负责招待事项

招待是一种艺术，要真正成功，需要真心和诚意，而且真正关心客人的快乐。

你的招待计划应该有实际的目标，公司里的每一个人都应该明白，而且准备达成。如果计划草率，可能会造成下列情况：食物太粗腻；晚餐供应得太晚，而且拖得太久；音乐那么大声，因而没有人能谈话；演讲太多，令人厌烦，而且缺乏幽默；没有人得到得体的介绍，餐桌上没有顺畅的交谈；招待毫无止境且令人厌烦；户外晚餐区的昆虫酿成灾祸，因为负责人没想到要带驱虫剂。任何众多琐事中的一件，都可给晚会定罪。当任何一项过失发生时，社交联谊就会毁损公司形象，而不是强化。晚会所有的努力和开销，全都进入资产负债表的负债栏。相对的，如果你招待时以真心注意细节，确定食物容易消化和味美，声音也舒服适度，每个人都以令人喜悦的态度彼此相互介绍，任何细节都照顾得体。那天正好客人的生日，“凑巧”送来生日蛋糕而令他惊喜；或下雨的时候，客人必须走过一段没有遮蔽的地区，有人拿着大雨伞护送，使他们干干净净地走到目的地；刻意打扫干净的洗手间，应储备有好的香皂和客人用的毛巾，让他们使用，每一个细节都能处理得恰如其分，社交联谊才能成功。

（一）何时需要招待

下列是需要招待的时宜：

①感谢某人给予帮助或服务。

②给某人一种观念、产品或服务，或推销你自己时。

③回报某人的殷勤款待。

④强化跟一位老客户的关系。

⑤对一个人、一个机构或一家公司授予荣衔，因为有理由这样做（赠予报酬或荣誉，庆祝周年纪念……等等）。

⑥使自己脱离某种尴尬的境地（像意外爽某个人的约），请忿忿不平的人吃饭，使怒气平息。

⑦为某一计划寻找某人的忠言和协助。

⑧主持和支付某项非营利机构的募款活动及其开销，以协助他们筹募资金。

⑨在社区内帮助提高公司的形象。正如厨师仔细衡量，他的食谱成份，以保证他的菜肴可口，负责公司招待的人，或代表公司表达款待之情的个人也一样，应衡量每次事件所能产生的善意回应。招待太花钱，可能无法依目标导向。不过，招待的主要目标之一是让人感觉很舒服和给受招待者一段美好时光，能达成这个目标就没有遗憾了。负责一次活动的人应该要问，活动以巧妙、圆滑、谨慎的方法强调了公司的任务吗？客人走的时候，都已经历过一段刺激、美好的时光，并更尊敬和了解公司和公司的目标了吗？

（二）招待场所

当你要取悦现在或未来的顾客时，你可以邀请他们的招待场所有：

①在一家很好的餐厅午餐。

②在一家俱乐部打网球、壁球或高尔夫球，然后共进午餐（整个上午的高尔夫球和午餐或一个半小时的网球和午餐）。

③在一家雅致的餐厅，跟双方的配偶或约会的伴侣共进晚餐。

④欣赏一场表演、戏剧、歌剧，之前先用餐。

⑤声望很高的政治或慈善募款餐会，邀对方跟你同桌。

后四项邀约很贵，而且常常花费很多时间，但在同时，却能圆满地取悦一位顾客或客户，而且当你尽心于这项招待时，你的客人知道，他们在你的眼中非常特别。举办舞会时，地点的选择也是取悦客人的要件。当一家公司选择一个真正有创意的地方举办舞会，而不是沿用“同样的老地方”时，客人可能会因为特别，而谨记这项招待。

例如，一场盛大的公司舞会在一座空置的飞机厂棚举行，一位室内设计师利用无数银亮的镁条，当舞台灯光和蜡烛照耀时，在整个庞大的空间里，一片银光闪动。让员工穿上伊莉莎白时代的服装，在类似装潢的空间里，进行莎士比亚为主题的公司晚宴。每位服务生装腔作势地对他负责的那一桌客人，念出莎士比亚剧本中的台词，谁说出他所引的台词出自哪一出戏，就可获得一朵玫瑰。当然，你不可能租下白宫，但是，若你想拥有为你举办舞会的场地的一些资讯，如报纸、杂志等印刷品，都能告诉你何处可以租到独特的地方。

（三）筹办大型活动

大型活动，如舞会、宴会、晚会从筹备到实施，千头万绪，非常复杂。必须事先要进行严密的企划。以下是大型活动必须考虑的事项：

（1）做好后勤工作

后勤工作在整个活动中有重要的作用，是活动顺利开展的保证。

（2）活动负责人的职权要明确，活动负责人是活动顺利开展的首脑。比如，成功宴会的活动负责人必须完成下列职责：

①监督设计、印制和寄发请柬，以及回函的整理。

②注意拟出妥当的客人名单，所有需要再确认者也都得完成。

③跟酒会经理、主厨或任何负责晚会的人协调，包括：

客人的汽车要停在哪儿。

食物和饮料的菜单。

余兴节目的支援（音响、灯光、更衣室……）

④挑选宴后娱乐节目。

⑤画出座次表。使它们获得认可，注意适宜的礼仪要求。

⑥监督菜单和席次牌的制作。

⑦组成接待队伍，确定每位客人都得到得体的介绍，以及公司所有的干部都热诚地从事主人的工作。

⑧确定适当的安全措施（若有重要官员或名人在场）。

⑨处理支付费用和小费事宜。

⑩撰写后续的信函。

（四）招待外地贵宾

来访的贵宾，特别是来自外国的，应得到非常特别的接待。一名官员或高阶层人物，或是一家公司的负责人、有很高知名度的演讲者，全都应列为“贵宾”。招待外地贵宾有几件事应该记住：

①必须由相同阶层的人去迎接，像公司副总裁之类的。

②在旅馆房间里，应该有欢迎的花束或绿色植物，以及陈列着他喜爱的酒或烈酒（在他抵达前就先要了解）、苏打水、装满冰块的冰桶和一些饮料，如果客人嗜食巧克力，那么也摆放一盆巧克力以满足他的嗜好。

③总裁或他拜访公司时会见到的最高层者，应致上私人的欢迎函，在贵宾到达前即放在旅馆房间。

④客人应被告知他停留期间所有的活动行程。若有健康上的问题（像心脏病之类），行程就不应排得太紧凑，若从国外来，他可能很累，也有时差的问题，因此，第一天的行程应安排得轻松些。

⑤若他不了解你居住的城市，提供城市的简史或一本包括这个地区重要指标的指南。

⑥应该问他，有什么人以前见过，希望在此停留期间见见面。

⑦应随时提供舒适的交通工具。

⑧他应拿到一份本次会议或商业活动的所有客人的介绍名单，这样他就可以对与会人员有起码的了解，给他一份纯粹是客人姓名的名单毫无用处，名单应解说这些客人是什么人，从事哪种行业，为何受人重视，他们配偶的一些吸引人的资料，也应包括在内。

⑨当贵宾在陪伴下到达每一场会议和社交活动时，应该有人详细地介绍。如接待会是为了向他致敬，他应该和主人一起站在接待区。

⑩用餐时只要倒了酒，在用完餐之前，全场客人应该至少有一次举杯祝福贵宾。