浙江省本科院校档案机构建制模式的调查与分析

浙江省本科院校档案机构建制模式的调查与分析_档案管理理论与实践:浙江省基层档案工作者论文集.2016

陈建平

(浙江工商大学档案馆)

摘　要:高校档案机构建制模式是高校档案管理工作高效运行的关键因素，直接关系其运行所能获取的条件保障和实际资源，影响着高校档案工作的发展。本文选取32所浙江省本科院校为对象，探讨了浙江省本科院校档案馆建制模式现状，分析了浙江省本科院校档案馆建制模式存在与建校历史、全日制在校生规模和馆藏总量等诸多不匹配的现象，以及其产生的缘由，并提出相应的政策建议。

关键词:浙江省　本科院校　档案机构　建制模式

高校档案机构建制模式是高校档案管理工作高效运行的关键因素，直接关系高校档案工作者在开展档案收集、保管、鉴定和利用等具体业务流程所能获取的人、财、物等工作条件和实际资源，影响着高校档案管理工作的推进和发展。近年来，浙江省本科院校教学、科研和社会服务等整体水平明显提升，而相应的高校档案馆建制模式却存在迂回、管理力度参差不齐等问题，对高校档案工作产生一定程度的不利影响。

一、浙江省本科院校档案机构建制模式的基本情况

本文选取浙江省普通本科院校为研究对象，采用2015年度浙江省教育厅、浙江省高等学校档案学会联合组织的高校档案机构基本情况调查所获得的一手数据，对省内本科院校的档案馆建制模式进行针对性的探讨和分析。本次选取的对象包括浙江大学、中国美术学院、浙江工业大学、浙江师范大学、宁波大学、杭州电子科技大学、浙江理工大学、浙江工商大学、浙江中医药大学、温州大学、杭州师范大学、中国计量学院、浙江海洋学院、浙江农林大学、温州医科大学、浙江财经学院、浙江科技学院、浙江传媒学院、嘉兴学院、湖州师范学院、绍兴文理学院、台州学院、丽水学院、衢州学院、浙江警察学院、浙江万里学院、浙江树人大学、宁波工程学院、宁波诺丁汉大学、宁波大红鹰学院、浙江越秀外国语学院、浙江外国语学院等32所本科院校。调查数据分析显示，浙江省本科院校档案馆建制模式大致有以下三种类型:(1)直属单位;(2)隶属学校办公室;(3)隶属于图书馆，或与图书馆合署。

(一)直属单位

在32所本科院校中，直属单位的有12所，其全日制在校生规模均超过1万人，且均独立建馆。其中，建校历史50年及以上的有9所，不足50年的有3所;正处级建制的有5所，副处级建制的有7所。(详见表1)

表1　直属单位建制档案机构情况一览表

(二)隶属学校办公室

在32所本科院校中，隶属学校办公室的有15所。其中，建校历史50年及以上的有7所，不足50年的有8所;全日制在校生规模超过1万人的有10所，不足1万人的有5所;具有处级行政级别的有4所，科级行政级别的有11所。(详见表2)

表2　隶属于校办建制档案机构情况一览表

(三)隶属于图书馆，或与图书馆合署

在32所本科院校中，隶属图书馆或与图书馆合署的有5所，其全日制在校生规模均超过1万人。其中，建校历史50年及以上的有3所，不足50年的有2所;处级行政级别的有4所，科级行政级别的有1所。(详见表3)以浙江师范大学为例，其档案馆与图书馆合署，组成“图文信息中心”。

表3　隶属于图书馆建制档案机构情况一览表

注:表1、表2、表3内“创办时间”“全日制在校学生”等数据来源于相应高校官方网站或百度百科，统计截止日期为2014年上半年或下半年;其他数据均来源于2015年度浙江省教育厅、浙江省高校档案学会联合组织浙江省高校档案机构基本情况调查回收的调查表，虽不够精确，甚至还有些数据不详，但基本能反映浙江省高校档案馆管理档案的概况。

二、浙江省本科院校档案机构建制模式的问题分析

相当部分浙江省本科院校档案馆建制模式与学校总体发展不相适应，也不符合《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)的相关规定。《高等学校档案管理办法》第六条规定:“高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:(1)建校历史在50年以上;(2)全日制在校生规模在1万人以上;(3)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。”从以上规定来看，浙江省本科院校档案馆建制模式存在与建校历史、全日制在校生规模和馆藏总量等诸多不匹配的情况，仍有待于逐步规范、统一。

(一)存在的问题

1.与建校历史不匹配。在本次调查中，建校历史50年及以上的高校包括浙江大学、中国美术学院、浙江工业大学、浙江师范大学、杭州电子科技大学、浙江理工大学、浙江工商大学、浙江中医药大学、温州大学、杭州师范大学、浙江海洋学院、浙江农林大学、温州医科大学、嘉兴学院、湖州师范学院、台州学院、丽水学院、浙江警察学院、浙江外国语学院等19所。其中，中国美术学院、浙江海洋学院、浙江农林大学、丽水学院、浙江警察学院、浙江外国语学院等6所学校没有独立建馆，占比例31.6%。值得注意的是，作为国内艺术类顶级高校，中国美术学院不仅没有独立建馆，而且专职人员只有两名，馆室面积也仅有286平方米。

2.与全日制在校生规模不匹配。在32所本科院校中，全日制在校学生规模达一万人以上的高校共有27所，其中浙江海洋学院、浙江农林大学、浙江科技学院、浙江传媒学院、丽水学院、浙江万里学院、宁波工程学院、宁波大红鹰学院等8所高校没有独立建馆，累计占比29.6%。

