开会的艺术

一、会议的时效

有效的会议是提高管理效率的重要辅助手段，它的目的在于讨论问题。沟通信息、统一协调、进行决策等、会议常常是为了提高效率才召开的。美国管理大师杜拉克提出：会议要以作出贡献为目标，重视了会议的贡献，才会产生会议时效。这是一个基本原则。

1.核算会议成本

日本太阳工业公司提出了一种会议成本的计算公式：每小时单位薪金乘3（等于附加价值，因为劳动产值总比职工所得的工资高），再乘2（因为参加会议则经常性工作要停顿，损失要以两倍计算），再乘参加会议的人数和开会时间。其公式如下：K=2A.B.C

式中：K：会议成本；A：平均工资的三倍（以每小时计算）B：参加会议的人数；C：时间（以小时计）

如果全厂二千职工，平均每小时工资0.25元，开会二小时，其会议成本是：K＝2××0.25×2000×2＝6000（元）。这个数字是惊人的。但是，在我们的传统管理当中，常开会，开长会、开大会、马拉松式的松松垮垮、议而不决、决而不行的会海，泛滥成灾，而且是不惜血本，把会址放在风景旅游区包吃包住包玩包带走，不知浪费了多少时间，按会议成本核算，又浪费了多少资金，造成了多大的损失，这些往往还没有引起管理者的高度警惕。

通过对会议成本的分析，可以提醒我们，对任何会议都要慎重，要讲究会议效率。

2.遵守会规、端正会风

要发挥会议的时效，管理者应当用规章制度和纪律来约束会议。如东京钨公司提出“要有效地开会”的口号，在会议室里，贴了会议七条规定：（1）要准时出席；（2）会议时间控制在九十分钟以内；（3）要很好地考虑问题，采纳建设性意见；（4）不要固执自己的意见；（5）按多数人的意见来作决定；（6）结论要在当场确认；（7）中途不要退席。这些开会的规定对于我们也是适用的。

会议的作风好坏，是会议时效大小的重要方面。列宁十分重视会风，他提出会议作风要注意四条：（1）发言准确。出席会议者发言必须力求准确，以便迅速精干地解决各种国家事务。喜欢长篇发言的被提醒：这儿不是群众集会，不需要宣传，只谈事情本身。（2）开会时要严禁交谈，由于会议上每一分钟都可能在做决定或产生新的思想，因此，在会议上只准递字条严禁交谈。（3）用表决的形式解决问题。列宁从不用自己的威信压人，与会者都自由地说出自己对问题的看法，最后用表决形式决定。列宁不同意多数决定时，涉及原则问题，列宁才保留意见，把问题提交上级审议。（4）不一个人决定应由集体决定的事情。

3．开好应当开的会

有两类会议是必要的，应当努力开好。其一是政策性的研究会。它包括讨论目标规划，研究应急对策方案论证以及学术交流等。这类会议应当充分发挥民主，百家争鸣，使领导能够兼听。切忌“一言堂”，否则就会把自己置于被蒙蔽的地位。管理的艺术在于：认真倾听所有意见，取其精华来进行总结，使与会者都感到自己的意见受到了重视，这样的会议就成功了。

其二、执行性的协调会议。它包括布置任务、协调矛盾，组织接力等。这种会议要有议有决，事前做好充分准备，不开展自由讨论。会议组织者要有主见、有权威。这种会议必须有决议，每件事情都要落实。也就是说，这种类型的会议，必须要解决这样五个问题：（1）是怎么一回事；（2）为什么要干这件事；（3）这件事由哪个单位，在什么地方执行，由谁负责执行；（4）这件事什么时间执行；什么时间完成；（5）准备采用哪些有效措施，如何执行。总之，要做到议而有决，决而有行，有布置，有检查。因此，要提高会议时效，就要注意“会议八戒”：不开没有明确议题的会；不开许多议题的会议；不开没有准备的会；不开可开可不开的会；不要无关的人参加；不做离题的发言；不作重复性的发言；不要议而不决。

二、会议准备

有成效的会议，与会议前的准备有着密切的联系。

1．明确会议的目的、议题

任何会议召开之前的第一个准备工作，就是要弄清楚为什么要开这个会，会议的指导思想、目的、要解决的中心问题是什么；根据会议的中心议题制定会议计划。一次缺乏计划的会议不仅使人昏昏欲睡，而且是一种危险。

2.选择好会议的出席者

管理者应根据会议的目的，中心议题来确定会议的出席者，与主题无关的人不应参加“陪会”。选择好会议出席者，对会议的成效有十分重要的作用。

3.确定会议主持人

应根据会议的类型、主题来确定会议主持者。一般来说，会议应由对所议主题全权负责的管理者作为会议主持人。有些会议是商讨性的，这类会议需要管理者运用启发性的插话来引导，因此，最好让管理者的助手作主持人。管理者在会前把主要事项交给助手，在会上与助手配合起来协调讨论会，这样有利于会议的成功。

4.选定好会议的时间和地点

会议的时间要根据会议的目的、特点来决定，并且尽量照顾到参加会议人员的实际情况。开会的地点照顾到参加会议人员的实际情况，同时，开会的地点也要根据目的来决定。以上问题确定之后就可以发出会议通知，同时进行下列准备工作。

5.编写好文件资料

在组织人员编写文件资料时，做到少而精，通俗易懂。对关键性的提法和数字进行反复研究核实。

6．检查会场布置

检查的内容包括会场的整体布置，会标口号是否合乎会议的目的要求；会场主席台；桌椅的摆列是否符合规范要求等。

三、会议的主持

会议的成功与否，与主持者有很大的关系，主持好会议，应当注意以下几个问题。

1.注意掌握会议的时间

按时开会，限制发言人数和发言时间，按时散会。

2．注意掌握会议的主题

会议主持者要始终不忘会议的主题和目的。善于引导与会者紧密围绕主题进行活动，开展讨论。特别是一些研讨性的会议。当双方意见差距较远，争论激烈时，主持者更应掌握会议方向，不要卷入争论而不能自拔。有的与会者思维敏捷，善于联想，性格好强，擅长辞令，在人群中有一定的影响和威望，容易在会场上“抢”走主持者的中心地位，根据这种情况，主持者要善于针对具体情况采取灵活的对策，使会议不偏向不离题，保证会议目的的实现。

3.尊重每一个与会者

会议主持者一定要注意不要把自己的意见和想法强加于人。主持者由于职务关系比其它人的发言更有权威性，如果过早地亮出自己的意见和想法就会使参加会议的人受到束缚。其次，要注意尽量让所有与会者有发言的机会，特别是有各种级别的人参加会议时，要适当控制级别高的人发言的时间和次数。

4．会议主持者的言行举止要适当

会议主持者是与会者注意力的集中对象，在言行举止上既要注意大的方面，又要讲究细节。例如，主持者的发言，内容要集中，吐词清楚，言简意明，声音宏亮，语调亲切；在与他人交谈时，要谦虚、热忱，避免炫耀自己；在动作方面，既要大方，又不同过分手舞足蹈，既要轻松适度，又要注意克服不必要的动作，如玩文具，搔头抖腿挖耳朵等。