建立系统的基本条件及系统的调查研究

9.5.1　可行性分析

1.建立系统的基本条件

建立一个好的管理信息系统，必须要有一个好的管理基础。所谓好的管理基础，指的是合理的管理体制、完善的制度、科学的管理方法和准确的原始数据。与企业管理相比，我国的学校管理在这方面占有较大的优势。应该看到，我国发展学校管理信息系统的时间还不长，设计开发的实际经验也很不足。要使管理信息系统在学校建立、使用，并从中获得巨大的效益，必须具备以下基本条件：

（1）符合教学实际的需要。符合教学实际的需要是学校管理信息系统开发成功的前提条件和基本依据。各个学校因为类别、规模、管理结构和管理习惯的差异而所需的管理信息系统也都会有差别，具体的管理信息系统的功能要依据各个学校的不同需求，不同特点来确定，不能一概而论。

（2）领导重视、管理人员积极性高。管理信息系统的建立，需要学校提供资源、经费、人力和时间，要涉及管理体制、规章制度的变化、调整和大量数据的编码、表格形式协调等工作，这些学校管理的全局性问题必须在学校高层领导的重视和支持下才能获得解决。一般说来，校长的决心是研制学校管理信息系统的成败关键。

管理人员的积极性也是不容忽视的条件。管理人员是管理信息系统的直接用户，他们的积极性和配合程度，关系到管理信息系统的使用效果和生命力。

（3）具备一定的资源条件。管理信息系统的资源主要包括计算机硬、软件设备，不间断电源、空调等辅助设备和计算机房设施等，有条件的学校应尽量发掘和利用现有计算机设备。管理信息系统的费用可分为开发费用和运行费用，前者包括设备购置、人员工资、培训和开发过程中的一系列支出等，后者包括机器运行、维护和修理费，人员工资和水、电、纸张和软盘等日常开支。

要有足够的资金保证，才能顺利完成整个系统的开发工作。当然，资金的投入也可以在开发和运行过程中分阶段进行，在逐步取得阶段成果的基础上补充更多的资源。

（4）组织一个强有力的开发小组。管理信息系统的质量，在某种意义上直接取决于开发人员的水平和素质。开发小组的人数因系统规模大小而异，通常包括系统分析员、程序员、数据录入员和硬、软件维护人员。由于管理信息系统的开发通常是从逐个子系统分期分批进行的，同时，已开发完毕投入使用的系统仍需不断维护、改进和完善，因此这个开发小组应该在相当长的时期内存在。

2.系统的调查研究

信息系统的调查研究是整个管理信息系统建立过程中的基础阶段。因为新系统是在现有系统基础上发展而成的，所以首先应对现有系统进行全面的调查和分析，通过对用户需求的调查，提出新系统的开发目标，并进行可行性研究，为新系统开发能否进行提供定量和定性的依据。初步调查是为了了解现有系统的概貌、规模等基本情况，从而确认新系统的目标。该阶段需调查的主要内容有：

（1）现行系统的概况：当前规模、功能、工作效率、归属部门等。

（2）组织机构：现行系统的组织机构，归属关系、人员安排等，它不仅为新系统各功能子系统的划分提供依据，还可进一步暴露组织和人事方面的不合理现象。

（3）管理流程及工作步骤：现行系统中各管理职能部门（教务、财务等）的管理业务流程、各种数据在收集、整理、输入、存储、处理和输出各个环节的具体加工步骤，主要单据、表格的来源和去处等，从而得到较为完整的信息流程。上述各项内容在系统分析阶段中还需进一步作详细调查。

（4）当前系统的薄弱环节：在调查中应善于发现问题并找出其前因后果，这些问题往往是新系统中要解决和改进的主要问题。

（5）建立新系统的资源情况：为了建立新系统，学校或主管部门准备投入人力（何种技术水平、有多少人）、财力（多少场地和设备、多少资金）和时间（可以给多长开发时间）的基本情况，对于已有计算机设备的学校，应详细调查其功能和目前使用状况，考虑在新系统中充分发掘其潜力。

