系统中的销售与分销模块

7.3.1　ERP系统中的销售与分销模块

虽然在应用ERP之前，企业也使用各种市场营销类软件，以支持市场营销工作中的业务活动流程和管理控制流程，包括合同管理、销售管理和销售分析/预测等。ERP系统里的销售与分销(sales and marking)模块与传统意义上的市场营销软件还是有区别的:ERP系统提供的是一种高度集成化的市场营销支持系统，包括合同文件、订单录入文件和销售历史文件在内的各种信息都被纳入一个集成环境当中。

有了ERP市场营销模块，当客户下达订单时，销售部门只需把这份销售订单及时地录入系统里就可以了。系统将首先安排好这份订单的出货日期，再根据出货日期倒排进度把准备物料、向供应商订购零部件和生产排程等事情安排妥当(由生产计划与物料管理模块执行)。ERP销售与分销模块将核查客户的信用额度、更新销售预测数据并生成一份物料清单，再把销售人员的佣金提成和这份订单的产品成本和利润计算出来。最后，ERP市场营销模块还将对资产负债表、应收账款、各分类总账等会计数据和其他财务信息进行更新。

从销售流程的角度，ERP销售与分销模块主要包括售前活动、处理销售订单、提取存货、交货、账单票据制作、接受和处理客户付款等子系统，其中后两项由ERP财务模块负责处理。下面对这些子系统的内容作一简要介绍。

售前活动

第一步称为售前活动。在这一步，客户可以获得关于公司产品的定价信息。该信息可以由两种途径中的一种来提供——询价和报价。两种途径都向潜在客户提供定价信息，不同之处在于书面的报价是具有法律约束力的文件——卖方向买方保证，在某特定时期，买方可以以报价价格购买产品。

售前活动也包括市场营销活动比如客户跟踪访问:打电话、登门拜访和寄邮件。可以对有关客户的数据进行维护，所以可以根据特定客户的特点生成邮件列表，增加有目的的市场营销力度。

销售订单处理

在ERP系统中，销售订单处理是为记录销售订单而采取的一系列行动。因为ERP系统是整合的，销售订单可以从事先报价或询价开始。任何从客户那里收集来用于支持报价的信息(联系人姓名、地址和电话号码)都立即被包括在销售订单中。

销售订单处理中一些更为重要的环节是记录购买的物件、确定售价和记录订货数量。通常，ERP系统中有许多定价选项。例如，针对产品的折扣，数量折扣，就配置于系统中，此外还有既根据产品也根据客户而定的折扣。要配置复杂的定价方案，需要大量的工作，但是一旦系统配置好，它会为每个消费者自动计算正确的价格。

在销售订单处理过程中，ERP系统通过检查ERP中央数据库中应收账表，将订货值加上余额再将结果与消费者信用额度(数据库也可提供)作比较，来检查消费者的信用可用度。如果消费者有可提供的信用，订货就完成了。如若不然，就采取矫正措施，这取决于供应商如何配置ERP系统(放弃订货、电话通知消费者检查近期支付情况或与会计部门联系)。

提取存货

当记录订单时，ERP系统会检查存货记录和生产计划记录以确定所需材料是否能够按消费者期望的日期发货。这种估计包括预期运输时间，考虑到周末和节假日。在ERP系统中，可提供量是自动检查的——在ERP系统配置后，如果它预期到存货不足，可帮助及时增加计划产量。

交货

当大多数人听到“交货”这个词的时候，他们联想到的是卡车拉到一个装卸码头，箱子被运进库房。但是在ERP系统中，“交货”这个词意味着出具凭证，库房可凭此提货、包装和运输货物。交货允许创建归类成批发货，这样仓储和运输活动都可以高效开展。例如，提货时合并相似订货，或根据它们如何运输、运输到哪里将订货归类。

一旦凭证已创建用于提货、包装和运输，凭证就转入物料管理模块，在那里执行提货、包装和运输等仓储活动。

账单票据制作

接下来，ERP系统通过把数据复制到发票凭证上，用销售订单数据来生成发票。该凭证可打印和邮寄、传真或以电子化形式传给客户。此时，会计记录也得到了更新——应收账款账户被借记(增加)，销售账户贷记。

付款处理

当客户付款(当面付款或通过电子方式)时，该过程又是由ERP系统来处理。借记现金账户，贷记客户账户(减少)。注意，该交易的及时记录会对接下来的客户信用检查的及时性和精确性产生影响。否则，将导致客户信用管理出现问题，这也是集成化的ERP与传统的分散信息系统相比所具有的优势。上述功能总结为图7-10。

ERP销售与分销模块给企业带来的好处主要有:

标准化的代码:每一个客户都有一个标准化的代码。

共享的公用数据库:公用数据库支持所有的模块。

图7-10　销售流程中各子系统的功能总结

标准化的单据和文档:标准化的文档编号(比如销售订单编号)将伴随有关文档贯穿市场营销流程的各个环节。

审计线索:标准化的文档编号能帮助企业跟踪并处理好分期发货、分期付款和退货等事宜。比如说，每份订单在其生命期内都有一个标准化的文档编号一直伴随着它，就算发生分期发货、分期付款和退货等情况也是如此。这样的文档流不仅有助于防止文档本身被弄混或其内容出现错误或误差，更重要的是还有助于保证财务数据的准确一致。

数据的集成化:销售记录和财务记录被集成在了一起。

ERP系统不仅有助于企业搞好销售、财务、人力资源和制造等方面的工作，还为企业实现客户关系管理(CRM)和供应链管理(SCM)等高级应用提供了基础。CRM代表着企业与客户进行沟通和交流的系统，SCM则代表着企业与供应商进行沟通和交流的系统。第8章将对SCM和CRM作进一步的介绍。