辅助索引的编制对我国检索工具索引编制的启示

Ei辅助索引的编制对我国检索工具索引编制的启示

1　Ei辅助索引的编制特点

1.1　Ei概述

美国《工程索引》（The Engineering Index，简称Ei）是世界著名的大型、综合性文献检索工具之一，由美国工程索引公司（The Engineering Index Inc.，USA）编辑出版，创刊于1884年，至今已有100多年的历史。

Ei报道的文献学科覆盖面几乎涉及工程技术的各个领域，还包含了一些管理方面的文献，但对纯基础理论方面的文献及专利文献不作报道。

随着计算机技术、信息技术及网络技术的发展，Ei同大多数文献检索工具一样经历了“印刷版—国际联机数据库—光盘数据库—网络数据库”的发展过程。由于目前印刷型检索工具在所有的检索工具中仍占有相当大的比重，某些学科和科研课题的检索利用印刷型检索工具更为方便，甚至网上文献数据库也无法替代。本文着眼于介绍纸印本Ei的编制特点以探求其对我国索引编制的可借鉴之处。

1.2　Ei的编排体例

Ei名为“索引”，实际上是一种文摘刊物。纸印本的《工程索引》包括月刊本和年刊本，二者结构、编排体例与著录基本一致，均由文摘正文、辅助索引和附录三部分组成。

1.2.1　文摘正文

Ei的正文是文摘部分，排在第一期（卷）的最前面。总的说来，Ei的文摘是按主题词字顺排列的，相关内容文摘再按文摘号顺序排列。因此，Ei正文本身可以看作是一个主题索引。1993年以前，Ei采用的是标题词语言。所有的标题词均来自于《工程主题标题词表》（Subject Heading for Engineering，简称SHE）。Ei的标题词由主标题词（Main Subject Headings，简称MSH）和副标题词（Subject Heading for Engineering，简称SHE）两级标题词构成。两级标题是按“事物—事物方面”的原则组成，即表示事物的为主标题词，表示事物方面的为副标题词。

由于SHE表中对标题词的固定等级划分不能适应新技术迅速发展的需要，同时使用起来也不是很方便，从1993年起，工程信息公司重新编制了一部Ei Thesaurus（Ei叙词表），1995年又出版了第二版。Ei叙词表中所有叙词按英文字顺排列，不再划分二级叙词，每一个列出的叙词均可与叙词表中其他叙词组配，而SHE标题词表中每一个主题词下却都列出了可与它组配的固定的二级（副）标题词。因此，自从1993年来用了新的叙词表后，Ei的正文文摘部分就按叙词的英文字顺排列了，文摘条文按其内容再按文摘号顺序排列在有关叙词下。

1.2.2　辅助索引

Ei有两个辅助索引：著者索引（Author Index）和主题索引（Subject Index）。如果检索者对著者比较熟悉，用著者索引查找文献比较简捷；当检索者不知著者姓名时，可用主题索引来查找文献线索。

（1）著者索引

Ei的月刊和年刊的著者索引均是按著者的姓名字顺排列，姓在前、名在后。两者对文献采用了多元标引方式，即一篇文献若包括多个著者，则在多个著者下均会出现该文献的相应著录项，且两种著者索引的著录格式相同。著者索引后仅附列文摘号，提供从著者途径查找文献。如：

Winkler，Tibor^①　　193381^②

Winkler，Tiboson　　　　140729，173021

说明：①著者②文摘号

（2）主题索引

由于Ei的正文是按主题字顺排列的，可一部分起到主题索引的作用。因此，1987年以前，Ei没有专门的主题索引，从1987年起，Ei在年刊和月刊的辅助索引部分专门设置了一个主题索引。该索引按主题词字顺编排，在每一主、副标题词后给出有关文献的题目和在年刊本（A）和月刊本（M）中的文摘号。在1993年前，主题索引是由主标题词和副标题词两级标题词组成。著录格式如下：

