有效控制的实施

有效控制的实施一般有以下三个步骤:

一、建立控制系统

有效的控制系统应该考虑将潜在的利益最大化,并将可能的损失最小化。为了达到这一目的,管理者在设计控制系统时应注意的事项有以下几点:

(1)建立有效的控制标准。有效的控制系统必须建立在有效的绩效标准上,一般来说,最有效的标准是量化的标准,它具有客观性。除此之外,控制系统还应该包括衡量企业绩效的所有重要的方面。如考核在控制中很重要,但要适度,过度的考核会引起员工的反感,并导致对考核的抵制。

(2)提供充足的信息。管理者必须将控制系统的重要性传达给全体员工,使员工认识到控制的重要性,自觉地接受控制管理。在控制过程中,管理者应当及时将员工工作绩效反馈给员工本人,激励员工的工作热情。同时,员工也可以根据自己的绩效对自己的行为进行调整,使之适应企业工作要求。

(3)保证员工能够接受。任何的管理措施都要得到员工的支持,才能使管理活动顺利进行,控制活动也不例外,至少要使员工能够接受。一般而言,员工能够接受的是有用、适度的控制。如果一位正常的员工怎么努力都不能达到工作标准,那么这一标准就不能被员工接受。

在控制的过程中,还要注意以强化正面行为为主,引导和鼓励员工积极工作的情绪。让员工更多地参与控制决策也有利于员工容易接受管理控制。

(4)使用多种方法进行控制。多种控制方法可以互相弥补各自的不足,形成有效的控制;多种控制方法也有利于调动员工参与控制的积极性。

二、确定控制点

实施控制的时候,管理者需要考虑两个方面:一是稳定性,二是目标的实现。组织目标的实现有赖于研发、采购、生产、销售,以及人力、财力、物力等各方面的配合是否得到全面监控。判断一个组织应该监控多少点合适,主要考虑三方面的因素:经济因素、行为因素和灵活性因素。管理者应在综合平衡下选择控制点的数量。

三、选择控制方法

控制金字塔提供了在组织中实施控制的一种方法,即首先进行简单的控制,然后再进行比较复杂的控制,即“简单控制→自动化控制→操作员控制→监督控制和信息控制”,如图6.3所示。

图6.3　控制金字塔

本章小结

1.控制就是监督组织的各项活动,以保证工作按计划进行的过程。控制与计划密不可分,控制的内容涉及管理的各个环节,归纳起来主要是对人员、财务、作业、信息和绩效五个方面的控制。

2.完整的控制过程可分四个步骤,即确定控制标准、衡量工作成效、分析偏差、采取管理行动。

3.任何系统运行过程都表现为输入——转换——输出。根据控制时点的不同,控制可分为前馈控制、同期控制和反馈控制。

4.构建一个有效的控制系统,应该遵循一定的原则,符合一定的要求。

5.实施控制有三个步骤:建立控制系统,确定控制点,选择控制方法。

本章习题

一、单项选择题

1.控制的最基本目的在于(　)。

A.寻找错误　B.衡量下属绩效

C.确保行为按照计划发展　D.使人们失去自由

2.事后控制的致命弱点是(　)。

A.垂直性　B.强制性　C.滞后性　D.超前性

3.控制过程的第一步是(　)。

A.协调关系　B.人员配备　C.制订计划　D.预测结果

4.进行控制的根据是(　)。

A.计划工作　B.组织工作　C.指挥工作　D.协调工作

5.最理想的控制标准是(　)。

A.实物标准　B.定性标准　C.资金标准　D.定量标准

二、多项选择题

1.控制的基本步骤是(　)。

A.拟订标准　B.衡量成效　C.比较优劣　D.纠正偏差

E.标准实施

2.控制工作的类型按纠正措施的时点分类,主要有(　)。

A.现场控制　B.反馈控制　C.前馈控制　D.组织控制

E.系统控制

3.下列属于运用前馈控制的是(　)。

A.企业根据现有产品销售不好的情况,决定改变产品结构

B.猎人把瞄准点定在飞奔的野兔前方

C.根据虫情预报,农业公司做好农药储备

D.汽车驾驶员在上坡时,为了保持一定的车速,提前踩油门

E.瞄准靶心射击

4.实行前馈控制的优越性在于(　)。

A.使主管人员及时得到信息以便采取措施

B.使主管人员知道如果不及时采取措施就会出现问题

C.克服了反馈控制中因时间滞后带来的缺陷

D.使下属更加明确工作的奋斗方向

E.有利于监督下属的工作

三、判断题

1.衡量绩效是控制活动的最终目的。(　)

