商务接待与会议筹备

综合实训二　文书拟写、商务接待与会议筹备

一、实训背景

南京××集团要申请成立中国××××协会会员单位，在经中国××××协会同意后，该集团拟在近期召开会员单位成立大会，届时将邀请国内知名的研究专家谭××教授到会授牌、邀请省内兄弟公司负责人参加会议，会期2天，第一天分会成立大会、嘉宾致辞、授牌仪式、文艺演出等，第二天上午参观该集团的生产基地，下午返程。

二、实训内容

1.请以该集团的名义给中国××××协会拟写一份成立分会的请示，再以中国××××协会的名义给该集团发一份同意该集团为会员单位的批复，并根据实际情况模拟以下几个场景。

场景一：2010年12月25日，南京××集团总经理吴××把秘书李××叫到办公室，让李××给中国××××协会拟写一份关于加入中国××××协会，成为会员单位的请示，请示拟写好拿给他审核。

2.接到中国××××协会的批复后，请拟一份分会成立大会筹备方案，交吴××总经理审核，并模拟以下几个场景。

场景一：2009年3月25日上午，总经理吴××打电话将秘书李××叫到办公室，告诉她会员单位成立大会的主要内容、时间和地点，并向她强调此次会议的重要性，让她尽快写好会议筹备方案，以便各部门早做准备。同时，吴总还让李秘书为他准备一份发言稿，用在正式开会时作为欢迎词，发言时间不超过3分钟。请拟制一份会议计划和一份总经理发言稿。

场景二：3月26日，李秘书将写好的会议筹备方案交给吴总，吴总看过以后认为可行，在会议计划上签字批准。李秘书根据计划内容，给兄弟单位主要负责人发邀请函，以快件邮寄的形式，将邀请函发送给省内五家著名的生产企业的老总和谭××教授，并在发出后第三天，打电话与这五位总经理联系，得到的信息是他们将准时赴会。请拟写一份邀请函，并演示发送邀请函的过程。

场景三：4月6日，李秘书和办公室同事讨论会场布置情况。根据会务分工，总经理办公室秘书小刘协助李秘书进行现场布置，李秘书向小刘提出布置会场的要求：本次会议为会员单位成立大会，有揭牌仪式，会议地点选择在公司多功能厅，有投影仪和投影屏、设置主席台，并安排好主席台的座次，要准备横幅、有鲜花装饰等。请演示讨论会场布置的过程。

场景四：4月8日，李秘书打电话到江苏省会议中心——南京宾馆酒为到会的嘉宾预订酒店房间，五位总经理将各带一位助理，10人均在4月12日下午达到，谭教授一人，4月12日中午到达。宾馆前台接待员为徐小姐，请演示秘书的电话预约过程。

场景五：4月13日上午8：30，李秘书将嘉宾引至会场，总经理吴××和副总肖××到门口迎接，吴总与客人们都认识，郭副总与客人们是初次见面。请演示接待工作过程。

场景六：4月13日上午9：00，会员单位成立会议开始，与会者进入会场签到，负责签到的工作人员是小陈，出席本次会议的主要有：总经理吴××、副总肖××、商务执行经理宋××、人事经理刘××、技术执行经理方××、李秘书，到会的嘉宾，公司员工代表等一同出席了会议。会议由吴总经理主持，他先把到会嘉宾介绍给大家，再发言说欢迎词，会议由李秘书负责记录，会场工作人员小陈负责发会议资料，同时负责倒茶等后勤服务。请演示会议开始的过程。

场景七：欢迎词完毕，邀请嘉宾代表××集团夏××总经理致辞。致辞完毕，由谭××教授和吴总经理一起，举行揭牌仪式。请演示揭牌的过程。

场景八：会议结束后，李秘书将本次会议形成的文件(包括：会议计划、会议邀请函、领导发言稿、会议记录和照片等)收集齐全，整理后归档，请演示秘书收集文件归档的过程。

3.会员单位成立时，由于邀请了谭××教授和省内同行专家，请你拟一份接待方案一并交系主任审核，并模拟以下场景。

场景一：国内著名的不锈钢研究专家谭××教授，坐4月12日上午10时的飞机，中午12时到南京禄口机场。请准备接站牌、车辆等，接到谭教授后，协助谭教授办理酒店入住手续。演示机场接待和宾馆入住手续的办理过程。

三、实训目标

通过实训，要求学生掌握商务接待的程序和方法，掌握接待中的礼仪;能够独立或者小组间协作，筹备中大型会议。

四、实训方式

1.以小组为单位进行全过程演练，结合讨论、模拟部分场景训练，分角色扮演。

2.以个人为单位完成相关文件资料。

3.以小组为单位，每组派出一名代表参加实训成果汇报，并将汇报材料制作成幻灯片。

五、实训提示

1.书写请示的注意事项

(1)请示要坚持“一文一事”的原则。为便于上级机关批复，请示应一文一事，不能一文数事，如同综合报告，这样可避免辗转传递，影响工作效率。

(2)请示的主送机关只能是一个。不能搞多头请示，以免造成责任不明，互相推诿，或领导机关批复的意见不一致，下级机关难以处理的现象。如涉及几个上级机关，主送机关应是对请示事项有处理义务的上级机关，对其他上级机关则可用抄送的形式。

(3)要逐级请示。请示应按隶属关系逐级请示，一般不能越级。如遇特殊情况，如事情重大或特别紧急，若按常规逐级请示就会延误工作;或就同一问题曾多次向直接上级机关请示，却迟迟得不到答复等，可以越级向更高一级机关请示。但越级请示时，必须同时抄送越过的上级机关。

(4)如果是联合请示，应搞好会签，要充分协商，联合行文。

2.会议筹备方案包含的要素选择

会议筹备有一定的程序和要素，不是说所有的会议都必须要素齐全，像这次会员单位成立大会、揭牌仪式的要素选择可以有以下几点：

选择布置会议场所、会场布置及会场布局;拟订会议议程和日程;确定与会者名单、制发会议邀请函;安排会议食宿;准备会议资料、会议用具;会议经费预算;检查设备;接站工作;报到、签到工作;对外宣传新闻媒体的邀请;照相服务等。

3.接待方案包含的要素

(1)确定接待规格

(2)拟定接待计划

(3)接待经费预算

(4)人员安排

六、实训成果汇编

实训结束后，将实训期间形成的文字材料、图片资料、影像资料等进行整理，并装订成册，形成实训成果汇编。实训成果汇编主要包括以下资料内容：

1.会议筹备方案

2.会议邀请函

3.会议签到表

4.开幕辞、领导讲话稿

5.公司产品手册

6.大幅宣传海报

7.与会人员通讯录

8.活动过程等照片

9.会议记录、会议纪要、会议简报

10.会议总结

七、实训考核方式和标准

1.实训考核方式

实训任务完成后，学生必须参加实训成果汇报。参加实训成果汇报，必须将汇报材料制作成幻灯片。汇报后，先由学生之间互评，接着由教师进行点评，最后教师根据学生实训任务完成情况，并结合学生成果汇报时的表现综合评分。

2.评分标准