系统中的会计与财务模块

7.3.2　ERP系统中的会计与财务模块

使用传统的未集成的信息系统，销售部和财务部之间、制造部和财务部之间缺乏协调。如果会计信息更新得不够及时或者是不够准确，就会导致许多问题。

比如说，如果某位客户的应收账款余额不能得到及时的更新，那些陈旧的数据就会导致销售部门对客户的信用额度做出错误的计算。当财务数据分散存放在市场营销、生产制造和采购部门各自的数据库里时，管理层在需要做出涉及产品利润率的业务决策时就会遇到很大的困难。这些由各部门分别维护的多个数据库让产品利润率的计算工作变得非常困难。在库存管理方面，未使用ERP还会造成难以提供关于库存商品成本变动情况(比如标准成本和实际成本之间的差异)的问题，而精确的库存成本核算数据是确定产品利润率的基础。

我们把在实施ERP之前企业在财务方面可能存在的问题总结如表7-1。

表7-1　　　　　　　　实施ERP之前企业在财务方面可能存在的问题

财务会计流程

从概念上讲，财务系统需要对财务工作的日常业务活动和管理控制两方面功能提供支持。所谓财务工作的日常活动指的是对各种交易单据的处理，其中包括给员工的工资支票、给供应商的付款支票、给客户的发票以及采购订单等。财务的管理控制则是对财务统计数据进行整理、分析和预测。

财务会计流程将从销售订单被输入到财务系统的那一刻开始启动。财务系统会根据销售订单生成一份库存调整单据传递给库存系统。库存系统记录着关于每一种库存材料的信息并会在某种库存材料的库存水平降低到一定程度时触发补充该种库存材料的采购行为。在收到来自库存系统的采购通知后，采购订单系统将创建采购订单并跟踪采购订单的执行情况，即哪些采购订单已经到货、哪些采购订单已经下达给供应商但尚未到货、尚未到货的采购订单预计在何时到达等。

销售订单还将触发“应收账款系统”生成一份给客户的发票。在收到某位客户支付的销售货款时，应收账款系统还要对该客户的应收账款余额做出相应的调整。类似地，在财务系统里，向供应商或供货商支付采购款的工作是通过“应付账款系统”进行的。

财务工作中的控制流程包括预算、现金管理、资本预算和投资管理几大项。

预算流程负责跟踪各有关收支项目和把这些项目的预算额与实际发生的收入额和支出额进行比较。在进行预算分析的时候，往往需要把当前预算分配方案与往年的预算分配方案进行对比，把当前的收支情况与往年的收支情况进行对比。

现金管理工作的主要任务是确保企业有足以满足其需要的现金并通过投资为剩余资金找到用武之地。现金流分析可以帮助企业了解自己每月预计的收入总额和支出总额。

资本预算流程指的是对可能发生的资产并购对本企业的影响进行分析。资本预算工作常用的评估工具包括净现值(net present value)、内部收益率(internal rate of return)和回收期(payback period)等。

总结一下，财务系统的工作情况如图7-11中的概念模型所示。即财务工作中的业务活动流程将周期性地产生各种日常财务单据，而诸如预算和现金管理之类的财务管理控制流程对企业在如何分配各种资源才能最大限度地增加利润和削减成本方面的决策工作提供了必要的支持。

图7-11　财务系统的概念模型

ERP系统中的财务会计模块

总的来看，计算机化财务系统都提供了用以生成发票、支票、月对账单、财务报表和其他财务输出信息的业务功能级软件。财务会计系统负责生成各种对外财务报表(如资产负债表和损益表)，这些对外财务报表必须符合有关的会计标准和法律规定。管理会计系统或管理控制系统负责提供关于产品利润率和成本中心利润率的信息，这些信息可以帮助经理们做出种种商业决策。

