浅析城建档案的数字化和异地备份

浅析城建档案的数字化和异地备份

周素兰

（仙居县建设局建设档案馆）

摘　要：从汶川地震到芦山地震，我们可以发现在城建档案管理中，还存在很多问题，尤其在安全管理方面的问题更大。档案数字化较之传统档案管理，有提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护的作用，档案的使用更加安全等特点。重要档案异地备份，更是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的积极举措，是档案保护的长效机制。

关键词：城市建设　档案管理　数字备份　异地备份

古往今来，许多自然灾害毁损了大量宝贵的档案资料。作为档案工作的决策者和工作者，如何制订切实有效的措施，以提高城建档案工作应对地震、台风、雨雪冰冻等自然灾害和突发公共事件的能力，确保档案安全，充分发挥城建档案在各类灾害、事故的灾前预防、灾时应急和灾后修复等工作中的作用，已经成为社会各界共同关注的重要课题。

一、当前城建档案数字化和异地备份中存在的主要问题

从汶川地震到芦山地震，我们可以发现在城建档案管理中，还存在很多问题，尤其在安全管理方面的问题更大，主要体现在以下几个方面：

（一）对档案数字化和异地备份的认识不到位

不少城建部门领导、管理人员对档案数字化和异地备份工作不够重视，认为档案工作只要把建设项目资料收集好、保管好，需要时能查到就可以了。各地城建部门的档案数字化基础普遍比较薄弱，一些规模较大的档案馆，档案数字化也刚刚起步，或只开展了档案机读目录著录工作。对于异地备份，不少领导认为这是地震多发地区要做的事，对浙江而言根本没有必要，更有的档案馆担心因异地备份而可能引起的特色资源流失问题，不愿投入大量精力和资金开展档案数据备份。

（二）档案数字化和安全保障经费投入严重不足

档案的经费严重短缺，是制约档案数字化和安全保障工作开展的首要问题。无论是配置档案信息化管理软硬件设备，还是开展档案异地备份工作，都需要大量的资金。各地政府财政有一定困难，是摆在面前的客观事实，经费问题就成为不能实施的主要原因。加上异地备份工作的日常运转、日常维护，需要大量的人力、物力、财力，这对档案部门来说，确有相当大的难度。

（三）档案基础业务不规范

不少城建部门在落实档案安全制度时，普遍流于形式，安全意识不强，工作流程不够规范，工作效率低，随意性大，使得档案安全工作落不到实处，以致当灾难发生时，档案损失惨重。

二、实现城建档案数字化和异地备份的必要性

城建档案数字化是指利用计算机等技术把各种传统载体的城建档案资源转化为数字档案，并以数字化、网络化方式存储、管理、共享而形成一个有序档案信息库的过程。通过开展城建档案数字化，可以大大提高档案管理和机关办公效率，提升单位的档案信息服务水平。其必要性主要体现在以下几个方面：

（一）开展城建档案数字化，是城市建设发展的必然要求

城建档案，作为城市发展历程的真实写照，囊括了在城市规划、建设和管理活动中形成的房屋建筑、道路桥梁、地下管线等各类重要工程档案。这些档案可以为房屋倒塌事件提供灾前的危房鉴定与预警依据；可以为灾时的人员疏散方案以及灾后的房屋修复重建和质量事故鉴定提供依据；可以为桥梁倒塌事件提供灾前的桥梁承重量控制依据，灾时的交通疏散路线和桥梁加固依据，以及灾后的桥梁修复或重建依据；可以为管道破损事件提供管线高程、埋深、材质、管径、权属单位、阀门位置等相关维修信息……这些信息，对于提高各种紧急突发事件应急处置的效率，减少各类灾难带来的损失，具有十分深远的重要意义。实现城建档案数字化和异地备份不仅能促进城市建设发展，而且能减少各类灾害和事故带来的损失，促进国民经济持续稳定发展。

（二）开展城建档案数字化，是加强档案管理和利用的客观要求

社会的发展，突显了档案工作的重要性，档案工作的数字化建设，更是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案数字化较之传统档案管理，有提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护的作用，档案的使用更加安全等特点。重要档案异地备份，更是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的积极举措，是档案保护的长效机制。城建档案数字化管理后业务工作人员可不受时间、空间的限制随时进入自己权限范围内的档案管理系统查阅各种城建信息市民查询所需城建档案。同时，它有利于档案原件的保护。利用者通过网络访问档案信息库的资源通过打印设备得到的仅是档案原件的复制品这样既可以减少原件的借调频率又可避免复印机等光电设备对档案的伤害。

（三）开展城建档案数字化，是服务党委、政府工作大局的迫切需要

档案安全事关民生权益保障和社会和谐稳定，是加强和创新社会管理、建设平安浙江的重要基础工作。浙江省委、省政府高度重视电子文件和数字档案登记备份工作。2009年省“两办”在全省部署开展档案与电子文件登记备份工作，要求“十二五”期内全省60%以上的机关、国有企事业单位建成数字档案室，并完成各类对国家和社会具有保存价值的重要档案的登记备份工作。台州市“两办”也下发通知，对档案数字化和异地备份工作都提出明确要求。

