场外活动场地布置方案

1.活动现场布置

从主办方的角度看，现场布置是指对活动现场环境进行布置和对活动参与方的有关工作进行协调和管理。根据国家对活动管理的相关规定，利用广场、街区等公开举办的活动，主办方需要到工商、公安、城管等职能部门办理有关审批手续，经政府主管部门、职能部门审批和备案后，主办方才能开始现场布置。如果活动场地位于城市的中心地带，有些城市还需要办理车辆通行证，以方便企业运送用品到活动现场布置。

此外，在主席台、展台、活动舞台等现场布置前，主办方还需要与活动指定承建商和运输代理进行充分的协调和沟通，共同交流对活动现场环境布置和场地搭建的指导思想、意见和建议，及时解决运输过程中可能出现的各种问题，避免出现现场布置格调不统一或用品迟迟不到等现象，保证活动现场、布置现场秩序井然、有条不紊。

活动现场布置正式开始后，主办方要对现场布置工作进行全方位的协调和管理。

（1）展示区域划线工作

如果休闲活动现场有指定的展示区域，必须按照参加展示单位租用的场地面积和位置划好每一个展示区域的范围，确定每一个展示单位的具体位置，方便活动参与方在自己租用的地方搭建展示区域和展示图片实物。展示区域划线工作涉及每一个活动参与方租用展示区域的具体位置和面积大小，主办方要认真仔细、一丝不苟，要按照事先对活动参与方的承诺如实办理，并采用科学合理的方法（如事先预订法、先到先得法、分层抽签法等）对展示区位进行分配。

（2）活动场地地毯铺设

在活动现场场地需要铺设地毯的地方（如嘉宾通道、主席台、活动舞台、展示区过道等）铺设地毯有助于营造活动氛围。庆典类活动可以铺设红地毯，环保类活动可以铺设绿色地毯，蓝色、黄色地毯则比较适合于海洋、蓝天、正义、尊严等活动主题。地毯铺设一定要紧贴地面、要美观，不能妨碍行人通行。

（3）活动参与方报到和进场

各活动参与方凭合同及其他有关证明到活动现场报到，付清各种款项，领取相关证件，办理入场手续。

（4）展示区域搭建协调工作

除了一些特装展位由活动参与方自己搭建以外，活动主办方一般还要负责搭建一些标准展位（国际标准展位为3 m×3 m）。不管是标准展位还是特装展位，主办方都要监督所有的承建商按活动要求搭建。对于搭建中出现的各种问题，展会要及时协调处理。

（5）现场施工管理和验收

活动主办方要派出专门人员管理各承建商展示区域的现场施工，如现场用电、用火、噪声、展示区域高度控制、电线电缆的安装和走向、灯光的设计和使用、标准展位的标准配置等，要及时查验，避免施工现场秩序混乱和出现安全隐患。

（6）海关现场办公

重大活动涉及海外参展商的，要请海关商检部门等现场办公，根据海关现场监管相关规定，及时办理海关通关、商检、回运手续。

（7）横幅、楣板制作、安装和核对

各活动参与方展示区域的横幅、楣板上标有活动参与方的单位名称和展示区域号，有的还有活动参与方的企业标志或用品商标。这些内容关系到活动参与方的门面，对活动参与方非常重要，一定不能有丝毫的差错，主办方要派出专门人员认真核对。

（8）现场安全保卫工作

活动现场布置期间，现场人员众多，各单位现场布置施工涉及用水用电，有一定的危险性。主办方要负责本活动的一般安全保卫工作，但对活动参与方的用品丢失、损坏和人员意外伤亡等不负责任。

（9）消防和安全检查

所有的活动现场布置完毕以后，主办方还要陪同消防和安保部门对所有活动区域进行一次全面系统的检查，保证活动现场符合消防和安全要求，彻底清除活动现场可能存在的安全隐患。

（10）现场清洁和现场布置垃圾的处理

活动现场布置往往会产生大量的垃圾，对这些垃圾要及时收集和运出活动场地并进行处理。

上述现场布置工作结束以后，活动的现场布置已经基本就绪，布置好活动的开幕现场、观众登记处、相关活动现场和服务网点以后，主办方就可以按计划举行活动的开幕式并对外宣布活动正式开始。

2.活动期间现场管理

活动开幕以后，活动就进入了活动期间的现场工作阶段。这是活动最重要和最关键的阶段，活动前期的所有准备工作都是为了使这一个时期的工作能顺利进行。主办方的目标、活动参与方的目标和观众的参观目标主要是在这一阶段得到实现。这一阶段的工作直接决定活动举办成功与否。

活动期间的现场工作是保证活动现场秩序的重要工作，也是主办方与活动参与方、观众和其他有关各方进行直接沟通和交流的重要时机，主办方一般都极为重视。活动期间的现场工作主要包括以下几个方面。

（1）活动参与方现场联络和服务

活动期间，所有的活动参与方都亲临现场，主办方一般都会抓住这一时机，亲自到各活动现场拜访活动参与方，或者邀请活动参与方座谈，与他们联络感情，了解他们的需求，征求他们对活动项目的意见和改进建议，及时为他们提供其需要的各种服务。

