有效控制的基础和前提

(一)有效控制的基础和前提

组织控制工作职能的开展必须建立在一定的基础和前提之上，忽视了这些基础和前提，控制工作将无法进行。

1.控制要有科学的计划(标准)

控制与计划既互相区别，又紧密联系。计划为控制工作提供标准，没有计划，控制也就没有依据。如果只编制计划，而不对其执行情况进行控制，计划目标就很难得到实现。

2.控制要围绕目标

目标即方向问题，控制过程应避免出现目标扭曲问题。在实际工作中，有关人员对手段的关注可能超过对实现组织目标的关注，或者忘记了手段性措施是为实现组织目标服务的，以致出现为遵守规定或完成预算而不顾实际控制效果的刻板、僵硬、扭曲。

3.要有明确的组织机构，专门从事控制职能

通过建立专职控制职能的组织机构，配备专门的人员并授予其权力，明确其责任，可解决由谁来控制的问题。因此，明确的组织结构的存在是控制工作的又一个前提。同样，组织结构越明确、越完整，控制工作就越有效。

控制应当反映组织结构类型和状况，并有健全的组织结构来保证，这就要求一方面要渠道畅通，能在组织中将反映实际情况和工作状态的信息迅速地上传下达，保证联络渠道的畅通；另一方面要责权分明，使组织结构中的每个部门、每个人都能切实担负起自己的责任。

4.要有信息反馈，并配备合适人员，给予正确的指导与领导

控制必须依据有效的信息，没有准确、全面和及时的信息，就难以保证控制的有效性。为了保证获得有效的信息，在组织中必须建立完善的信息收集传递网络和机制，从而保证信息的畅通。

控制工作应注重培养组织成员的自我控制能力，要有畅通的信息反馈渠道，管理者需要信息来完成他们的工作。不精确、不完整、过多的或延迟的信息将会严重阻碍他们的行动。因此，应该开发这样一个信息管理系统，使其能在正确的时间、以正确的数量，为正确的人提供正确的数据信息。

(二)有效控制的要求

1.适时控制

组织活动中产生的偏差只有及时采取措施加以纠正，才能避免偏差的扩大，或防止偏差对组织不利影响的扩散。及时纠偏，要求管理人员要能及时地掌握能够反映偏差产生的原因及其严重性的信息。

纠正偏差的最理想方法应是在偏差未产生以前，就注意到偏差产生的可能性，从而预先采取必要的防范措施，防止偏差的产生，或者由于某种企业无力抗拒的原因，出现偏差不可避免，那么这种认识也可指导企业预先采取措施，消除或减少这种偏差产生后可能对企业造成的不利后果。

2.适度控制

适度控制即控制的范围、程度和频度要恰到好处，为此应注意以下几个问题。

第一，防止控制过多或控制不足。有效的控制应该既能满足对组织活动监督和检查的需要，又要防止与组织成员发生强烈的冲突。适度的控制就能同时体现这两个方面的要求，一方面，控制过多会对组织中的人员造成伤害，对组织成员行为的过多限制，会扼杀他们工作的积极性和创造性，从而影响企业的效率；另一方面，控制不足，将不能使组织活动有序地进行，不能保证各部门活动的进度和比例的协调，也会造成资源的浪费。

第二，处理好全面控制与重点控制的关系。任何组织都不可能对每一部门、每一环节的每一个人在每一个时刻的工作情况进行全面的控制。由于存在对控制者进行再控制的问题，这种全面控制可能会造成控制人员远远多于现场作业者的现象，因此，全面控制不仅代价高，而且也是不可能不必要的。因此，企业在建立控制系统时，应找出影响企业的关键性因素，并据此在相关环节上设立控制点，进行重点控制。

第三，使花费一定的控制费用得到足够的控制效益。任何控制都需要一定的费用，在控制过程中，衡量工作成绩、分析偏差、纠正偏差等都需要支付一定的费用；同时，任何控制，由于纠正了组织活动中存在的偏差，都会给组织带来一定的收益。一项控制，只有当它带来的收益超出其所需成本时，才是值得的。

3.客观控制

有效的控制必须是客观的，符合组织实际的。客观的控制源于对企业经营活动及其变化的客观了解和评价，为此，控制过程中必须要贯彻“实事求是”的思想，要客观的了解和评价被控制对象的活动状况及其变化，深入实地调查研究，建立客观的标准和准确的检测手段。

4.弹性控制

企业在生产经营过程中，会遇到各种突发的变化，这些变化可能会导致企业计划与现实严重背离。有效的控制系统应在这样的情况下仍能发挥作用，维持企业正常运行，即应该具有灵活性或弹性。因此，在控制中应建立信息反馈控制系统，通过该系统使被控制对象能够实现自我控制，灵敏适应环境。