论高职院校知识产权档案的管理

论高职院校知识产权档案的管理

储海娜

（宁波卫生职业技术学院）

摘　要：本文从高职院校知识产权档案的类型、管理现状入手，分析研究了高职院校知识产权档案管理和知识产权保护之间的内在联系，提出了进一步改善高职院校知识产权档案管理的应对措施和有效途径。

关键词：高职院校　知识产权档案　管理

近年来，随着高职院校办学规模的不断扩大，学校的各项科学研究、成果鉴定及转化、各类学术交流等活动也得到极大的发展，有关知识产权所涉及的领域正在逐年递增，涉及知识产权的档案材料数量日渐增多。这里所谓的知识产权档案，是指所有知识产权的获取及知识产权的实施、保护工作过程中所形成的一切具有保存价值的文件材料经归档整理后所形成的文件集合。

一、高职院校知识产权档案的类型

高职院校知识产权档案主要包括以下四个方面内容：

（一）著作权及其邻接权档案

著作权档案是指在著作的创作及著作权的维护与转让等过程中形成的材料经整理归档后的文件集合。主要有论文专著、自编教材、科技作品、专著、文学艺术作品以及计算机软件、课程讲授音像作品等。

（二）各类出版物档案

出版物档案是指本校出版物的审稿单、原稿等系列材料经整理归档后形成的文件集合。主要有学院公开发表的学术性刊物、校报等。

（三）专利权档案

专利权档案是指对记载专利成果的研制过程及专利的申请、审批、权利实施等过程的文件材料，经整理归档后形成的文件集合。具体包括从发明创造立项、可行性论证、专利申请、专利文献等材料的形成过程以及专利技术的许可实施档案等，包括发明、实用新型和外观设计档案。

（四）校标及服务标记档案

校标及服务标记档案是对校标、各种服务标记在使用和管理活动过程中形成的系列文件经整理归档后的文件集合。如校名、校标、校训、校徽、专用的图形或标志，以及一些与学校特定历史文化背景相关的非正式名称，如学校标志性景点、建筑名称、图案及有关的各种服务标记等。

（五）合同管理类档案

高职院校的合同管理类档案主要包括两类：职务发明的发明人和其所在单位的合同，权利人与使用人、受让人之间的合同。

二、高职院校知识产权档案管理现状

针对上述各类高职院校知识产权档案，目前在管理中涉及的问题，主要表现在观念上对申请知识产权的权利和知识产权的归属认识相对滞后，知识产权保护意识不强，知识产权档案形成环节与管理环节薄弱等，尤其是在建立知识产权档案管理观念、寻求知识产权保护方面缺乏有效的措施和解决的方法，究其原因主要有以下几个方面：

（一）知识产权保护意识薄弱

长期以来中专的办学模式阻碍了科研项目的立项和开展，高职院校的管理层和教职员工对知识产权保护和知识产权档案归档意识薄弱更是普遍而长期存在的现象。在项目研究过程中，教师个人只关注与职称、晋升相关的课题、论文，所有研究材料只要能支撑评审、保证职称晋升就止步了，至于申请专利和保护问题，研究过程中形成的技术资料要不要归档，许多人似乎并不关注。一些教师在与校企合作开发项目时，从签订合同开始，就没有考虑过专利权与技术资料的归属问题，使得自有的创新成果得不到有效保护，由此造成专利成果技术资料的散失而失去了获得知识产权保护的可能性，同时也导致一些创造性很高的发明，因先发表了论文而丧失了申请专利所必需的新颖性。

（二）知识产权档案形成的各环节管理失衡

据了解，目前大多数高职院校对知识产权档案管理工作缺乏统一领导，知识产权管理机构和制度不健全，尚未建立规范性、科学性、切实可行的规章制度体系。

1．高职院校校名、校标和各种服务标记被滥用

校名、校标和各种服务标记，是学校的标志，凝聚了高职院校的发展历史。但在实际工作中，学校在自主兴办产业、联合办学、对外投资等活动中产生的文件材料管理混乱、丢失严重，导致学校校名、校标和各种服务标记被滥用，给学校的无形资产造成极大损害和流失。

