会计电算化软件有哪些

任务二　会计电算化信息系统的建立

任务描述

神州光明机械制造公司准备从2010年4月开始使用会计软件处理业务，那么，企业的会计电算化工作怎样开始？在哪个模块中开始？谁来完成这项工作？如何在会计电算化环境下为财务人员分工并赋权呢？

任务分析

作为该企业的财务人员，无论你是财务主管还是会计、出纳，首先都应该了解财务软件的内容及操作原理，熟悉自己应该掌握的操作，然后将自己所负责的手工账簿内容进行分类整理，为实现会计电算化做好准备。

相关知识

一、会计电算化信息系统的一般概念

1．信息

信息是反映客观世界中各种事物特征和变化的知识，它可以用文字、数字、图形等形式对客观事物的性质、形式、结构和特征等方面进行反映，帮助我们了解客观事物的本质。

2．系统

系统是由一系列彼此相关、相互独立又相互联系的若干部分围绕一个共同的目标而建立起来的有机整体。

3．信息系统

信息系统是以收集、处理和提供信息为目的的系统，通常具有数据收集和输入、信息存储、信息传输、信息加工和信息输出等基本功能。

4．会计信息系统

会计信息系统是以提供会计信息为目的的系统，它是企业管理系统的一个子系统，同时会计信息系统本身又可以分解为若干子系统。

5．会计电算化信息系统

会计电算化信息系统是一个以计算机为主要工具，运用会计所特有的方法，通过对各种会计数据进行收集或输入，借助特殊的媒介对信息进行存储、加工、传输和输出，并以此对经营活动情况进行反映、监督、控制和管理的会计信息系统。它是一个人机结合的系统，但必须建立在会计工作的计算机化、信息处理的标准化和规范化的基础上，这与传统的手工会计信息系统又有着根本的区别。

会计电算化信息系统一般可分为会计电算化核算、会计电算化管理、会计电算化决策支持三个子系统，分别用于会计的事后核算、事中控制、事前决策。

二、会计信息系统的结构

（一）会计信息系统的构成要素

会计信息系统由硬件设备、软件系统、会计人员、会计数据和系统规程等要素构成。

1．硬件设备

会计信息系统中的硬件设备主要是指会计数据输入设备、处理设备、存储设备和输出设备

2．软件系统

会计信息系统中的软件系统是指控制计算机系统运行的计算机程序和文档资料的统称，也是会计电算化信息系统的核心。会计电算化软件包括系统软件和会计软件两大类。

3．会计人员

会计电算化信息系统中的会计人员是指从事研制开发、使用和维护以软件为核心的会计系统的人员。会计人员可分为两类：一类是系统开发人员，另一类是系统应用人员。

4．会计数据

处理经济业务数据是财会部门的传统职责，也是会计信息系统处理的对象。在会计信息系统中，数据量大、面广，数据载体无纸化。

5．系统规程

会计信息系统中的规程是指各种法令法规、文件条例和规章制度。系统规程主要有两大类：一类是政府的法令、条例；另一类是基层单位在会计电算化工作中的各项具体规定，如岗位责任制度、软件操作管理制度、会计档案管理制度等。

（二）会计信息系统的功能结构

企业会计信息系统的功能结构主要是随着企业需求的不断发展而逐步进步和完善的。随着企业管理水平的不断提高，为实现会计核算和财务管理一体化的目的，会计信息系统也逐步演进为集业务处理与会计核算一体化的系统。这种财务业务一体化的会计信息系统由三个基本的部分构成，即财务部分、购销存部分和管理分析部分，每部分由若干子系统构成，如图1-1所示。

目前我国企业中，开发并投入应用的主要是会计核算系统，因此，本书在以后内容中重点阐述会计核算系统的应用技术。

图1-1　会计信息系统结构图

1．账务处理（总账）子系统

账务处理子系统在会计核算子系统中处于核心地位，具有凭证处理、记账、自动转账、对账、结账和账务数据管理等功能。该子系统的主要任务是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询和打印输出以及系统服务和数据管理等工作。

2．薪资管理子系统

薪资管理子系统具有日常工资数据输入、编辑、计算、汇总、工资数据的输出、期末工资费用分配与自动向总账系统转账等功能。该子系统的主要任务是以职工个人的原始工资数据为基础，完成职工工资的计算、工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，查询、统计和打印各种工资表，自动编制工资费用分配转账凭证传递给账务处理等。

