会计电算化免费记账软件

本章学习要点

本章阐述了会计电算化的几个基本问题，包括会计电算化的总体要求、实施会计电算化对软、硬件的要求、替代手工记账、建立会计电算化内部管理制度。通过本章的学习，要求简单了解会计电算化的内容、实施会计电算化对软、硬件的要求、替代手工记账应注意的问题、如何建立会计电算化内部管理制度等。

一、会计电算化的总体要求

实施会计电算化有以下要求。

(1)会计电算化是一项系统工程，涉及单位内部各个方面，各单位负责人或总会计师应当亲自组织领导会计电算化工作，主持拟订本单位会计电算化工作规划，协调单位内各部门共同搞好会计电算化工作。各单位的财务会计部门，是会计电算化工作的主要承担者，在各部门的配合下，财务会计部门负责和承担会计电算化的具体组织实施工作，负责提出实现本单位会计电算化的具体方案。

(2)各单位开展会计电算化工作，可根据本单位具体情况，按照循序渐进、逐步提高的原则进行。例如，可先实现账务处理、报表编制、应收应付账款核算、工资核算等工作电算化，然后实现固定资产核算、存货核算、成本核算、销售核算等工作电算化，再进一步实现财务分析和财务管理工作电算化;在技术上，可先采用微机单机运行，然后逐步实现网络化。也可根据单位实际情况，先实现工作量大、重复劳动多、见效快项目的电算化，然后逐步向其他项目发展。

(3)各单位要积极支持和组织本单位会计人员分期分批进行会计电算化知识培训，逐步使多数会计人员掌握会计软件的基本操作技能;具备条件的单位，使一部分会计人员能够负责会计软件的维护，并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化系统分析和系统设计工作。

(4)会计电算化工作应当讲求成本效益原则，处理好及时采用新技术和新设备与勤俭节约的关系，既不要盲目追求采用最新技术和先进设备，也不要忽视技术的发展趋势，造成设备很快陈旧过时。对于一些投资大的会计电算化项目，有关部门应当加强监督指导。

(5)各级财政部门应加强对基层单位会计电算化工作的指导，在软、硬件选择和建立会计电算化内部管理制度方面，积极提出建议，帮助基层单位解决工作中遇到的困难，使会计电算化工作顺利进行。

(6)会计电算化工作取得一定成果的单位，要研究并逐步开展其他管理工作电算化或与其他管理信息系统联网工作，逐步建立以会计电算化为核心的单位计算机管理信息系统，做到单位内部信息资源共享，充分发挥会计电算化在单位经营管理中的作用。

二、实施会计电算化对软件和硬件的要求

各单位应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备。实行垂直领导的行业、大型企业集团，在选择计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备时，应尽量做到统一，为实现网络化打好基础。具备一定硬件基础和技术力量的单位，可充分利用现有的计算机设备建立计算机网络，做到信息资源共享和会计数据实时处理。客户机/服务器体系具有可扩充性强、性价比高、应用软件开发周期短等特点，大中型企事业单位可逐步建立客户机/服务器网络结构;采用终端/主机结构的单位，也可根据自身情况，结合运用客户机/服务器结构。

(一)软件要求

(1)会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章和国家统一的会计制度的规定，保证会计资料真实、完整，提高会计工作效率。

(2)配备会计软件是会计电算化的基础工作，会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。配备会计软件主要有选择通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发会计软件相结合三种方式，各单位应根据实际需要和自身的技术力量选择配备会计软件的方式。

各单位开展会计电算化初期应尽量选择通用会计软件。选择通用会计软件的投资少，见效快，在软件开发或服务单位的协助下易于应用成功。选择通用会计软件应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求以及软件服务的便利，软件的功能应该满足本单位当前的实际需要等方面的问题，并考虑到今后工作发展的要求。小型企事业单位和行政机关的会计业务相对比较简单，应以选择投资较少的微机通用会计软件为主。

定点开发会计软件包括本单位自行开发、委托其他单位开发和联合开发三种形式。大中型企事业单位会计业务一般都有其特殊需要，在取得一定会计电算化工作经验以后，也可根据实际工作需要选择定点开发的形式开发会计软件，以满足本单位的特殊需要。

会计电算化初期选择通用会计软件，会计电算化工作深入后通用会计软件不能完全满足其特殊需要的单位，可根据实际工作需要适时配合通用会计软件定点开发配套的会计软件，选择通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。