2．专利权权属不清

高职院校教职工执行学校教学任务，承担科研项目，是利用学校人、财、物、信息资源及其所在单位的物质技术条件，完成的发明创造或其他技术成果，理应属于学校职务发明创造或职务技术成果，其文件及技术资料产权应归入学校档案管理范畴。但在实际操作中，由于没有相应的知识产权档案管理制度，导致教师在做研究时只重视论文发表、技术鉴定和申报奖项评定，有些知识产权文书资料和技术档案没有在档案部门保存，游离并散落于档案管理之外，众多与科研有关的职务发明与非职务发明资料混在一起，从而不能行之有效地开展知识产权的保护与科技成果的开发、推广及知识产权档案的管理工作。

3．职务作品的著作权被非法占有

职务作品是指利用学校物质技术条件为学校主持编写、代表学校意志创作，并由学校承担责任的作品。包括教材、课件、工程设计、产品设计图纸、计算机软件、地图等，以及法律、制度、法规规定的或者合同约定著作权的作品。职务作品，作者只享有署名权，著作权的其他权利应由学校享有。但由于学校知识产权管理制度不健全，个别教职工知识产权保护意识和保护能力薄弱，知识产权法制观念淡薄等原因，著作权往往被作者非法占有，由此造成知识产权档案归档率低，以及较低下的技术成果转化率，抑制了科技创新的发展。

（三）知识产权档案管理手段落后，开发利用率低

高职院校知识产权材料归档质量不高，开发利用程度低下，对所取得的知识产权等成果没有给予相应的重视，如专利技术、著作等，一经发表、评定完职称就不再被重视了，既不将其纳入学校档案管理，也不进行收集整理。而且收集工作也只侧重于教研论文等和职称评审有关的人事功能，而忽视其所具有的代表学校科研发展水平高低的标志性功能。个别科研人员思想保守，将科研成果据为己有，没有定期向本单位档案机构或者档案人员移交完整的项目材料，如获奖证书、专利证书、论著等，严重影响知识产权档案的系统性、完整性和稳定性。由于知识产权档案的收集、整理、归类立卷、编目等工作没有形成有效的管理手段，缺乏具体的、可操作的统一要求，从而造成目前科研档案技术含量低、知识产权档案管理工作效率低、知识产权档案信息资源共享开发率低等状况。

三、强化高职院校知识产权档案管理的对策

高职院校在自身发展过程中必须加强知识产权保护及知识产权档案管理工作，规范学校知识产权档案的管理模式，实行集中统一管理，保证真实、完整、全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程，以合理利用及科学地管理知识成果，建立一种正常的知识产权档案应用秩序，保护知识产权，完善知识产权档案管理，以便有利于学校科学技术的发展、推广及应用。

（一）强化保护意识，增强知识产权档案的保护能力

1．要提高校领导的知识产权保护意识

领导决策层的知识产权保护意识是推动学校知识产权保护工作的巨大动力，要认识知识产权保护对学校管理工作的作用，设立专门的管理组织，制订相应的规章制度，在重视本单位有形资产管理的同时，也要重视无形资产的管理。

2．要提高管理层的知识产权保护意识

管理层的知识产权保护意识是保证学校知识产权保护工作正常进行，科研管理科学化、法制化的关键，要使知识产权保护成为学校日常管理工作的一部分，促进学校教改与科研的同步发展与提高。

3．要提高教研人员的知识产权保护意识

教研人员的知识产权保护意识是影响学校知识产权保护工作的重要因素，尤其是影响专利申请最直接的因素，这个层次意识的提高，对理清个人作品与职务作品、个人发明与职务发明，以及促进专利申请和成果转让都有重要的意义。

（二）优化管理体系，增强知识产权档案的管理能力

1．建立和完善知识产权档案的统一管理制度

知识产权档案实行统一的规范化管理，一可以保证其真实性、完整性和全面性，便于合理利用及科学地管理知识成果；二由于档案部门的中间性质，具有法律性、保密性及中立性，可以对知识产权档案实行极好的保护；三可以建立起一种正常的知识产权的应用秩序，防止侵权案件的发生；四可以提高和加强人们的保护意识，便于知识产权法的普及、推广、实施；五可以采取全程管理的办法，即充分运用办公自动化和档案管理计算机应用系统，实现早期介入、及时收集、有序整理、按时归档、分级保管、定期检查、合理利用，形成保护、开发和利用的良性循环机制。