3．固定资产管理子系统

固定资产管理子系统具有固定资产卡片管理、编制固定资产统计表、编制固定资产增减变动表等功能，在期末自动编制固定资产变动凭证传递给总账系统。该子系统的主要任务是存储和管理固定资产卡片，自动进行固定资产变动核算；完成计提折旧和分配，生成各种统计报表，费用分配转账凭证转入账务处理子系统。

4．应收及应付款管理子系统

应收及应付款管理子系统具有完成客户档案管理、销售发票管理、往来账的登记等功能该子系统的主要任务是完成对各种应收及应付账款的登记、核销工作；动态反映各客户信息进行账龄分析和坏账估计；提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应收及应付款项。

5．会计报表管理子系统

会计报表管理子系统具有报表编制、数据运算与审核、报表汇总和输出等功能。该子系统的主要任务是根据会计核算数据完成各种会计报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表外部报表及汇总报表，根据报表数据生成各种分析表和分析图等。

6．成本核算子系统

成本核算子系统具有对成本、费用进行核算和管理的功能。该子系统的主要任务是根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，对成本核算方法的选择以及对各种费用分配方法的选择，自动对从其他子系统传递的数据或用户手工录入的数据汇总计算，输出用户需要的成本核算结果或其他统计资料。

7．存货核算子系统

存货核算子系统具有库存管理的各项功能。该子系统的主要任务是对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时、准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供基础数据；动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用的分析，为降低库存、减少资金积压、加速资金周转提供决策依据。

8．财务分析子系统

财务分析子系统具有利用报表数据对企业的财务状况和经营成果进行分析、评价的功能该子系统的主要任务是从会计数据库中提取数据，运用各种专门的分析方法对财务数据做进一步加工，生成各种分析和评价企业财务状况和经营成果的信息；编制预算和计划，并考核预算计划的执行情况。

9．其他管理系统（略）

三、会计电算化信息系统的建立与实施

（一）制定会计电算化建设的总体规划

在会计电算化具体实施的过程中，必须制订一个详细的实施计划，对在一段时期内完成的工作有一个具体安排。这样才能使整个工作有计划、按步骤地进行，有利于合理安排人力、财力和物力，有利于会计电算化工作的实施与检查。

（二）配备计算机硬件及系统软件

1．硬件工作方式的选择

在会计电算化应用初期，核算简单的小型企事业单位可以选用单机结构，会计业务量大、地理分布集中的大中型企事业单位可以选用多用户结构。待会计电算化应用工作深入后，中小型企事业单位可以延用文件服务器（FS）网络结构，大型企事业单位可以逐步建立客户机服务器（C/S）网络结构，直至浏览器/Web服务器（B/S）网络体系。

高档客户机/服务器网络结构和浏览器/Web服务器网络体系是会计信息系统比较理想的硬件结构。

2．硬件性能指标的要求

在会计电算化应用时，应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和有关配套设备，对于实行垂直领导的行业、大型企业集团应尽量做到统一，为以后实现网络化在软件、硬件技术方面打好基础。

3．系统软件的配置

系统软件的选择对会计软件应用的影响甚大，从目前情况看，国内会计软件的用户主要以Windows环境为主；在选择数据库管理系统时，单机用户一般选用FoxBASE、Paradox、FoxPro、Access等小型的桌面数据库，网络用户一般选用Sybase、Oracle、SQL Server、DB2、Informix等数据库系统。

对于采用单机结构的，目前主要采用Windows 98/NT/XP操作系统；对于采用多用户结构的可采用UNIX或XNIX操作系统；对于采用客户机/服务器网络结构或浏览器/服务器网络结构的，可以用Windows NT/2000/XP操作系统，使用Internet Explorer 5.0以上版本浏览器。

（三）配置会计软件

配置会计软件主要有选择通用会计软件、定点开发会计软件以及通用会计软件与定点开发会计软件相结合三种方式。企业在选择会计软件时，最好根据企业业务经营的特点来选择能够最大限度地满足企业目前和未来经济业务发展需要的会计软件。目前，选择购买通用的商品化会计软件是企事业单位实现会计电算化的一条捷径。

