有效控制的基础与前提

6.4.3　有效控制的基础与前提

控制的目的是保证组织的活动符合计划的要求，从而有效地实现预定目标。尽管不同的组织目标和计划各不相同，所采用的控制系统也有差别，但是，一般认为，有效的控制系统应当具备下列共同的基础条件:

(1)控制要有计划

如前所述，控制与计划是一体两面的关系。第一，计划是控制的标准，没有计划就谈不上控制，实现计划是控制的最终目的。计划制订得越详细、越明确，越可行，控制就越容易。也正是因为如此，预算控制才成为一种最重要和最常见的控制方法，因为预算是最详细的计划。所以，要做好控制工作，首先要做好计划工作。第二，控制工作本身也需要有计划。对于主管人员来说，不仅要建立控制标准，还需要明确控制工作的步骤、重点、方法和目标。根据控制趋势原理，控制工作需要有足够的准备工作，在非预期状态可能出现之前就要把工作做到位。

(2)控制要依据准确适用的信息

信息是组织活动的要素，准确完整并且敏锐的管理信息对于管理的重要性已经无需赘述。很多学者会把管理信息系统作为管理的重要前提之一进行单独重点论述。信息也是控制的基础和前提，因为控制本质上是个信息反馈的过程，控制必须依据准确的信息。所谓准确的信息是指信息必须真实准确、及时、全面完整和适量。为保证获得符合上述系列要求的信息，控制系统必须建立起完善的信息传递网络和机制，保证信息畅通，必须建立必要的信息处理机构，运用先进的辅助工具和科学的信息处理方法等对信息加以存储、加工和处理，同时建立科学的报告制度，及时传递信息。除此之外，一些信息系统还要有专家的参与，因为平时看似平常的信息却可能是一些事件或趋势的重要线索，但常人却往往难以确认。无论是非典中的钟南山院士还是三鹿奶粉事件中的解放军第一医院泌尿外科主任张伟(据有关报道，他是第一个发现结石患儿是食用受污染的三鹿奶粉导致的)都起到至关重要的作用。

(3)控制要有组织

这里包含两层含义:其一，为保证组织管理的控制职能积极有效地发挥作用，应建立起专门的控制机构，配备专职的控制人员，授予相应的权力并要求其承担相应的职责，或者至少明确组织中的相关人员对相应的事务的控制职权。这说明控制是在组织中进行的，控制需要组织。其二，控制必须充分注意组织内的相互协调。在一个组织中，控制是多方面的，各方面的内容和目的都不一样，为了保证组织的根本目标得以实现，各个部门的步调必须一致。这就需要在控制的同时注重协调。

(4)控制必须建立起明确的责任制

要使控制参照的标准得到落实，控制必须建立起明确的责任制。通过责任制，使组织中的每个人都明白自己的职责和要达到的标准，并自觉遵守，即便通过绩效衡量发现没有达到相应的标准，也能够把责任明确到相应的个体或组织，要求其整改。无疑，明确的责任制最希望达到的目的是使组织的控制工作从外部的控制转换为员工或组织的自我约束与控制，这才是更加行之有效的控制工作。