2．建立和健全知识产权档案内部管理体系

根据国家知识产权方面的法律法规及档案管理规范，结合学校实际情况，建立健全适合本校的知识产权档案内部管理体系，如：知识产权档案管理办法或实施细则；校名、校誉、校训、校徽等各种服务标记档案管理使用制度；技术合同档案管理规定等。同时界定知识产权档案的归档范围和内容，制定知识产权档案在收集、鉴定、处置、使用等方面的管理制度，使其在发生各种不同情况、问题时，能有相应的规章制度可遵循，提升知识产权档案的规范化管理水平。

3．建立长期有效的科研业绩评价和激励制度

有效的激励机制是高职院校知识产权保护的有力措施，也是知识产权档案有效化管理的基本保证。一套完善的激励机制对高职院校科研立项、专利申请、成果转让以及资料的完整归档都有巨大的推动作用。建立长期有效的科研业绩评价和激励制度，以提高全体教职员工自觉执行学校知识产权档案管理制度的能力和归档意识，彻底改变广大教师和科技管理人员“重论文、重成果、重职称，轻专利，无视知识产权档案归档”的现状，使他们主动、积极地在从事知识创新活动中加强对知识产权档案的管理，为学校提供更多具有核心竞争力的自主知识产权档案原件，不断提高学校的科研核心竞争力。

（三）促进合理利用，增强知识产权档案的开发能力

1．从立法上保护知识产权档案的合理使用

档案“利用”必须在法律的框架内运行，坚持做到保持知识产权档案的完整、系统、有效，保持知识产权档案文件的直接证据特征与证据链特征的原始性和可靠性。一方面，知识产权的法制化可以有效遏制侵权行为的发生，保护知识产权的有效性以及知识产权拥有者的合法利益；另一方面，知识产权的立法保护对知识产权的归属问题、利用程序、开放时间等方面有明确的限制与规定，只有在合法的前提下，开发利用知识产权档案资源，发挥档案优势，才能让档案成为开展科研工作的助推器，成为捍卫知识产权的有力证据，同时促进知识产权档案管理工作不断完善。

2．从技术上保护知识产权档案的合理利用

一方面，可以采取纸质档案与电子档案同时备份保存制度，在保存知识产权档案的同时做好备份工作。对于电子档案，可以通过技术手段将档案形成时间和档案内容等重要的原始信息锁定，避免日后产生歧义。当发生知识产权侵权纠纷时，档案管理部门可以出具档案证明或提供档案签证服务，在保护权利所有人的知识产权、打击侵权违法行为方面发挥重要的作用。另一方面，及时将电子版档案文件刻录成光盘保存，建立知识产权档案网络，纸媒介档案与电子档案多种方式一并保管，确保知识产权档案的完整性。

3．从制度上保证科研成果的合理应用

科研成果的成功应用和转化是对知识产权最好的保护，也是知识产权档案管理的终极目标。首先，从项目选题立项开始就应关注知识产权保护问题，充分利用知识产权档案管理和保密制度为其保驾护航，在科研管理的全过程中贯穿知识产权保护战略，把专利推广与知识产权档案管理工作有机结合起来，实现科研成果为社会发展服务的目的。其次，强化对科研成果的知识产权管理，及时申请知识产权保护或进行技术评估、鉴定，同时做好知识产权档案保密工作，在档案借阅时限定使用范围，严格遵守保密法规，以保护其产权不受侵犯。最后，在科研成果的推广转化过程中，要实现知识创新与知识产权紧密结合，以产学结合为纽带，充分利用知识产权档案的技术资源，不断提升高职院校服务地方经济建设的能力，实现知识产权档案的社会价值。

综上所述，高职院校知识产权档案管理致力于保护广大教师的智力成果，只有当教师的智力成果得到及时全面的保护，才能调动广大教师从事科学研究的积极性和创造的主动性，才能提高办学质量。作为高职院校，虽然一定程度上存在着基础研究工作较为薄弱、科研成果少的情况，但在应用研究方面所涉及的知识产权管理仍然大量存在而不应被忽视。加强高职院校知识产权档案的管理，遵循知识产权创造、管理和运用的发展路径，构建相关的制度，完善知识产权档案管理体系，对拓展学校知识产权保护工作领域，提高人们知识产权保护意识，推动知识产权申报，防止知识产权的流失，具有积极的意义和作用。

参考文献：

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