系统中的人力资源模块

7.3.4　ERP系统中的人力资源模块

人力资源管理与决策、员工队伍建设工作都是现代企业最为关注的战略制高点之一。过去，有很多人力资源管理系统都把注意力放在了创建、维护和更新员工个人记录方面，企业很难利用这些数据来帮助做出决策，从而产生了一系列会影响到企业HR部门的工作质量和工作效率的问题。例如:

在人员招聘方面，公司在招聘优秀的销售代表方面遇到了越来越多的困难，更为雪上加霜的是公司现有销售代表中主动跳槽的人却越来越多，甚至新招聘的销售代表却在接受培训后不久辞职而去，白白为他人作嫁衣。

在员工信息管理与人员选拔方面，很难通过查询人力资源文件从公司现有人员里找出职务空缺的人选。比如说，该公司在几个月前就有一个Web设计师的岗位空缺，但直到现在也未能根据员工档案找到一位适合的内部人选。

在员工薪酬与福利的管理方面，对本行业某些重要而紧缺的工作岗位(比如销售经理)的薪酬标准不甚了解，公司希望能够通过提供有竞争力的薪酬留住人才，但又不想毫无必要地增加自己的综合成本。公司在员工福利方面的成本开支在过去几年里出现了大幅度的增加，公司希望能够找到一种好的办法来控制自己在员工健康福利方面的开支。一个好的信息系统无疑可以帮助它们对各种健康保险计划、提前退休计划和在职进修计划的成本和收益做出更好的评估。

从表面上看，这些问题中的绝大多数是因为缺乏关于员工本人、员工的技术技能、工作岗位、跳槽数据、薪酬数据和福利计划等方面的信息而导致的，但真正的原因却往往是经理们在需要做出决策或是需要向包括政府有关部门在内的各种外部机构上报材料时不知道从哪里可以查到这些信息。

在带有人力资源模块的综合性集成化ERP系统出现之后，由于企业现在已经可以对员工队伍的短期和长期发展趋势做出相当准确的预测，它们就可以根据本企业的长远发展目标从招聘、职业发展、薪酬待遇等多方面采取措施去吸引和留住自己所需要的人才了。

人力资源模块的基本功能

人力资源信息系统的更新换代与那些支持财务、市场营销以及生产和制造等活动的信息系统大体上是一样的。早期的人力资源信息系统的不足之处主要在于:

(1)数据冗余和难以维护。过去，企业需要依赖一系列彼此独立的专用软件来完成应聘人员跟踪、薪酬与福利计划、业务技能培训和员工出勤情况报告等工作。多种多样的应用软件难免导致数据冗余现象，而这又会给数据维护工作造成许多困难。

(2)与财务会计信息系统的集成化程度不够。我们认为，如果某种人力资源软件不能把自己负责维护和更新的关于员工福利、工资、劳动纪律等方面的信息与财务系统关联起来，它在企业中的战略价值就会大大降低。

ERP系统中的人力资源模块主要包括人力资源管理、福利管理、工资、考勤与劳动管理、员工/经理自助服务等几个组件。

人力资源管理模块负责记录关于每位员工从求职申请直到退休这段时间里的各种个人活动的信息。比较先进的系统甚至可以直接阅读求职者的个人简历并把有关数据输入数据库。

福利管理模块把员工数据与福利数据(比如员工申请参加各项福利计划时的申报数据)链接在了一起。比较先进的系统甚至允许员工通过Web来填写和修改福利计划申请数据。

工资模块的主要功能包括生成工资支票、替员工自动填写个人所得税纳税表以及把有关的会计数据发送到总分类账等。

考勤与劳动管理模块负责收集员工的考勤情况和绩效数据，这些数据将被用来生成员工考勤/绩效报告。

员工自助服务模块提供的基于Web的自助服务功能可以让本企业的员工们以自我服务的方式完成诸如报销差旅费、修改个人数据、申请福利计划和报名参加培训班之类的事宜。

从业务流程的角度来说，人力资源管理主要由岗位设置、空缺申请筛选/任命、薪酬、绩效管理、培训与个人职业发展、工资发放等活动组成。ERP系统可以支持所有上述人力资源业务流程，当然这些流程的管理是以员工信息数据为基础的。

人力资源模块与决策支持

除了对存储着关于员工、工作岗位、技术技能、求职者和员工绩效等信息的各个数据库进行维护以外，人力资源模块还能向企业提供很多员工队伍管理情况的信息。能不能帮助企业在招聘、任命、培训和锻炼员工等方面达到预期目的是衡量人力资源策略好坏的重要标准。

ERP系统中的人力资源模块还提供了很多种供人们用来进行“what-if”分析的查询和报表生成工具，这些工具可以帮助企业做出更有针对性的管理决策。

为决策工作提供支持的人力资源应用主要有“人力资本库”、“岗位控制”和“商务智能”等。

人力资本库可以帮助企业对员工从求职到退休这段时期内的技能变化情况和职业发展计划进行跟踪，还可以帮助企业对员工的绩效是否适应本企业的长远发展目标做出评价。比如说，当企业IT部门的某位员工开发出了一个对企业非常重要的应用程序时，企业就可以通过对他的技能进行跟踪而发现IT部门的其他员工还欠缺哪些技能，进而做出是否要投资于某项培训计划以便让大家都掌握这些技能的决策。

岗位控制。当把岗位控制与预算工作结合在一起时，经理们就可以对人力成本做出更好的计划和预算。比如说，如果企业已经做出了一项旨在限制合同工厂管理人员人力成本的战略性决策，就需要把岗位控制与预算工作结合起来以保证这项决策能够得到有效的执行。

商务智能。这里所说的“商务智能”是指人力资源模块所提供的各种高级分析工具可以帮助管理层把握企业的人力资源整体变动趋势。这些工具可以进行包括跳槽情况分析、招聘与培训情况分析、工资/员工队伍建设情况分析等在内的多种高级分析，发现企业的人力资源都有哪些值得关注的动向。商务智能对企业了解这些趋势和制定人力资源策略有着重要的意义。