（四）制定会计电算化内部管理制度

1．建立岗位责任制

实行会计电算化后，会计的工作岗位可分为基本会计岗位和会计电算化岗位。基本会计岗位包括会计主管、会计核算、出纳、稽核、会计档案管理等工作岗位；会计电算化岗位包括系统主管、系统操作员、审核记账员、系统维护员、电算审查员、数据分析员、会计档案管理员等工作岗位。

（1）系统主管

系统主管人员负责协调计算机及会计软件系统的运行，要求具备会计和计算机基本知识以及相关的会计电算化组织管理经验。系统主管又可称为系统管理员、账套主管或超级用户，可由会计主管兼任。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位。

（2）系统操作员

系统操作员负责输入记账凭证和其他有关数据，要求具备会计软件操作技能或通过会计电算化初级培训。实施会计电算化的单位应该要求所有会计人员具备担任系统操作员的条件系统操作员可由除出纳岗位以外的其他各岗位会计人员担任。实施会计电算化的单位应该要求所有会计人员具备担任会计软件操作员的能力。

（3）审核记账员

审核记账员负责对已输入计算机的会计数据（原始凭证和记账凭证等）进行审核，以保证记账凭证的合法性、正确性和完整性；操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求具备会计和计算机两方面的基本知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由会计主管兼任。

（4）系统维护员

系统维护员负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理计算机内会计数据。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位。需要注意的是，系统维护员不应直接对实际会计数据进行操作。

（5）电算审查员

负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机应用知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员和会计主管兼任。采用大中型计算机和大型会计软件的单位可设立此岗位。

（6）数据分析员

数据分析员负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机应用和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大中型计算机和网络会计软件的单位可设立此岗位此岗位可由会计主管兼任。

（7）会计档案管理员

负责磁盘或光盘等数据程序的保管，打印输出账表、凭证等各种会计档案资料的保管工作，做好各种会计档案资料的保管工作以及数据资料的安全保密工作。

2．会计电算化操作管理制度

会计电算化操作管理制度是指对会计电算化操作人员实行岗位分工，按功能及权限进行管理。会计电算化操作管理制度主要包括以下内容。

（1）操作权限

电算主管一般具有最高权限；软件操作人员应严格按照特定的权限进行操作；凭证输入人员和审核记账人员不能同为一人；除了电算维护人员之外，任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意增删、修改数据和数据库文件。

（2）操作规程

操作人员必须严格按照操作权限、步骤和方法进行操作，不得随意泄露操作密码；每次上机完毕应及时做好备份工作，以防发生意外事故。

（3）数据管理制度

数据管理制度主要包括数据输入及输出管理、数据备份管理、数据存档管理等制度。

（4）系统维护制度

系统维护制度主要包括系统硬件的维护、系统软件的维护、系统维护权限的规定、机房管理等制度。

3．会计电算化档案管理制度

会计电算化档案包括以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表，存储在磁性介质或其他介质上的会计数据，以及会计软件系统有关的文档、结构图、流程图和源程序等。作为会计档案保存，其保存期限应同《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据保管期限一致。

（五）培训会计电算化系统的应用人员

会计电算化的实施与运行是一项技术含量较高的工作，不仅需要会计、计算机专业的人才，更需要既懂会计又懂信息处理技术的双向人才。会计电算化人员的岗前培训主要有以下几种形式。①由财政部组织开展的初级、中级和高级会计电算化培训。培训对象是在职的会计人员。②由软件公司提供的针对所购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般都会对用户进行义务培训。③根据开展电算化工作的需要，由单位自行组织的会计电算化培训。

（六）系统试运行

系统试运行是指在系统转换过程中，新系统与旧系统同时进行会计业务处理的过程。主要任务有：①检验两种方式下核算结果的一致性；②检查新系统是否充分满足要求；③完善各项信息化管理制度。并行时间最好放在年初或季初等特殊时期。并行期间会计档案应以手工方式的会计档案为主，以计算机的会计档案为辅。如果计算机与手工核算结果不一致，应及时查明原因、纠正错误。

（七）计算机替代手工记账

计算机替代手工记账应具备的条件是：①配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；②配备了相应的会计电算化工作人员；③建立了严格的内部管理制度；④计算机与手工并行三个月以上（一般不超过六个月），且计算机与手工核算的数据相一致。

任务实施

建立会计电算化管理制度，进行会计电算化岗位和工作职责划分，培训会计电算化操作人员，健全内部管理制度，建立操作管理制度、人员管理制度和数据管理制度。