3.与馆藏总量不匹配。本次调查的32所本科院校中，已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上的共有24所，其中浙江海洋学院、浙江科技学院、浙江传媒学院、丽水学院、浙江万里学院、宁波大红鹰学院、浙江外国语学院等7所没有独立建馆，累计占比29.2%。

(二)原因分析

针对以上不匹配的情况，其原因大致分析如下:

从本科院校内部而言，一方面，档案工作的特性决定了其在高校教学管理中不会是重点工作，更不可能是中心工作;另一方面，一些高校领导档案意识淡薄，认为档案机构仅仅是教学辅助部门，甚至是教辅部门的末尾。这些内在因素决定了高校档案馆建制随时面临着“分了再合，合了再分”的尴尬局面，也决定了档案工作在整个学校资源(人、财、物等)分配上所能获得的份额较少，质量难以得到保障。

从本科院校外部环境来看，一方面，在当前的教育行政管理体制下普通本科院校一般由省教育厅主管，而教育厅在档案工作方面的管理和指导力量却相当薄弱，监督力度更是缺乏;另一方面，在业务管理上具有优势的省档案局，其管理和指导重心却不可能在普通本科院校。这种情况造成了一种特殊的现象——有权限的，没有业务能力管;有业务能力管的，没有直接权限，也无法顾及。

三、完善浙江省本科院校档案机构建制模式的政策与建议

(一)从档案行政管理的角度

从管理者的角度，高校档案管理的上级部门应该加强监督和指导力度，对高校档案馆建制模式进行规范、统一管理。基于法治的视野，高校档案工作上级主管部门可以从“完善法制，有法必依，执法必严”着手:

第一，制定高校档案机构建制指导意见，促进高校档案管理模式规范统一。针对本科院校档案馆建制模式参差不齐的情况，浙江省高校档案管理上级部门有必要依据《高等学校档案管理办法》以及《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，结合浙江省高校实际，制定具体、可操作的高校档案机构建制指导意见。比如，有关高校档案工作所需的人、财、物等基础配备应该在数量上要有最低规定等。这样有利于高校在具体执行时，有基本的依据或参考，可以根据自身的实际情况，在“低限度”至“高标准”之间做出权衡。同时，指导意见还可以既有基本配备的强制性要求，又有非强制性的指导建议。这样，不仅有利于高校档案馆建制模式的规范和统一，而且有利于高校档案管理体制机制创新，从而推进高校档案工作发展。

第二，宣传档案法律法规，强化高校“依法治档”的行政常识、意识。高校档案管理上级部门有必要加强档案法律法规宣传，强化高校领导在档案管理方面的法治意识。高校领导熟悉档案法律法规是其依法施政的重要前提，档案法治意识是其进行档案行政管理的必备条件，推动“依法管档，依法治档”将有效避免高校档案馆建制模式随着某些“个人意志”或所谓“工作创新”而肆意调整或改变，导致高校档案工作队伍不稳定，影响高校档案管理工作的创新和发展。

第三，开展高校档案工作的执法监察，促进档案法律法规得到真正的贯彻执行。高校档案管理上级部门(档案局和教育厅)有必要依据《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)及相关法律规章，对高校档案馆建制模式进行执法监察;针对没有依法落实的，或者执行过程中存在不符合规范的，应该责令其按期进行依法整改，并进行持续、有效的跟踪反馈，直至其档案管理模式符合实情、符合法定规范。

(二)从档案工作主体的角度

从高校档案工作主体的角度，高校档案管理工作者要秉持有“有为才能有位”的工作态度，也要力争“有位”以更加“有为”的现实条件。

第一，主动向学校领导汇报，争取将档案机构的发展规划纳入学校整体发展规划。学校领导事务繁忙，不一定能实时关注到档案工作发展，也不一定了解档案机构设置的有关规定和要求，这就需要高校档案人员积极主动向学校领导做宣传汇报，同时结合本校的实际情况，提出档案机构建制改革的可行性方案。此外，还要加强与组织、人事等有关部门的沟通、协调，争取得到理解和支持。

第二，做好内部建设工作，以扎实的内功展示档案机构的形象。比如，加强档案干部队伍建设，提升档案工作人员的业务素质和能力;加速档案管理的软、硬件更新升级，推进档案网络化收集、管理和利用;不断优化馆藏档案资源，推进档案资源体系建设以及档案信息化建设;等等。

第三，围绕学校中心工作，拓展服务方式和手段，以“有所作为”得到学校领导的肯定和重视。比如，加强特定专题档案的在线查询以及学籍档案的远程查询，推动建设方便广大师生及校友的档案查询服务体系;加强校史档案资源开发利用，与有关部门(宣传部、校友办、团委、文化校园建设办公室等)共享，服务学校文化校园建设以及校友工作;等等。

高校档案工作者的不懈努力，以及上级部门提供应有的政策条件，推动了浙江省本科院校档案机构建制模式改革与发展，以适应高等院校自身整体发展的需求。

参考文献:

[1]张仲华.云南高校档案工作研究[M].昆明:云南大学出版社，2015.

[2]党跃武.高校档案工作科学发展探索与实践[M].成都:四川大学出版社，2016.

【注释】

[1]本文系中国高等教育学会档案工作分会“十三五”规划课题《法治视角下高校档案机构建制模式研究——基于浙江省本科院校的分析》的成果之一。