（6）各部门管理人员对新系统目标持有的看法，以及对建立新系统的态度。

3.可行性分析

在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标，即新系统建立后所要求达到的运行指标，这是系统开发和评价的依据。新系统目标应充分体现学校的战略目标、发展方向和基本特点，直接为学校管理服务，同时，新系统目标应该和现行系统的各项基本功能密切相关，并且可以分期分批实现。需要指出的是，新系统目标不可能在现阶段就提得非常具体，它还将在开发过程中逐步明确和定量化。新系统目标的提法不尽相同，例如：提高工作效率和减轻劳动强度；提高信息处理速度和准确性；提供新的处理功能和决策信息；为教学、科研提供更方便的服务项目，等等。

新系统的目标确定后，就可以从以下三方面对能否实现新系统目标进行可行性分析：

（1）技术可行性。根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备，一般可从硬件、软件的性能要求、环境条件、技术人员水平和数量等方面去考虑和分析，其中开发人员的技术力量应首先考虑能力与水平，并考虑近期内可以培养和发展的技术人员。

（2）经济可行性。估算新系统的开发费用和今后的运行、维护费用，估计新系统将获得的效益，并将费用与效益进行比较，看是否有利。

开发、运行和维护费用主要包括：

·购买和安装设备的费用：计算机硬件、系统软件、机房、电源、空调等；

·软件开发费用：若由本单位的技术人员开发，则该项费用可以计入下面的人员费用一项；

·人员费用：系统开发人员、操作人员和维护人员的工资、培训费用等；

·消耗品费用：系统开发所用材料、系统正常运行所用消耗品，例如水、电费、打印纸、软盘、色带等开支；

·其他费用。

系统的效益可以从经济效益和社会效益两方面考虑。对于学校管理信息系统则应着重分析其社会效益。例如，系统投入运行后可以提供哪些以前无法及时提供的信息，用户查询和使用信息的方便程度提高多少、速度增加了多少，对于管理人员进行决策提供了多少帮助等等。

（3）运行可行性。对新系统运行后给现行系统带来的影响（包括组织机构、管理方式、工作环境等）和后果进行估计和评价。同时还应考虑现有管理人员的培训、补充，分析在给定时间里能否完成预定的系统开发任务等。按上述三方面进行可行性分析、研究后，就可整理并编制出新系统开发的可行性报告。

4.需求分析

需求分析是学校信息管理系统开发过程中的一个重要阶段。由于系统开发人员熟悉计算机，但是不熟悉学校的教学管理，而管理人员熟悉学校教学管理方面的应用但不熟悉计算机，因此对于同一个问题，开发人员和管理人员之间可能存在认识上的差异。在需求分析阶段，通过开发人员和管理人员的广泛交流，最终形成了一个完整的、清晰的、一致的需求说明。可以说，需求分析的好坏直接影响到学校信息管理系统开发的成败。下面我们谈谈需求分析的任务。

（1）确定学校信息管理系统的综合要求。

·系统界面的要求，它描述学校信息管理系统的外部特性，即哪些是用户输入的数据，哪些又是系统向用户输出的数据；

·系统的功能要求，即列出学校信息管理系统必须完成的所有功能。如图书资料管理系统应包括：采购、登记、分编、流通和检索等五个功能和独立的子系统；

·安全性、保密性和可靠性方面的要求。如对某些用户开发部分功能，对某些用户可以赋予完全的权限等；

·系统的运行要求，如对硬件、支撑软件、数据通信口的要求等；

·异常处理要求，即在运行过程中出现异常情况时应采取的行动以及希望显示的信息。如，当用户超出使用权限提示的相关信息的确定；

·将来可能提出的要求，这主要是为将来可能的扩充和修改做准备的。

（2）分析学校信息管理系统的数据模型。它包括基本数据元素，数据元素之间的逻辑关系，数据量，峰值等。常用的数据描述手段是E－R模型。

（3）导出学校信息管理系统的逻辑模型。常用数据流图、数据字典、决策树、判定表等。

（4）修正开发计划。在明确了用户的真正需求后，可以更准确地估算软件的成本和进度，从而需要修正开发计划。

需要强调的是需求分析阶段主要强调学校信息管理系统需要“做什么”，而学校信息管理系统“怎么做”则是由软件设计阶段来完成的。