说明：①主标题词②文摘号③副标题词

1993年起，主题索引是由一级标题词组成，著录格式如下：

ELECTRONIC DATA PROCESSING^①　　　　194759^②

ELECTRONIC DATA TRANSRER　　　　　　　　　　　　197963

ELECTRONIC DATA－MANAGEMENT TECH－NOLOGIES　　　192061

说明：①主题词②文摘号

同时，Ei月刊和年刊的主题索引的著录也是不同的，在年刊中除了著录相关文献的文摘号之外，还著录相关文献的篇名。另外，年刊主题索引除了标明相关文献在年刊中的文摘号外，还著录此文在月刊中对应的文摘号。1993年后的年刊主题索引著录格式为：

说明：①主题词②论文题目③年刊文摘号④月刊文摘号

主题索引中除了列入在年、月刊本中出现的主题词、副主题词外，还大大增加了其他的词以扩大检索入口（此索引中凡在年、月刊本中出现的词用黑体字），故在使用该索引时除可用SHE中的主题词外，还可用其他相关词，即收录了大量的非规范化的自由词，扩大了主题途径的检索入口，特别便于科技人员利用熟悉的专业术语直接进行检索。

另外，在1988年以前，Ei年刊的辅助索引还设有著者单位索引（Author Affiliation Index）和文摘号对照索引（Number Translation Index），后来取消。Ei编制的著者工作单位索引很有特色，它对人们了解国内外某一单位团体的研究动态和水平很有帮助。著者单位索引按著者所在单位的缩写名称字顺编排，后注明单位所在地和文献号。该索引可供了解某些相关单位尤其是竞争对手历年来所发表的科研和生产成果，并可分析其动向，预测其趋势，以制定对策。这样，在熟悉著者单位的情况下可直接通过本索引查找文摘内容。文摘号码转换索引只附于年刊中，其作用是把月刊的文摘号转换成年刊的文摘号，以便得到更多的同一主题文摘。

1.2.3　附录

Ei的附录有两个，均在每年年刊本的最后一部，即出版物一览表（Publication List）和会议一览表（Conference List）。1987年以前，Ei单独出版出版物索引（Publications Indexed for Engineering，简称PIE），从1988年起，在年刊的出版物一览表中汇总了Ei该年度所收录的出版物，它不仅可使读者了解Ei所报道的出版物情况，而且可以将文摘中文献出处缩写还原成全称。Ei从1990年起，在年刊的会议一览表中汇总了该年度所报道的会议。按会议名称排列，并注明会议的主办单位、地点、时间以及Ei会议代码。除此之外，Ei公司还不定期地出版累积索引。

1.3　Ei网络检索系统

20世纪90年代以来。Ei公司开始提供网络版工程索引数据库Ei Compend－exWeb。Ei CompendexWeb的内容包括原来光盘版Ei Compendex和后来扩展的部分Ei Page One。Ei CompendexWeb的检索界面有简易检索、快速检索和高级检索三种方式。其中快速检索可以使用查找索引（Browse Index），如：著者索引、著者单位索引、Ei受控词、刊名索引、出版商索引等。

2　我国检索工具索引编制现状

纸印本信息检索工具大致可以分为检索事实、数据的参考工具书和文献检索工具。参考工具书包括字典、词典、百科全书、年鉴、手册、指南等，能提供直接确定的答案；文献检索工具则是提供查找来源文献的线索，包括目录、索引、文摘、题录等。检索工具的辅助索引是检索的入口，对于检索工具是一个重要的组成部分。用户通过索引获取文摘号过渡到文摘部分从而了解该文献，可以节省时间，提高查阅效率。因此，检索工具的检索功能是否完备，查检是否方便快捷，能否查准查全，从某种意义说，取决于其索引的编制是否完备。

随着科技文献数量的急剧增长，人们越来越重视利用检索工具的辅助索引来进行检索，但我国目前检索工具的索引编制现状不尽如人意。总的说来，存在检索工具缺少索引或即使设置了索引但辅助索引较少不便于检索的状况，这对于提高检索工具的利用效果很不利，需要加以改观。

