【案例七】不仅仅是告知

天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下：

会议通知

致：各部门经理

发：总经理秘书沈君

定于2015年12月16日（星期三）下午1：30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。您能否参加，请于2015年12月14日（星期一）之前告知秘书陈红。电话：51426398。

初萌没有向各主管发送通知，她想，反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了。可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的，并非公司例会，因此有三位主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知。待发现时，已是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知他们迅速赶回来开会。销售经理接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早通知？我下午约了客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”销售经理说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。

【问题思考】

1．秘书初萌按要求发出了会议通知，可还是有不少与会者有意见，为什么？导致不少与会者不能参加会议是谁的责任？

2．秘书初萌应该怎么办？

【案例分析及参考要点】

会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者进行会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。

秘书会务工作要求如下：在作出召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。通知的传递可以通过当面告知、打电话、发传真、书面形式或电子邮件的形式进行，还可以根据会议的性质、参加的范围、时间的缓急和保密要求选择适当的通知方式，必要时可以同时使用两种以上的方式，以确保通知信息的有效性。对于单位内部的重要会议通知一般要求秘书面送与会者，请对方确认签收。秘书发出通知后，还应事后跟踪，确保通知到人。

天地工程有限公司的这次会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题，内容重要，总经理要求有关人员务必参加。秘书初萌没有按会议通知发送的要求，通过正式渠道向各主管发送通知，更没有按重要会议通知发送的要求，用两种以上形式发送通知，确保通知到人。而仅仅是在公司布告栏上贴了一张通知，导致公司三位主管因一直在外，未能及时看到通知而不能参加会议。

原因如下：秘书初萌一是缺乏作为秘书最起码的职业责任心，得过且过；二是缺少秘书专业知识，不懂得专业要求；三是工作机械，缺乏灵活性和主动性，忽视了此次会议是临时召开的，并非公司例会，应当另行处理。