确定会议工作机构与人员分工

任务三　确定会议工作机构与人员分工

学习目标

能力目标：能够根据不同会议类型以及会议规模确定会议工作机构与人员分工。

知识目标：了解一般会议工作机构的组织原则，掌握会议工作机构各部门的工作职责。

任务描述

××公司2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会正在紧张的筹备之中。会议议题和会议名称已经由总经理审定后正式确定。总经理交给秘书××一个任务：这是一个很重要的会议，内部涉及部门多，需要协调;外部合作单位多，需要谈判。必须成立会议组织机构，统一协调整个会议组织工作。

如果你是公司总经理办公室秘书，请你根据实际情况，初步拟定会议组织机构。

●任务分析会议的工作机构是会议成功进行的组织保障。成立会议筹备机构首先要根据会议规模、会议内容的多少、会议类型等，确定需要成立哪些会务工作部门，其次每个部门应该有本单位哪些方面的人员参与，最后需要确定每个部门每个成员的工作分工与职责。秘书初步拟定会议组织机构部门和成员后，必须报主管领导审核同意后，才能最终确定。

基础知识

一次成功的会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，牵涉到方方面面，各项工作相互联系，彼此交叉。仅凭秘书或者办公室“一己之力”是很难胜任的，因此，必须合理分工，统筹安排。需要对任务进行分解，人员进行分工，成立会议工作机构，各分支机构之间相互协作，共同完成会议的筹备、服务工作。

为筹备和组织特定的会议而临时组建的会议工作机构常见的名称有：××会议筹委会、××会议筹备组、××会议筹备办公室、××会议秘书处等，其内部还可分设秘书、宣传、保卫、后勤、组织、生活服务等分支机构，在会议领导机关的统一领导下，分头开展工作。

一、成立会议工作机构的原则

一是“适宜原则”，即根据会议的规模、类型、内容多寡，因地制宜，设置相应的机构。既不能“小马拉大车”，也不能“杀鸡用牛刀”。

二是“对口原则”，专业的人做专业的事。比如，会务工作总负责一般由富有会议组织经验的办公室负责人担任;与经销商的沟通，市场销售部门是对口部门;与专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面。会议文书由办公室秘书负责;会议用车对口后勤部门等等。

三是“平均原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡;

四是“明确原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推诿的现象。另外，隶属分工和横向协作都要明确，尽管会议工作机构是临时性组织，但加入其中的人员也应受其约束。

五是“精干原则”，一般人员不要太多，力求精干、高效。

二、会议工作机构的工作内容和机构类型

1.会务工作内容

一般的会议所涉及的会务工作可以归纳为以下几个方面：

(1)准备会议材料。重点是会议主题报告和领导人讲话稿，也包括会议期间的简报编撰以及会议后期的总结和纪要的撰写。

(2)准备会场。涉及会址的选定、会场布置、会议音响设备调试检查、座次的编排和座位卡的配置等等。

(3)会间事务服务。会间事务是会议各项议程推进过程中产生的相应的事务，此项工作是直接保证会议顺利进行的重要工作。

(4)会议接待。主要是与会人员的迎送、交通服务以及与会人员的安全保障工作。

(5)会议宣传。主要负责对外宣传，适时报道会议情况，撰写、编发简报等工作。

(6)会议后勤。主要是保证会议的物资用品。

(7)会议安保。主要负责安全保卫工作。

2.会议工作机构类型

根据会议的规模、类型以及会议的内容的多寡，可以考虑成立不同的会议工作机构。

(1)三级会务工作机构

所对应的是大型会议或超大型会议。分为三级，第一级：大会筹备(或组织)委员会;第二级：大会筹备(或组织)委员会办公室;第三级：各职能处(组)——秘书处、宣传处、外联处、保卫处、后勤组等。在这种类型的大会筹备(或组织)机构中，筹备(或组织)委员会的负责人即是大会负责人;办公室负责人即是筹备(或组织)委员会的组成人员;各职能处(组)的负责人是筹委会办公室的组成人员。个别会议材料工作量较大的会议，宜单独成立材料组。

