礼仪是文员工作中必需而又十分重要的行为规范。文员应了解和遵守各种礼仪要求，树立自己和公司的良好形象。
（一）称呼礼仪
用什么称谓称呼人，往往反映了说话人与被称呼人之间的上下、亲疏、厚薄等关系。称呼是否恰当，既反映了说话人的思想素养和文化修养，也影响到人际交往活动的成果。
对于文员来说，称呼也是一个很重要的问题，因此，文员的称呼应遵守如下礼仪：
1．对领导、长辈和客人的称呼
不要直呼其名，可在其姓氏后面加合适的尊称或职务。如：“李部长”、“刘处长”、“张厂长”、“王经理”等。
2．对相交不深或初次见面客人的称呼
①不应直呼其名，可称：“同志”、“先生”、“小姐”。
②表示敬意应用“您”，而不要用“你”。
③对客人切忌称呼外号。
3．对一般交往对象的称呼
①在日常工作中，对一般交往对象，可分别称“同志”、“老师”、“先生”、“小姐”等等。
②对同事，可根据年龄称呼，如“老陈”、“小郑”等。
③较熟悉的朋友和同学可直呼其名。
（二）问候礼仪
①初次见到来宾应说：“您好！见到您很高兴！”如以前认识，相别甚久，见面则说：“您好吗？很久未见了。”
②来访者到达时，除第一句话按不同时间问候外，接着应问：“您有什么事需要我帮忙吗？您是初次来这里吗？路上辛苦了。”
③平时遇到来宾，应问好，一般说：“你好！”对于较熟悉的客人可以说：“您好吗？”
④宾客离开时应说：“再会！不久再见！”或者说：“祝您一路顺风。请转达我们对您家属的问候”等。
⑤如知客人身体不好，应关心地说：“请多保重。”
⑥当气候变化的时候应告诫客人“请多加一些衣服，当心感冒。”
⑦如遇客人的生日或节日期间，应向其祝贺。如：“祝您生日快乐！”等。
⑧客人即将离去时，应主动对客人说：“请对我们的工作提出宝贵意见。”
（三）握手礼仪
握手的方式多种多样。握手的力量、姿势与时间长短，往往能够表达出握手人对对方的不同礼遇和态度。
1．握手的规矩
握手时应遵守的规矩如下：
①双方会面，男女之间，女方伸手后，男方才能伸手相握。
②宾主间、长幼间、上下级间、一般都应主人、长者、上级先伸出手来，然后才与之相握。
③决不能伸出左手与人相握，应该伸出右手用手掌相握，不能只用手指头刚碰上对方的手就把手缩回，也不能只握对方几个手指。
④不论是作客还是待客，先应该把手清洗干净，伸出脏手相握，是不礼貌的。
⑤握手时要脱掉手套，因故不能脱手套时，要向对方说明并表示歉意。
⑥握手时不要毫无力气，也不要过分用力。握手时间应长短适宜，一般三五秒钟为好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。
⑦握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。
2．握手要注意的事项
①行握手礼时，要面带笑容，目光注视对方的眼睛，上身稍向前倾。
②平等而自然的握手姿势是两人的手掌都处于垂直状态。这是一种最普遍也是最稳妥的握手方式。
③经常见面的人，不一定非得次次握手，一般点头致意或招手致意一下即可。
④为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌的。
（四）名片递接礼仪
1．名片不仅是一个通信地址的联络，它体现着一个人的身份，表现着一个人的个性，是人格化的体现。递接名片的注意事项如下：
①递交名片时，要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右端，双目注视对方，面带笑容，并可欠一下身。
②接受名片时，要认真仔细地拿着看一看，并小声重复一遍名片上的名字加职务。一定要把后边的职务读出来，不要只读名字。
③接到名片后，还要对对方表示谢意，然后很郑重地把名片放入名片夹内，或放进上衣口袋，切忌将名片扔在桌上，或拿在手上摆弄玩耍。
④不能生硬地向别人索要名片，应以请求的口气说：“假如您方便的话，可否留下名片，以便今后联系。”也可含蓄地向对方寻问单位、通信、电话等，如果对方带有名片，就会较自然地送上。
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