三、加强城建档案数字化和异地备份的主要对策措施

针对当前档案数字化和异地备份管理方面存在的问题，应重点做好以下几个方面：

（一）必须进一步加强档案数字化工作

当前档案主要通过数字化方式进行异地备份。因此，要开展重要档案的异地备份，关键是档案数字化前处理工作，将文字、图表、声像等各种形式的传统档案，通过扫描、录入等方式转化为数码形态，建立档案目录和全文数据库。

首先，积极争取数字化所需的资金保障。在汶川和芦山大地震时，灾害对档案工作带来了不可估量的损害，我们应该从这些灾害事件中吸取教训，积极争取各地党委和政府支持，加强档案安全管理的必要经费保障。其次，在数字化工作中积极应用各种先进技术手段。当今信息技术十分发达，硬盘、光盘技术越来越成熟，其存储空间也越来越大，扫描设备的速度和质量也在逐步提高，各种档案数字化管理软件的功能也趋于完善。第三，加强对档案管理人员的信息化培训。随着档案数字化等工作开展，对档案人员的要求越来越高，不仅需要掌握档案学理论，还要熟悉计算机管理及现代化设备的操作技术等知识，这就需要加强业务培训和自身学习。

（二）做好城建档案的异地备份工作

事实上，不只是地震，其他如洪涝灾害、特大雪灾、冰雹、台风等自然灾害，以及火灾、战争等突发事件，都有可能威胁到档案的安全。那么，如何才能有效应对这些威胁呢？异地备份无疑是一条确保房产档案安全的有效途径，是档案安全体系建设的重要一环。建立档案异地备份，可以使重要的档案避开同一灾害对档案造成的损害，从而对档案起到保护作用。针对汶川地震造成当地档案资料严重损失的情况，国家档案局发出通知，要求各地档案主管部门开展本地重要档案的电子化、数字化载体在异地备份的相关工作，以确保档案的安全和应急利用。具体要求是“对各类数据进行定期异地备份，并有电子和书面备份记录”。因此，电子档案的异地备份工作应当引起各地主管部门的重视。

所谓异地备份，安全保存是第一目的，备份数据一般不提供利用。所以，备份档案的存放管理（装盒、装箱、上架）与一般的档案管理业务应有原则性区别，其关注点：一是防火、防潮、安全保密；二是便于搬运；三是不同载体保管环境要求不同，最好分库存放。建设规划行政主管部门，要高度重视并积极督促城建档案馆开展档案信息化建设。根据工作需要，适时、有序推进馆藏档案数字化，并加强与其他地区建设规划行政主管部门之间的联系与协作，通过东西结合、南北合作以及跨省市之间的协作，积极开展本地重要城建档案的电子化、数字化载体在异地备份的相关工作。城建档案馆在开展档案计算机管理的同时，要定期制作、打印纸质的馆藏档案总目录和分类目录，确保紧急状态下对档案的查找利用。在城建档案的报送、移交和管理工作中，我们必须坚持纸质档案与电子档案并重的原则，还应制定针对地震等自然灾害以及突发公共事件的应急预案，并适时加强平时的应急演练，不断提高应对、处置自然灾害和突发公共事件的能力。

（三）加强城建档案馆基础设施建设

严格按照《档案馆建设标准》以及《档案馆建筑设计规范》等的要求，做好城建档案馆馆房的建设，保证档案馆建设项目的工程质量，提高城建档案馆的抗震设防能力和应对其他自然灾害的能力，确保城建档案安全。建筑本身的抗震系数越高，馆藏档案的安全系数也会随之提高。日本《建筑基准法》规定各类建筑标准能抗8级地震，使用期限要超过100年。因此，要发挥档案馆本身保证档案安全第一屏障的重要作用，相关职能部门在施工中把好关，选择正规的、技术力量雄厚的施工队伍，确保工程质量。对于已建成的档案馆，要按照规范，定期对建筑进行检修，检查地基、墙壁等的构造以及库房内设施是否老化，库房湿度、温度是否稳定等。对于要建设的新馆，要注意选址尽可能远离海岸线、山体、易燃易爆场所，避免海啸台风、泥石流、火灾的危害。档案装具要经济牢固。应选择坚固的铁质档案柜，不易碎，有利于保存档案。

（四）进一步加强对城建档案工作的领导

一是健全工作机制。包括档案安全管理制度、责任追究机制、安全监管机制等，成立领导小组，明确职责，落实任务。同时，健全档案安全应急处理机制，确保在灾难发生时，最大限度地减少各类损失。二是加强档案队伍建设。首先加强对档案管理人员的专业培训和管理，要求不但要熟悉和掌握档案管理专业知识，还应具备防火、避震、防洪等方面的知识，增强工作人员的档案安全防范意识。将档案人员的管理纳入考核目标，增强档案人员的事业心、责任感。积极引进高素质人才，尽量保持档案机构、人员稳定。三是进一步加强对城建档案管理机构的领导，把城建档案工作纳入建设事业的发展规划和年度计划，纳入职责考核范围，及时研究和解决城建档案工作发展中的重大问题，为保证城建档案事业的可持续发展打下坚实基础。

参考文献：

［1］詹艳艳，姚琪．城建档案的异地备份［J］．信息化建设，2011（8）．

［2］沧海一粟．重要档案异地备份问题［J］．档案管理，2011（4）．