会计账簿的作用和种类

7．1　会计账簿的作用和种类

7．1．1　会计账簿的作用

1）会计账簿的定义

会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、互有联系的若干账页所组成，用于全面、系统、序时、分类地记录会计凭证所反映的各项经济业务的簿记。从外表形式上看，账簿是由具有专门格式而又相互联结的若干账页组成的簿记，账页是账户的载体，账簿则是若干账页的集合；而从记录的内容上看，账簿是对各项经济业务进行分类和序时记录的簿记。

通过会计凭证的填制和审核，虽然可以及时准确地反映监督各项经济业务的具体内容和完成情况，但是大量的会计凭证提供的经济信息是零星分散的，缺乏系统性。因此，为了全面记载和反映各会计要素在经营活动中的变化轨迹，以取得经济管理所需要的总括或详细的财务数据与核算指标，并为编制会计报表提供依据，必须设置各种账簿，将会计凭证所提供的大量而分散的核算资料加以归类整理，并登记到有关的账簿中去。

2）会计账簿的作用

设置和登记会计账簿，是对经济信息进行分类、加工整理和积累的一种方法，是会计核算工作的重要环节。科学地设置账簿和正确地登记账簿，对于全面反映经济活动情况，加强经济核算，提高经营管理水平，全面完成会计核算工作具有重要作用。其作用具体表现在以下几个方面：

（1）为编制会计报表提供依据。资产负债表、利润表、现金流量表等企业定期需要编制的会计报表的各项数据均来源于账簿记录，并且企业财务情况说明书中有待说明的生产经营状况、利润实现及分配情况、税金缴纳情况、各项财产物资变动情况等内容，也必须以账簿记录中的数据为依据。因此，账簿记录的准确、真实、完整将直接影响到企业财务报告的质量。

（2）为会计分析和会计检查提供依据。通过账簿的设置和登记，企业能获得各项会计核算资料，可以正确地计算收入、成本、费用和利润。利用这些资料进行会计分析和会计检查，将有利于企业改善经营管理，实施会计监督。

（3）为企业经营情况的考核、财务成果的分配提供依据。账簿的记录能够完整地反映企业的整体经济活动情况，因而在此基础上开展评价企业经营成果和财务状况的工作，有利于做到客观公正，同时也有利于监督和促进会计主体遵纪守法、依法经营。

（4）有利于保存会计资料，便于日后查阅。由于账簿是由具有一定格式、相互联系的账页所组成，便于归类、存档，因此账簿是一种非常重要的经济档案，必须要长期保存。它对于财会部门的稽核，审计部门的财务审计，银行、税务部门的查账，以及对以往会计资料的查阅等都是必不可少的。

7．1．2　会计账簿的种类为满足经营管理的需要，在实际工作中通常按照以下两种标准对账簿进行分类：

1）按账簿用途分类

账簿按用途分类，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

（1）序时账簿，又称日记账，是按照经济业务发生的时间顺序进行逐日逐笔登记的账簿。日记账按其记录的内容不同，又分为普通日记账和特种日记账。

①普通日记账，是用来序时登记企业全部经济业务会计分录的日记账。通常把每天所发生的经济业务，按照业务发生的先后顺序，编制成会计分录记入账簿中。普通日记账实质是把会计分录按照经济业务发生的先后顺序记入日记账中，以此作为连续登记分类账的依据，因此又称其为“分录日记账”。

②特种日记账，是专门用来记录某一特定项目经济业务发生情况的日记账。例如库存现金日记账和银行存款日记账，就是为了加强货币资金的管理而设置的，是专门提供现金和银行存款收付情况详细资料的特种日记账。因此特种日记账的设置，一般主要是针对那些发生频繁、需严加反映和控制的重要项目，而其他一般项目没有必要设置。

（2）分类账簿，是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。按照提供核算指标的详细程度不同，分类账簿又分为总分类账簿和明细分类账簿两种。

①总分类账簿，简称总账，是指按总分类会计科目设置账户、根据总分类会计科目的发生额登记，用来核算经济业务的总括内容的账簿，它提供经济业务内容的总括资料。

在实际工作中，为数不多的会计主体，为了简化记账工作，可以把序时账簿和分类账簿结合起来，在一本账簿中进行登记，这种既进行序时登记，又进行总分类登记的账簿被称为联合账簿。例如，日记总账就是兼有日记账和总分类账作用的联合账簿。

②明细分类账簿，简称明细账，是按总账科目所属明细会计科目设置账户，根据明细科目的发生额登记，用来反映经济业务的详细内容的账簿，它提供经济业务内容的详细资料。

（3）备查账簿，又称辅助账簿，是对在序时账簿和分类账簿中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿，如“租入固定资产备查簿”、“代销商品登记簿”、“受托加工材料登记簿”等，都是属于登记所有权不属于本企业财产的备查账簿。设置备查账簿的目的主要是为了备忘备查，即在正式账簿（或称主要账簿）之外，为某些经济业务的经营决策提供必要的参考资料或补充信息。因此，它没有固定格式，可以根据实际需要加以设计，并非一定要设置。备查账簿的资料、信息不同于序时账簿和分类账簿所构成的主要账簿的资料、信息，不计入资产负债表进行试算平衡。

2）按账簿外观形式分类

账簿按照外观形式的不同又可分为订本式、活页式和卡片式三种。

（1）订本式账簿，又称订本账，是在启用前按顺序编号并固定装订成册的账簿。其优点是便于保管，可以防止任意抽换账页、防止账页散失。其缺点是，由于账页序号和总数已经固定而无法增减账页，在预留账页不足时，会影响正常登记，预留过多，又会造成浪费；另外，采用订本式账簿，在同一时间内只能由一人记账，不便于会计人员分工协作记账。

（2）活页式账簿，又称活页账，是指账页不固定，采用活页形式的账簿。采用活页式账簿，账页不固定地装订在一起，可以根据实际需要，随时加入空白账页，在同一时间内，可以由多人分工登账。空白账页在使用时必须按顺序编号并装置在账夹内，在更换新账后，要装订成册或予以封扎，并妥善保管。其优点是使用灵活，既可避免浪费，又有利于会计人员分工。其缺点是账页容易散失和被随意抽换。

（3）卡片式账簿，又称卡片账，是由专门格式、分散的卡片作为账页组成的账簿，如固定资产明细账常用卡片账。采用卡片式账簿的优缺点与活页式账簿基本相同，在登记卡片式账簿时，必须按照顺序编号，装置在卡片箱内，由专人负责保管。

三种账簿外观形式各不相同，作用各异，可根据实际情况分别采用。一般而言，订本式账簿适用于比较重要的和带有统驭性的账簿，如库存现金日记账、银行存款日记账、总分类账等；而活页式账簿和卡片式账簿适用于明细分类账的登记。