我国检索刊编制体例一般分为文摘（或题录）和辅助索引两部分，但作为检索刊重要组成部分的索引的编制却不完备，造成检索途径单一，不便于使用。有些刊物只设有很少的辅助索引，比如：《环境科学文摘》年末只刊登本年度的主题索引；《精细石油化工文摘》附有关键词索引；《中国航空文摘》每年单独编辑出版年度主题字顺累积索引；《动力机械文摘》设有年度主题索引。以分类方式来展开正文的刊物则不设辅助索引，这类检索期刊一般都是只列出分类类目的索引，比如：《中国水利水电文摘》、《计算机应用文摘》、《现代电子工程文献通报》等。《全国报刊索引》是我国一部大型综合性检索工具，是检索国内报刊资料最具权威和最主要的检索工具，但既无主题索引又无著者索引，只有分类目次，使用起来很不方便。另外，我国检索刊一般不具备多年的累积索引，月刊本上往往没有辅助索引。大部分设辅助索引的刊物只是在每年的末期上附有或出年度的积累索引，在每期上都附有辅助索引的仅很少几家。这与美国的《工程索引》每期附有著者索引、主题索引，另有工程出版物索引、累积索引等多种检索途径这样完备的索引体系相比，差距很大。

对于参考工具书，索引是衡量其质量的一个重要指标之一。工具书常见的索引主要有部首索引、笔画索引、拼音索引、四角号码索引、分类索引等。这几种索引各有优缺点，因此，工具书除了要有与该书排列顺序相适应的索引外，还应该编制多种辅助索引，为读者提供尽可能多的检索途径。赵荷晴、刘华英在《谈工具书的编排和使用问题》中列举了以下几个实例进行对比：《辞海》（1979年版）的索引编排比较完备，有汉字部首的笔画笔形索引、汉字笔画检字表、汉语拼音索引，还有单行的与之配合使用的四角号码索引、百科词目分类索引。这样，便于读者利用不同的方法去查考。《四角号码新词典》书后附有音序检字表和部首检字表，便于不熟悉四角号码排检法的读者使用。而对于汉字收录最多的《汉语大字典》这样大部头的工具书，只有部首索引和笔画检字表两条检索途径，显然是远远不够的。另外，他们在文中还提出工具书书眉编写的恰当也可以作为一种检索途径，《现代汉语词典》是一个典范。但《古今词义对比词典》的书眉编写则不太好，该书词条编制是音序体例，但书眉对一页码所列字的音和形无代码说明，查词需要从索引开始，因而检索费时。

参考工具书中年鉴索引的编制也比较薄弱。目前国内出版的各种年鉴中编有索引的极少，编有索引的大部分编制得还不够规范，更谈不上具有完善的检索系统。究其原因，主要有以下几种情况：一些年鉴工作者没有重视年鉴作为工具书的特性决定了它必须配备索引，认为有了目次或者目录，索引“可有可无”，没有意识到目录只是按年鉴分类的顺序编排，索引则是按照条目的内容，将分散在整部年鉴中的相同或相关内容重新加以组织，集中在一起，其检索便利非目录可比。还有，年鉴出版单位对于编制年鉴索引没有统一标准，有些编有索引的年鉴，仅仅是把书前的目录条目的重排，并不涉及年鉴的内容检索，实用意义不大。这样造成了许多人对索引的轻视。另外，编制索引要花费较长的时间和较多的精力，需要精心编辑、反复校对，使内容完整、准确，才能满足读者的需要，往往付出劳动多却得不到承认，因而有些年鉴工作者认为编制索引是吃力不讨好的事。不仅是年鉴，我国其他的检索工具书也缺乏各种功能配套的索引，如：2003年出版的《南京文献综合目录》亦是一本供人们查找书目的工具书。该目录按分类编排，读者目前也只能从分类入手来查看有关资料，因为这一目录书上未编制相关索引。正如许廷长在论及《南京文献综合目录》之得失时说：“如果在书后附上书名索引，提供书名检索入口，必将极大地方便读者。特别是很多图书并不知道是属于哪个类的，要想了解是否收录及其具体的数据，直接从书名查找是最便捷的检索方法。”所以现在首先应当树立一定要为工具书设立索引的观念，对于专著、文集、连续出版物等也应编制相关的索引附录在该书内，以供读者检索使用。

3　对我国索引编制的启示

美国《工程索引》最显著的特点是辅助索引、辅表体系完备，对充分揭示它的各种检索功能起到了很大的作用。这一点很值得我国检索工具编制索引时借鉴。对于任何一种检索刊物来说，除了正文提供的一条检索途径以外，其编制的辅助索引、辅表种类越多，为读者提供的检索途径就越多，检索者使用起来就越方便。

