原料就不会过量储存，采购数量也容易确定，可以减少采购次数和频率，也可以减少采购人员的工作量，以便他们投入更多的时间和精力采购易坏性食品原料。但是，定期采购法也存在着不足之处，比如有时候可能会出现某种食品原料的使用量大大增加，这样一来，用定期采购法就不易发现所用食品原料的短缺等等。因此，有的餐饮企业会对每一种食品原料制订最低警告储量，当餐饮生产经营所需要的这种食品原料下降到最低警告储量时，即使还没有到企业的定期采购的日期，企业也会组织人员前去采购。餐饮企业最低警告储量的计算方法如下所示：

最低警告储量=每天消耗量×发货天数＋保险储存量

案例3：

某社会餐馆每天平均消耗4箱水蜜桃罐头，其中每箱有12听水蜜桃罐头，该社会餐馆每隔一周对罐头类食品原料采购一次，水蜜桃罐头有250听的保险储存量，罐头类食品原料的发货时间为4天，若餐馆在其采购日期前还剩下400听水蜜桃罐头，问：该餐馆的水蜜桃罐头的标准储存量、最低警告储存量以及原料需购量分别是多少？

案例3解答如下：

根据公式：标准储存量=每天消耗量×定期采购间隔天数＋保险储存量

得知：该餐馆的水蜜桃罐头的标准储存量=4×12×2×7＋250=922（听）

又根据公式：最低警告储量=每天消耗量×发货天数＋保险储存量

得知：该餐馆的水蜜桃罐头的最低警告储存量=4×12×4＋250=442（听）

又根据公式：原料需购量=标准储存量－现有库存量＋每天消耗量×发货天数

得知：该餐馆的水蜜桃罐头的原料需购量=922－400＋4×12×4=714（听）

答：该餐馆的水蜜桃罐头的标准储存量、最低警告储存量以及原料需购量分别是922听、442听和714听。

（3）订货点采购法

餐饮企业还经常采用订货点采购法来采购这些非易坏性食品原料。订货点采购法是通过对仓库里各种食品原料的库存记录了解这些食品原料的现有库存量，然后对那些库存不足已经达到订货规定储量的食品原料进行采购的方法。食品原料的订货点储存量相当于其最低警告储存量，其计算公式如下：

订货点储存量=每天消耗量×发货天数＋保险储存量

采用订货点采购法的食品原料，其采购周期和采购数量都相对稳定，其食品原料需购量也可以通过以下公式计算而得：

原料需购量=标准储存量－订货点储存量＋每天消耗量×发货天数

在该公式中所指的食品原料的标准储存量是根据其食品原料的每天平均消耗量、两期采购相隔的天数、所配备的该类食品原料的保险储存量而定，在确定该食品原料的标准储存量时，除了考虑上述各种因素外，还需要考虑企业采购并储存食品原料可占用的流动资金是多少、其市场供应的充足程度以及运输的时间和便利性等等因素。餐饮企业食品原料的标准储存量往往指的是其食品原料的最高储存量，其计算公式如下：

标准储存量=最高储存量=每天消耗量×两期采购相隔的天数＋保险储存量

案例4：

某社会餐馆平均每天消耗18公斤冷冻羊肉，其标准储存量确定为200公斤，发货需用3天，保险储存量为40公斤，问：该冷冻羊肉的订货点储存量和原料需购量分别是多少？

案例4解答如下：

根据公式：订货点储存量=每天消耗量×发货天数＋保险储存量

得知：该冷冻羊肉的订货点储存量=18×3＋40=94（公斤）

又根据公式：原料需购量=标准储存量－订货点储存量＋每天消耗量×发货天数

可得：该冷冻羊肉的原料需购量=200－94＋18×3=160（公斤）

答：该冷冻羊肉的订货点储存量和原料需购量分别是94公斤和160公斤。

餐饮企业目前经常使用的采购价格管理方法主要有两种：即最低报价法和多数最低价法。最低报价法是指餐饮企业为获得某种食品原料的最低报价，向多家该食品原料的供货商送交空白报价单，请其根据企业欲采购的食品原料的采购规格和质量要求报价，为避免各供货商联合哄抬物价和扩散报价信息，要求各供货商将各自的报价单密封寄回，以方便该餐饮企业从中选择最低报价。

上文我们已经提到过，餐饮企业每天所用的食品原料面广量多，若企业对每一种食品原料都采取最低报价法采购，则采购人员牵扯精力过多，企业所涉及的相关人工费用也会随之大大增加。多数最低价法是指餐饮企业为避免大工作量投入对所有食品原料的采购，对某些食品原料的采购采取定期向同一供应商购买，并从中获得长期优惠价格的一种采购方法。使用这种采购方法的餐饮企业，在得到各供应商对各种原料的报价后，根据各供应商的各种报价情况以及与供应商长期合作的关系等因素，选择那些对企业的大多数食品原料报价最低的供应商供货，在这种情况下，虽然该供应商不是对企业所有的食品原料都给予了最低报价，但是至少会对企业的绝大多数食品原料给予企业最低报价。

有的餐饮集团企业为获得较大的食品原料的进价折扣和确保其经营的餐饮产品的稳定性和统一性，对一些大宗的食品原料或具有本餐饮集团特色的食品原料采取集中采购的方式，从而使得企业的经营成本降低和保证其经营特色的继续。