(3)配备的会计软件应达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，满足本单位的实际工作需要。

(二)硬件要求

由于财务会计部门处理的数据量大、数据结构复杂、处理方法要求严格和安全性要求高，各单位用于会计电算化工作的电子计算机设备，应由财务会计部门管理，硬件设备比较多的单位，财务会计部门可单独设立计算机室。

三、替代手工记账

(一)替代手工记账的概念

采用电子计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。替代手工记账是会计电算化的目标之一。

(二)替代手工记账的单位应具备的条件

替代手工记账的单位应具备下列条件:

(1)配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备;

(2)配备了相应的会计电算化工作人员;

(3)建立了严格的内部管理制度。

(三)替代手工记账前的工作

替代手工记账之前，地方单位应根据当地省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅(局)的规定，中央直属单位应根据国务院业务主管部门的规定，计算机与手工记账并行三个月以上(一般不超过六个月)，且计算机与手工核算的数据相一致，并应接受有关部门的监督。

(四)替代手工记账的过程

替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度比较大，各单位需要合理安排财务会计部门的工作，提高工作效率。

计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。

记账凭证的类别，可以采用一种记账凭证或收、付、转三种凭证的形式;也可以在收、付、转三种凭证的基础上，按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化，以方便记账凭证的输入和保存。

(五)替代手工记账应注意的问题

替代手工记账应注意下列问题。

(1)采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求。会计档案保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

(2)在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。

(3)现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印;每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。

(4)在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

(六)实现替代手工记账后应注意的问题

替代手工记账后，各单位应做到当天发生业务，当天登记入账，期末及时结账并打印输出会计报表;要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。

四、建立会计电算化内部管理制度

(一)会计电算化岗位责任制

建立会计电算化岗位责任制，要明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。会计电算化的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

(二)会计电算化岗位工作职责的划分

(1)电算化主管。负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关性的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。

(2)软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

(3)审核记账。负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。

(4)电算化维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据，要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级指导培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。

(5)电算化审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊，要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。此岗可由会计稽核人员兼任;采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。

(6)数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。

(三)建立会计电算化操作管理制度

建立会计电算化操作管理制度的主要内容包括:

(1)明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件;

(2)预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿;

(3)操作人员离机房前，应执行相应命令退出会计软件;

(4)根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

(四)建立计算机硬件、软件和数据管理制度

建立计算机硬件、软件和数据管理制度的主要内容包括:

(1)保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生;

(2)确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据要进行双备份;

(3)对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续，在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督;

(4)健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性;

(5)健全必要的防止计算机病毒的措施。

(五)建立电算化会计档案管理制度

建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括:

(1)电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据，其中会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据;

(2)电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责;

(3)对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点;

(4)采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失;

(5)通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

本章习题

复习思考题

1．会计软件分为哪几类?

2．以计算机替代手工记账的单位要具备哪些条件?

综合练习题

单项选择题

1.会计电算化后，会计系统可能面对的新问题是(　　)。

A.重复同一错误的操作

B.泄露机密会计资料库

C.例外事件的出现

D.处理过程存在错误

2.在电算化会计核算系统中，会计工作岗位分工的有效性依赖于(　　)。

A.计算机操作系统的先进性

B.会计工作环境的好坏

C.会计人员的数目

D.核算软件的内部控制功能

3.在电算化会计核算系统中，手工会计核算系统的控制手段(　　)。

A.完全不能使用

B.可以完全继续使用

C.不能完全适用

D.只需简单修改就可以完全使用

4.完善的核算软件能够实现(　　)。

A.记账、算账、报账等

B.财务预测

C.分析决策

D.以上都是

5.根据国家统一的会计制度，会计核算软件必须提供(　　)功能。

A.防止病毒入侵

B.防止黑客入侵

C.外国文字自动翻译成中文

D.人员岗位和操作权限设置

6.以下工作不属于会计电算化岗位人员的工作的是(　　)

A.输入记账凭证

B.打印会计账簿

C.机内会计数据分析

D.单位资产保管

7.根据国家统一的会计制度，计算机替代手工记账的条件之一是配有(　　)的计算机。

A.能够使用

B.高性能

C.专用的或主要用于会计核算

D.以上都是

8.根据国家统一的会计制度，采用电子计算机进行会计核算的单位，保存的档案应当是(　　)。

A.纸质会计档案

B.只要纸质会计档案

C.不要磁性介质档案

D.只要磁性介质档案