会议筹备小组分工

第三节　会议筹备小组分工

一次成功的会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力是很难胜任的，所以大部分时候需要对任务进行分解，人员进行分工，成立会议筹备小组，各小组之间相互协作，共同完成会议的筹备工作。

一、成立会议筹备小组的原则

一是“对口原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组;

二是“平均原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡;

三是“明确原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确;尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束;

四是“精干原则”，一般人员不要太多，精干、高效为要。

二、筹备小组的工作职责和工作内容

会议筹备小组的职责和工作一般有：确定会议目标、会议选址、定义与会人群、确定会议持续时间、确定会议日期、调配资源、选择后勤人员、批准预算。

筹备小组一般下设有领导小组、会务组、材料组与宣传组、活动组、后勤与保卫组等等。

1.领导小组

主要负责会议的组织领导工作，负责协调其他小组之间的工作，负责审核会议材料，审核会议经费预算方案、会议筹备方案等。

2.会务组

主要负责拟订会议预算和会议经费报批;联系大会会场和代表住宿地;制作各种证件;订购会议所需用品;做好各种联系协调工作。

3.材料与宣传组

主要负责起草工作报告、领导讲话、各种文件和简报工作，负责会议记录、新闻报道、宣传、会议的总结等工作。

4.活动组

主要负责会议期间各种活动的设计、策划和组织实施等工作。

5.后勤与保卫组

负责会议期间后勤服务工作、医疗救护、安全保卫工作。