遵循相对稳定的规范体式

四、遵循相对稳定的规范体式

秘书写作是戴着镣铐跳舞，各种文体都在长期实际应用过程中形成了较为固定的格式，其中公文的格式是法定的，中共中央办公厅1996年5月3日发布施行的《中国共产党机关文件处理条例》(以下简称《条例》)、国务院办公厅2000年8月24日修订发布的《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日起施行，以下简称《办法》)，分别对党的文件、行政公文的格式作出了规范。国家技术监督局2006年10月19日发布的GB9704—1999《中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式)(以下简称国标《公文格式》)，则是全面的系统的标准化的公文格式规范。另外，中央军委办公厅2005年10月8日发布的《中国人民解放军机关公文处理条例》(2006年1月1日起施行)规范了军队机关公文格式。国家技术监督局1989年2月22日发布了GB826—1989《中华人民共和国国家标准发文稿纸格式》(1989年9月1日实施)、1987年5月5日发布了GB7713—87《中华人民共和国国家标准科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》(1988年1月1日实施)。这些都是秘书写作人员必须掌握并在写作中自觉遵循的法定规范。有关公文格式规范的具体内容，我们将在“通用公文写作”部分中详细介绍。另外，《条例》、《办法》、国标《公文格式》均作为本书附录，可参见学习、掌握。

秘书写作大部分文体的格式规范，都是约定俗成的，如请柬的格式、简报的格式、条据类文书的格式、调查报告的格式，以及礼仪类、民俗类文书的格式等。这些文体的格式规范，虽然没有法定约束力，但一般情况下也是不可轻易变更的，它是秘书写作人员应该共同遵守的。

秘书写作的各类文书，有着明确的实用目的，规范化和标准化，是秘书写作的大趋势。如果大家都在文体形式上花样翻新或者别出心裁，或者在内在结构逻辑上莫衷一是各搞一套，失去标准和规范，势必造成传达和理解、接受的困难，也难以被对方所承认，彼此间通过各类文书进行联系、沟通、协调就会发生困难。

秘书写作的规范体式，包括的内容比较多，大致可归纳为外在形式规范和内在逻辑规范。外在形式规范，指的是秘书写作大多有特定的称谓(受文对象)、较为固定的习惯用语、固定的行款规范、各种必备标识等;内在逻辑规范，指的是正文内容及其组合安排。内在逻辑规范，无一例外都是约定俗成的，不像外在形式那样有法定规范。比如“总结”，应该包括哪些内容，先写什么后写什么，都是约定俗成的共识，再如“请示”，应该包括请示缘由、请示事项、期请(请示用语)并依此次序组织正文结构，这并不是法定的，而是约定俗成的。

秘书写作的各类文体规范，在本书中编和下编中会结合具体文种详细介绍。