(2)二级会务工作机构

所对应的是中型会议。分为二级，第一级：会议筹备办公室;第二级：秘书组、宣传组、保卫组和后勤组。

(3)一级会务工作机构

所对应的是小型会议。只有会议秘书组(或称会务组)这一级办事机构，由会议领导指定一个人牵头负责，并根据会务工作内容配备适当的人员，共同完成会议筹备与服务工作的全部有关事宜。

工作实例

公司的大型会议通常牵涉到公司的各个部门。一般来说，为协调各部门工作，公司的高层及分管副总应在会议筹备小组中担任一定的职务。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，所以说，在分组安排过程中，赢得各个部门的理解和支持很重要。

在成立“××客户联谊会暨新产品订货会”会议筹备工作组过程中，公司刘××总经理十分重视，亲自担任会议筹备领导小组组长。他还在筹备组成立会上要求，各个部门要紧密配合，要尽全力将此次会议开好，他还要求公司其他几位副总、部门经理要参与会议筹备，担任筹备领导小组成员。

根据此次会议规模及任务要求，秘书认为应采用“二级会务工作机构”，即会议筹备办公室;下设秘书组、宣传组、保卫组和后勤组等各级分支机构，并草拟了“会议筹备小组”报总经理批准。具体分组及工作分工如下：

××公司2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会筹备小组名单

一、会议筹备领导小组

组长：刘××(总经理)

组员：王××(办公室主任)、李××(市场销售部副经理)、王××(生产部经理)、刘××(公关部经理)、张××(后勤部部长)

主要职责：

1.负责会议的组织与领导

2.协调各小组之间的工作

3.审核会议的筹备方案

二、会务组

组长：张×(秘书)

成员：由各相关部门抽调1－2人。

主要职责：

1.负责拟订会议预算和会议经费报批;

2.负责联系大会会场和代表住宿地;

3.布置会场;

4.负责草拟和发送会议的通知，负责拟定会议议程、日程等;

5.负责各组会议记录工作;

6.负责落实列席人员和工作人员名单;

7.为宣传组提供专访人员名单;

8.制作各种证件;

9.订货会议所需用品;

10.做好各种联系协调工作。

三、材料与宣传组

组长：马××(秘书)

成员：由办公室、公关部抽调人员组成

主要职责：

1.负责起草领导讲话、工作报告、各种文件和简报工作。

2.负责会议期间工作的总结、宣传等工作。

3.负责会议期间和新闻媒体联系，及时组织新闻报道。

四、接待组

组长：韩××(公关部副主任)

成员：由公关部、后勤部抽调人员组成

主要职责：

1.会前和嘉宾、与会者联系，落实到会的方式和时间;

2.拟订接待方案，安排接待人员，对接待人员进行分工、培训;

3.做好各项接待工作。

五、活动组

组长：马××(市场营销部副主任)

成员：由市场营销部、公关部抽调人员组成

主要职责：

主要负责会议期间各种活动的设计、策划和组织实施等工作。

六、后勤与保卫组

组长：陈××(后期部副部长)

成员：由后勤部、保卫部抽调人员组成

主要职责：

1.负责制定应急处置预案和安全保卫方案;

2.负责会议期间后勤服务工作、医疗救护、安全保卫工作。

(注：各小组按上述主要职责，对全组的工作任务进一步分解，责任到人，切实做好会议筹备、服务工作。若遇到重大事项，需及时向组长和领导小组报告。)

训练项目

成立会议工作机构及人员分工

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握根据会议规模和类型成立会议工作机构及分工的方法。

(2)实训背景。某校人文系拟召开人才培养创新研讨会，会议将邀请全国相关院校领导、专家约100人与会。

(3)实训内容。如果你是该系办公室秘书，请根据实训背景，设计一份会议工作机构及分工名单，要求符合成立会议筹备小组的原则，分工明确。

复习思考题

1.成立会议工作机构的原则有哪些?

2.会议工作机构的工作内容有哪些?

3.会议工作机构类型有哪些?