（2）观众登记和服务

观众通过登记进入活动会场以后，活动现场要对观众参观、观众信息咨询、中场休息场地和设施的提供、观众与活动参与方业务洽商等提供快捷便利的服务。

（3）公关和重要接待活动

活动期间主办方往往会安排一些重要的公关活动，如邀请重要领导视察和参观、接待国内外重要参访团、接受行业协会和商会的考察、接受外国驻华机构代表的访问等。这些公关和接待活动对扩大展会影响、树立活动良好形象有重要作用。

（4）媒体接待与采访

活动期间，主办方还会安排一些媒体对活动或重要嘉宾进行采访或专访，一些著名的活动媒体还会主动申请采访、专访。接待媒体与安排媒体采访对扩大活动宣传推广有重要作用，主办方要认真对待。另外，主办方还可以通过新闻中心有意识地对外发布活动方面的重要新闻和信息，以进一步扩大活动的影响力。

（5）活动期间的设备设施管理

活动组织者一般都会提供展具、器材的租赁服务，比如，提供办公设备、接待车辆、空调、现场布置设备的出租服务；在活动期间，向活动参与方提供生活用品、摄像机、电视机、安保设备和保安人员等的出租服务等，或者将出租名录提供给活动参与方。租用展具、器材要事先申请，提前租定，按需填好租用表交活动组织者或场馆方，并按约定的时间将展具、器材送到指定区域。活动结束后活动组织者或场馆方会自动搬走展具。

（6）活动现场相关事务的协调管理

对于活动期间举办的会议、比赛、表演和其他相关活动，主办方要安排专人积极安排和协调，做好相关活动和项目的对接、衔接工作。

（7）现场安全保卫工作

活动期间的安全保卫工作主要是防止可疑人员进入活动现场，防止用品丢失和被盗，加强消防安全巡视，必要时可以邀请公安、消防干警协助，及时处理一些安全保卫方面的工作。

（8）现场清洁

活动期间一般要负责公共区域（如通道等）的清洁卫生工作，活动期间以及每天活动结束后要安排专人清洁和打扫这些区域，各展示区域的清洁工作由各活动参与方自己负责。

（9）有关信息的收集整理

活动期间各种信息汇集于现场，主办方要抓住这一时机收集有关信息，如对活动参与方和观众进行问卷调查，了解他们对活动各方面的看法和意见等。活动期间收集的信息是改进活动主办策略的重要参考资料，主办方要认真收集、分析和整理。

（10）与场地部门结算

主办方要派出专门人员与活动场地场地部门核对活动租用面积、参展类别和各服务收费，准备相关资料和数据，为活动闭幕后与场地部门结算做准备。

（11）与有关方面商谈下一届活动的合作与代理事宜

活动期间，活动的各合作单位和代理商一般都会亲临活动现场。主办方需要与他们商谈下一届活动的合作与代理事项，为下一届活动招商、招展提前做好准备。

（12）为重要客户预留或预订展示区域或席位

活动期间要体现对重要客户的关怀和优惠，通过现场洽谈，可以为这些重要客户参展参会预留展示区域或席位。

3.活动结束现场管理

（1）活动舞台、展台、展架、展板、横幅、标语等的拆除

活动完毕，各活动参与方要把舞台、展台、展架、展板、横幅、标语等安全拆除，让活动场地恢复原貌。如果活动参与方使用的是标准展位或者委托施工的特装展位，拆除工作可由主办方和承建商负责。活动现场拆除工作比现场布置更为复杂，也更为危险。活动主办方要监督各活动参与方或承建商按规定的程序进行拆除工作。

（2）活动参与方租用展具器材的退还

活动完毕，各活动参与方临时租用的展具、器材要及时退还给活动场地服务部门或者各承建商。如果活动参与方在退还展具器材时和活动场地服务部门或承建商之间出现问题（如出现损坏、遗失），活动主办方相关人员要从中协调，妥善解决。

（3）活动参与方用品的处理和回运

活动结束后，活动参与方的用品有四种处理办法：出售、赠送、销毁和回运。不管是哪一种处理办法，活动参与方都要提前做好计划和准备。例如，有些活动不允许现场售卖用品，这时活动参与方就不能在活动结束后将用品甩卖给观众，活动结束后，活动参与方可以将用品赠送给客户、当地代理商或其他有关人员。如果某些用品不便赠送或者活动参与方不愿出售和赠送，往往就地销毁。对于一些价值较大又无法现场售出的用品，活动参与方可以将它们运回去。

（4）活动用品运出场馆控制

为了保证所有出馆人员带出活动场地的用品不是他人的物品，在活动期间及活动结束后，要对所有运出场馆的用品进行查验。主办方可对运出场馆的用品实行“出门条”控制。需要运出场馆的用品，活动参与方可以向活动主办方申请“出门条”，主办方在查验用品与“出门条”一致时才准许其运出场馆。

（5）活动现场的清理

活动结束时往往会比现场布置时产生更多的垃圾。对于这些垃圾，主办方或其指定的承建商要及时处理，主办方不要在活动结束后在活动场地留下大量的垃圾，也不要弄脏活动现场或损坏有关设施，如果弄脏或损坏要及时采取补救措施（如西湖国际烟花大会后的绿化补种）。

（6）活动结束期间的安全保卫工作

活动结束时往往比较杂乱，主办方千万不能放松现场的安全和消防保卫工作，善始善终，尤其是活动闭幕式后人员的疏散工作，必须事先就准备就绪，这样才能保证活动结束后工作有条不紊地进行。