传统的计算机化财务系统与支持财务部门工作的ERP模块之间的区别在于后者把财务信息存储在一个共享的集成化数据库里，如表7-2所示。比如说，当产成品被运入仓库时，ERP财务模块将立刻使用最新的成本信息对有关财务报表进行更新。ERP系统提供的是关于成本变动情况的最新信息，这就使得企业可以使用准确的信息来做出关于产品定价和利润率方面的决策。

表7-2　　　　　　　　ERP是如何支持财务和会计工作的

财务会计模块是整个ERP系统不可或缺的一个组成部分，有了ERP系统，绝大多数会计科目都可以在不同的业务活动发生时由相关的ERP模块自动填写妥当。例如在SAP R/3系统中:

销售和分销(SD)使用户能够记录销售。生产计划(PP)安排和记录存货生产。物料管理(MM)控制采购并记录存货。人力资源(HR)帮助用户生成并记录薪金。资产管理(AM)帮助用户记录固定资产(设备和机器)采购和相关的损耗。管理会计(CO)负责追踪产品的成本核算工作。而所谓的财务会计(FI)模块的主要功能是让用户使用总分类账户来结账并生成财务报表，FI也能够管理应付账户和应收账户。可见，实际上不存在一个“会计”模块控制整个会计系统。

使用ERP财务会计模块的突出优点之一是系统会为每一笔业务的所有交易活动创建一个文档流(凭证流)。数据库中相关交易的凭证号码是相互关联的。如果某位客户对某张发票有疑问，财务代表可以方便地追溯到这位客户的原始订单文档去核对有关数据。例如表7-3。

表7-3　　　　　　　　文档流创建了一个审计线索

ERP系统中的管理会计模块

管理会计(management accounting)模块向负责领导和管理企业的经理们提供加强经营管理的财务成本数据，用来规划和控制日常发生的一切经济活动，并帮助企业领导作出各种专门决策的一整套数据处理系统。经理们可以通过管理会计模块所提供的信息掌握有关计划中的预期数据与实际数据之间的差异并根据这些数据制定订出下一步计划。关键的管理会计活动包括以下几种:

成本中心核算。成本中心是企业在进行成本核算时被视为一个独立账户的部门或分支机构，即所谓的成本独立会计部门。

利润中心核算。利润中心(profit center)是企业在进行盈利/亏损核算时被视为一个独立账户的部门或分支机构，即所谓的利润独立核算部门。利润中心核算就是对利润中心的盈利或亏损情况进行评估。

ABC(activity based costing)，基于业务活动的成本核算。ABC是一种以业务流程而不是以成本中心为单位进行成本监控的成本核算办法，它可以帮助企业确定各项业务流程的成本。

产品成本控制。产品成本控制活动的主要任务是计算制造某种产品或提供某项服务的成本。这为盈利能力分析工作提供了计算某种产品或服务毛利润水平所需要的信息。

盈利能力分析。盈利能力分析指的是对各细分市场区间进行盈利/亏损情况分析，市场区间可以按产品、客户或订单来加以划分。

汇总。这里所说的汇总指的是为企业中的各种外部和内部财务会计工作所需要的财务信息进行收集和整理。

利润中心核算、盈利能力分析和成本中心核算等活动不仅能帮助管理层对本企业的各项成本有一个全面的了解，还能帮助他们找出以下问题的答案:哪些产品的利润最大?哪些部门/地区创造的利润最多?哪些客户带来的利润最大?

近年来，通过建立利润中心或责任中心(responsible center)进行运营管理的企业越来越多。各个利润中心的经理不仅要对他/她自己的业务活动负责，还要对业务活动的盈利或亏损负责。利润中心核算子系统将创建关于这些利润中心经营情况的报告。

ERP系统中的管理会计模块就像是一个为企业在开展包括财务会计、物料管理、生产计划、人员管理、销售与配送在内的多种业务活动时所创建、更新和使用的财务信息而建立的一个票据清算中心，如表7-4所示。

表7-4　　　　　　　　管理会计与其他ERP模块的内在联系