因此，为提高检索效率，使所编制的索引能从多途径检索，在编排检索工具正文时，要考虑根据正文的排列来设置辅助索引。如：专题索引的正文是按分类方法排列，则可以著者索引、主题索引、题名索引为辅助索引。国内的检索期刊大都是按各种体系分类方法编排的，便于读者从学科体系的角度进行较系统的族性检索，但这样编排割断了主题之间的多种联系，在辅助索引中增设主题关键词索引能很好地解决这类问题。在辅助索引中设主题索引时，将编排好的作为正文的索引款目，根据主题重新进行组合，主题词可按音序、字顺、笔画等方法排列，使同一主题的文献集中在一起，并注明这些文献在索引正文中的编号或页次位置。这样便于读者直接检索特定主题的文献线索。

从美国《工程索引》编制的辅助索引还可以看出，国外比较重视利用著者索引，从著者这一途径来检索所需的文献信息。以著者途径检索能把欲查明某一著者写了哪些文章的用户指引到正文，便于掌握某一著者的研究动向，起到事半功倍的作用；而且通过已知著者姓名的线索能快速准确地查到相关课题的特定文献。在辅助索引中设著者索引时，可以把已经编排好的、注上顺序号的索引款目，根据著者重新进行组合，著者姓名或标目可按音序、字顺、笔画等方法排列，使同一著者的文献集中在一起，把文献的编号依次记在著者的名下即可。遗憾的是，在国内，著者索引没有受到足够的重视。除了尽可能地设置好著者索引外，应引导人们熟悉、了解并利用各种著者索引。

另外，为了方便开发和利用报纸这种重要的信息源，可以编制分类目录索引，将分类目录索引附在报纸的缩印本中。读者通过报纸缩印本的索引，能很快地找到所需的资料，免去花费大量的时间和力气去翻阅报纸。值得称赞的是，《解放军报》、《文汇报》和《文摘报》的缩印本中附有分类目录索引。比如，想查找《文汇报》上登载的一则关于我国独立设计、自行建造的导弹护卫舰出口泰国的报道，先使用报纸合订本查找三天无所获，而改用报纸缩印本，由于有分类目录的指引，只用15分钟就查到了这则新闻。所以，有必要将报纸检索工具的编制摆到应有的位置。如在省级图书馆建立报纸目录中心，编制当地各图书馆的报纸馆藏联合目录，同时以国家馆为主，在全国范围内组成报纸检索网，实现有效地开发报纸信息资源的服务。

辅助索引的编制受到重视，我们还可以以下面的几部工具书的索引编制得到例证：

《上海文化年鉴》在编制新版索引时注意改进以往年鉴索引的不足。首先，注意扩大标引的范围，不仅为正文编制索引，还将特载、专文、图表等列入索引范围。因为图和表格，特别是内容丰富的宣传彩页，已成为《上海文化年鉴》的一个特色，如果不对这部分做标引，很多重要内容无法查到。其次，改变从目录主题抽取索引主题词编制索引的方法，先将条目或文章内的多个主题以及隐含主题或辅助主题进行深入分析，再从内容分析、各种专名等不同的角度抽取索引内容，提供更细致、更丰富的有效信息，大大增加了索引标引深度。

值得一提的，还有《中国大百科全书》的索引系统。该索引系统包括各学科卷的条目笔画索引、条目外文索引、内容（分析）索引和全书总索引等四条检索路线。全书各学科卷正文前面的“条目分类目录”实际上是条目的分类索引，可以提供按知识系统来检索知识主题（条目）。另外，各学科卷编在附录中的学科大事年表也是一种时序“索引”。正因为《中国大百科全书》提供多渠道的、多重的检索系统，该书索引被专家学者赞为“路路通”。

尽管目前国内检索工具编制的索引太少，且不够完备，但索引的功用还是被多数用户认可，由于读者需要见到不同用途的索引的编列，希望今后通过大家的共同努力，借鉴检索工具，如Ei索引编制的经验和做法，增设多用途的辅助索引，逐步完备检索途径，真正满足用户的使用需求，促进我国索引事业的发展更上一层楼。

参考文献

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（汪洁合写）

《大学图书情报学刊》，2007年第3期