会议场地的设备布置

三、会议场地的设备布置

重大或重要的会议和活动场地的关键设备应配置两套，包括话筒、扩音机、音箱等，一套在会议和活动实施时正常使用，一套作为应急备用。

1.音响设备

对一般音响系统而言，其中最基本、最重要的器材由四部分组成，即音源、调音台、功率放大器、音箱。另外还可以配用各种校正、美化音质的声音处理器材（周边设备）。我们针对会议中最不可少的最常用的话筒作一简要介绍。

话筒有以下几种：

①手持话筒。是一种传统形式的扩音器，说话时话筒距离嘴巴的距离要控制好。

②微型话筒。这种话筒需要挂绕在脖子上或夹在西服翻领上。配用这种话筒时，演讲人可以转头，如果有足够长的引线，演讲人还可以四处走动演讲，都不会影响声音传送。

③桌面话筒。这种话筒放在桌子上的架子上使用，一般在小组讨论、几位发言人坐下发言时使用。

④固定桌面话筒。是固定安放在讲桌上的话筒，演讲人讲话时不能离开讲桌，演讲人的行动受到了一定限制。

⑤落地式话筒。这种话筒放置在可伸缩的金属架上，引线很长，演讲人可以小范围走动。

⑥漫游式话筒。这是一种手持无线型的话筒。

随身话筒和手持话筒可以是有线的，也可以是无线的。如果使用无线话筒，应该在将要使用这种话筒的房间里仔细检查，试验其音响效果。在使用无线话筒时，干扰经常是令人头疼的问题，要尽力排除干扰源。

对于初次上台演讲易紧张的演讲者或不习惯在演讲时离开话筒走动的演讲者，最好给他们配用随身的微型话筒。

2.灯光设备

根据会议的主题需要，对场地的灯光提出具体的使用要求如下：

（1）场地内灯光

场地内的灯光，包括休息室、室内通道的灯光。场地内的灯光，要有足够的亮度，尤其是照射在会标、徽铭、旗帜、主台（中心）区域和桌面上的灯光要有均匀、柔和的光亮度，但光线不可直射与会人员的眼睛。

（2）场地外灯光

场地外的灯光，包括室外通道、上下车处、停车场、场地各区域的灯光。条件允许的话可用磷光反光材料或灯箱制作指示标志；如若条件不允许，但也要有亮度较高的灯光照明。大型文艺演出对灯光的要求较高，会务人员要注意激光灯和一些特殊的强光灯，不要直接照射在出席会议和活动人员的眼睛上。文艺演出的灯光则要强调多层次、多色彩，一般分激光、电脑灯、常规灯、散光变色灯等。

3.视听设备

会议视听服务人员在会议举行当天须早早到达会议现场，一般在活动正式开始时间之前4～5小时为宜。并要提前做好以下工作：

①安置屏幕和带有伸缩式架脚的设备架。

②在一个或几个架子上放置投影仪或放映机。

③调节开关，调整光线合适高度。

④检查聚光灯效果。

⑤通过房间的电路系统或便携式电路系统接电线。

⑥调试话筒效果。

⑦检查两次幻灯机工作是否正常（或从前面讲桌处检查，或从房间后面幻灯机附近检查）。

最后一遍检查完幻灯片、光线和指示棒之后，会议也该正式开始了。

会议视听服务人员在他们安置视听设备之前，必须得了解会议的需要和要求，才能够提出更合适的建议，以及向会议提供无隙可击的视听服务，使用合适的技术，以配合实现会议的目标。

4.会议视听设备注意事项

（1）会议地点的视听主管

现在有越来越多的会议地点为客户提供视听设备，其中有的会议地点将此项业务外包，而有的则自行提供设备和人员，并设置相应的主管人员。会议组织者必须弄清会议地点的视听主管是只负责设备的预定，还是有能力就视听设备提供一些建议和帮助。在后一种情况下，会议地点的视听主管将是会议一个非常有价值的资源。

（2）视听设备的实地调查

在选择会议地点的时候，应该考虑到会议对视听设备的需求和会议地点的视听资源。在会议的基本策划完成之后，最好再进行一次实地调查，以确认策划过程中涉及到的视听设备。例如，人们应该注意到一些无法将灯光调暗的会场，在这些地方不能安排需要放映影片的会议。

在会议举行前的一周左右，会议组织者应与其相关工作人员进行面晤，就视听设备的具体布置和控制进行讨论，以避免重复和不合理的设置。

（3）视听设备的设立

设立视听设备包括将设备运送到会场，用安全胶带固定线路，确认所有的设备能够正常工作，检查投影仪以确保其镜头适合该会场的需要。

实际负责设立视听设备的人选要根据具体的设备而定。如果这些设备是由会议承办者提供的，通常由其来负责安装工作，除非设备提供商表示反对，或者受到合同或资格证书的限制。

安装最后完成的时间要根据视听设备的使用复杂程度和会场的具体情况而定。全体大会可能需要使用比较复杂的设备，如多媒体或多屏幕投影仪等，其中悬挂式投影仪的安装会需要较长时间。如果同一个会场在会议之前还安排了其他活动，可能会导致没有时间安装视听设备。因此应该制定一个细致准确的日程安排，布置每一个会场的时间。

（4）视听设备的紧急维修

会议过程中可能出现紧急情况，会议监控人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。如果同时出现了几处紧急情况，一定要判断出应该先处理哪里的问题。如果有些紧急情况需要直接找视听工作人员解决，那么应该明确该人的姓名和电话号码。

有些设备故障（如灯泡报废等）可以由主持人自行处理，因此在可能的情况下，应该在会场准备一些备用的设备。无论问题多么简单，都不应该让与会者和发言人动手参与紧急维修。例如，当影片出现问题时，可以通知相关工作人员维修，而与此同时，发言人将继续进行演讲。有些设备在出现故障时最好更换新的设备，等到会议结束后再进行修理。

5.空调设备

会议组织者要根据会议的主题需要，对场地的空调设备提出具体的使用要求。场地制冷（制暖）温度一般设定在24℃左右，最好能有独立的更换新鲜空气进来的设备；空调出风口噪音要小，无明显的故障，包括：不制冷、不供暖、有异味、滴水、噪音大等。

6.饮用品

会议组织者要根据会议的主题需要，对饮品及其他用品的供应应作出相关事宜：

（1）水类

要根据会议和活动的主题准备水类。一般包括：

①茶、咖啡、水。根据会议要求准备绿茶、红茶和咖啡以及矿泉水，并做相应的分派、装倒和供应等工作。一般20分钟左右可续一次水。茶、咖啡、水的国际惯例是：“水杯装水，茶杯装茶，咖啡杯装咖啡”，不可混淆使用。如果上咖啡就要用咖啡杯；上茶用茶杯；上矿泉水就要用水杯，而且水一般是与会人员自己倒。

②酒、饮料。根据会议的需要准备各种色酒、白酒、各种人造或天然的饮料，并做分派、装、倒和供应等一系列工作。

（2）毛巾

根据会议需要应准备两种毛巾。

①湿毛巾。夏天要准备冷的湿毛巾，冬天则要准备热的湿毛巾。

②干毛巾。一般情况下是给参加户外会议人员准备。若是进行体育运动的，则在体育运动后擦脸、擦手或者擦身体使用。