2.所谓“亡羊补牢”,说的就是现场管理。(　)

3.所谓“走动管理”,说的就是前馈控制。(　)

4.利用财务分析报告进行控制属于反馈控制。(　)

5.数量控制比质量控制更加重要。(　)

【参考答案】

一、单项选择题

1.C　2.C　3.C　4.A　5.D

二、多项选择题

1.ABD　2.ABC　3.BCD　4.ABCDE

三、判断题

1.×　2.×　3.×　4.√　5.×

案例分析

“年终突击花钱”:不该糊涂的糊涂账

政府的钱怎么花,应该向民众交代清楚,并得到民众的同意;政府花钱的过程,应该接受民众的监督;政府的钱花得是否合适,应该接受公众评价;对胡乱花钱的行为,应该被追究责任。这四个环节就是预算公开、预算监督、预算审计和问责。然而,在这四个方面,我们都做得不够好。

每到年底都要谈到政府年终突击花钱的问题,而每当这时,有关部门的官员都要向我们解释“年终突击花钱”的合理性:从我国预算执行情况看,财政支出进度均呈“前低后高”走势。12月份财政支出虽然比较多,但都是按预算要求支出的,因此不能说成是“年终突击花钱”,在岁末一段较集中的时间内,把预算内的钱集中花出去,本身并不违规。而支出进度“前低后高”,是由于公历年制预算年度,与实践中的人民代表大会召开的时间存在矛盾,因此,往往预算刚批下来,时间就已经过了预算年度的一小半,这必然会影响预算的执行进度;同时,项目的实施需要一定的时间,而且项目前期准备阶段需要资金较少,而项目实施阶段资金需求量明显加大。财政资金支付时,也往往呈“前少后多”的特点。这么看来,“年终突击花钱”是正常的、正确的,并不损害纳税人的利益。

但老百姓理解的“年终突击花钱”却有不同的含义。他们觉得,中央部门的钱多得花不了,于是要巧立名目,把钱花掉,其实就是乱花,甚至不排除这些钱成了“三公”消费,成了官员的福利金。而这种担心又从审计部门的有限信息中获得了佐证。审计署对2008年度中央预算执行和其他财政收支进行了审计。共审计55个中央部门,延伸审计285个所属单位,发现违规问题达40.5亿元,损失浪费问题有4.67亿元。2009年部分中央部门利用虚假发票套取资金9　784.14万元,主要用于发放职工福利补贴等;挤占挪用财政资金和违规发放津贴补贴10.95亿元。

(资料来源:2010年11月30日《羊城晚报》)

思考:为什么关于“年终突击花钱”之争是一笔糊涂账?如何加强预算公开、预算监督、预算审计和问责?

实训环节

1.组织一次班级活动,在制订活动计划时,要求用到预先控制、现场控制和反馈控制。

2.找出保证教学质量的控制点和控制方法。

3.实践训练:

管理中的矛盾:该买车票吗?

武汉某公司的出差费用实报实销,财务根据实际发票结账。一天两位同事要去上海办事,张三因为当时正好在昆山,就搭朋友顺风车去了上海。李四则自己从武汉坐火车过去。事情办完后,张三因为昆山事情没有处理完,所以又随朋友私车返回了昆山,李四则坐火车回了武汉。但张三在报销住宿费和伙食费时却碰到了麻烦。因为张三没有武汉到上海的往返火车票,财务处认为只有李四去了上海。虽然最后证明张三也去了,但也折腾了好久才将费用报销。张三觉得很无辜,还很委屈。我替公司省钱,结果却是给自己找麻烦。后悔当初不如让李四帮忙买往返火车票。

如果你是张三,你会怎么做?如果你是财务处处长,有何意见?如果你是公司老板,你有什么好的办法吗?

参考文献

1.周三多等:《管理学——原理与方法》(第五版),复旦大学出版社2009年版。

2.(美)哈罗德·孔茨、海因茨·韦里克:《管理学》(第十二版),经济科学出版社2008年版。

3.徐光华、暴丽艳:《管理学:原理与应用》,清华大学出版社、北京交通大学出版社2004年版。

4.(美)安德鲁·J.杜伯林:《管理学精要》(第七版),电子工业出版社2007年版。