公文划分（二）

公文概述

第二节　公文概述

概　述

一、公文的定义

公文是公务文书的简称。它是党和国家机关、各社会团体、企事业单位行使职权、处理公共事务的文字材料。

二、公文的特点

（1）法定性：公文是由依法存在的机构、组织或其领导人，根据自己的职能和权限制发的公务文书，所以具有法定性（法定的作者，法定的读者）。

（2）权威性：公文一经签发公布，在它所涉及的范围内就具有很强的权威性和行政约束力。并且国家以法律、行政手段来确保公文的贯彻执行。与此相关者都必须认真执行，否则，就会受到批评、处分或法律的制裁。

（3）规范性：为了提高公文的质量和机关办事效率，国家规定了统一的公文格式，所以公文具有严格的规范性。

（4）实用性：制发公文是为了完成某项工作，解决公务活动中的实际问题，所以公文具有明显的业务性和实用性。

三、公文的作用

（1）法规作用：国家各级机关经常以公文的形式颁布一些法律、法令及规定，在规定的范围内，对人们的行为有规范和制约作用，使公文具有法规作用。

（2）指导作用：上级机关根据下级机关或整体实际情况，制定正确的方针，对工作作出部署，具有指导作用。

（3）宣传教育作用：公文在贯彻执行党和国家的路线、方针、政策时，往往是通过制发文件，说明客观依据，对广大干部、群众进行宣传教育，提高他们执行路线、方针、政策的自觉性，调动建设社会主义的积极性。

（4）交流沟通作用：公文在各行政机关之间起着重要的交流沟通的作用。上情下达，下情上传，相互联系，交流经验，在一系列的公务活动中，公文起着重要的协调作用。

（5）依据凭证作用：公文是公文制发机关意图的具体体现，受文机关可以据此安排工作，开展活动。公文归档后，还具有查询、引用和研究作用。

公文种类

各机关、团体、企事业单位在自己的工作职能和业务范围内，由于日常工作需要形成了不同种类的公文，这些公文可以从不同的角度、不同的要求、不同的标准来进行分类。明确公文的种类，可以使我们在工作中更好地掌握运用公文，加快公文的运转，提高机关的办文效率。

一、按使用范围划分

（1）通用公文：指在所有机关、团体、企事业单位公务活动中普遍适用的公文；

（2）专用公文：指仅在某专业公务活动中使用的公文，如外交文书、军事文书、司法文书等；

（3）行政公文：指在国家行政机关使用的公文，行政公文通常也适用于其他机关、团体、单位。

二、按行文方向划分

行文方向即发文方向，它表示收文单位的地位，反映了机关团体、单位之间关系，是划分公文种类的重要标准。

（1）上行文：是指发往上级机关、单位的公文。

（2）平行文：是指发往平行的或不相隶属的机关单位之间的公文。

（3）下行文：是指发给下属机关、单位的公文。

三、按来源和运转方向划分

（1）收进公文（收文）：本机关收到其他机关、单位、团体的公文。

（2）外发公文（发文）：指发往本机关（单位）之外的机关、单位、团体的发文。

（3）内发公文（内发文）：指发给本机关、单位内部相关部门、人员的公文。

四、按处理时限划分

按此划分表示公文所谈事项的紧急程度：

（1）紧急公文（特急件），通常当日办复；

（2）急办公文（急件），通常3日内办复；

（3）常规公文（平件），通常7～10日内办复。

五、按机密程度划分

指公文内容涉及有关机密，按照密级的规定划分的公文。

（1）绝密文件，指内容涉及党和国家重要机密，在一定时间内需要绝对保密的公文，为密级最高的公文。

（2）机密文件，指内容虽然不涉及国家重大核心机密，但在一定时期、一定范围内需严格保密的公文。

（3）秘密公文，即虽不涉及重大机密事项，但却有一定保密要求的公文。

以上三个等级的公文，在拟稿、审核、签发、印制、封发、传递、阅读、保管、清理、移交、立卷、归档、销毁等环节必须按照《保密法》的相关要求办理。

（4）普通公文，指不涉及机密事项的公文，即通常所说的普发文。

六、按传阅对象和范围划分

有内部公文和公开公文。内部公文一般又分为内部公文和指定传阅对象的内部公文。

七、按承担的职能划分

不同的公文承担不同的职能，起不同的作用。按职能分为：

（1）联系性公文，指用于机关、单位、团体联系公务的公文，如函；

（2）告知性公文，指向有关部门通告、传达某些事项规定、情况的公文，如通告、通报、通知等；

（3）呈请性公文，指向上级机关或主管部门请示问题，报告事项的公文，如请示、报告；

（4）提议性公文，指向有关机关或上级领导部门提出意见或建议，如报告等；

（5）指示性公文，指上级机关要求下级机关（单位）完成某些任务、贯彻某些规定的公文，如令、批复、决定、通知等；

（6）法规性公文，指对有关事项作出规定，要求下属机关必须严格执行，如章程、条例办法、制度、计划及经济协议、经济合同等；

（7）实录性公文，指以实际情况或在记录稿基础上形成的公文，如总结、调查报告、会议纪要、大事记等。

八、按制发机关划分

（1）党的公文；

（2）政府公文；

（3）专门公文，指业务职能机关制发的公文；

（4）法规文件，指权力机关、行政机关制发的公文。

九、按行政机关的公文种类划分

即国务院规定的13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

公文格式

公文格式，是指公文的规格式样，它是公文法定权威性和约束力在形式上的表现。公文格式的特点是：标记准确、结构完整、醒目庄重。主要包括文头格式、主文格式、文尾格式。

一、版头格式

（1）版头（文头），是文件的门面，位于公文首页居中偏上位置。它由发文机关名（全称或规范化简称）加“文件”二字组成文件名称（如“中共中央文件”、“国务院文件”等），文件名称用大号宋体字，套红印刷。中、小机关一般只需设计使用一种版头，且大都不加“文件”二字。高级领导机关根据文件的作用，重要程度一般设计几种版头。

几个机关联合行文，应将几个机关的名称按顺序套红印制版头，主办单位排在首位。

版头字体的选择应醒目、美观、庄重、大方。一般情况下版头字体高推荐使用小标宋字体，应小于22mm×15mm。

间隔横线距文件纸顶端根据行文关系不同分为：

上行文——135mm；

下行文——105mm。

间隔横线宽约0.5mm，长约135mm，联合行文时，可使用小初号宋体字。联合行文的版头，可适当缩小版头字号，联合上行文可适当减小批示域。

（2）发文字号，发文字号是由发文机关自行制订的，它由发文机关代字、发文年度、发文序号组成。

确定发文代字的基本原则是准确、简短，如中共中央文件的代字是“中发”，国务院文件的代字为“国发”等。此外，一个机关的发文代字与本机关各部门的代字应统一编排确定。发文代字后是发文年度，发文年度数字用阿拉伯数字，外用方括号，发文序号在发文年度之后，用阿拉伯数字。

正确、科学地确定编排发文字号，可以迅速、准确地利用公文和管理公文。在撰写公文时，当主文中需引用某文件的标题，但标题过长时，可用发文字号代替标题。

发文字号大小与正文字体大小相同，居于版头与间隔横线正中位置，适当靠近间隔线。

（3）间隔横线为一条细实线（红色），间隔线下为公文的主文格式。

党内公文与行政公文在间隔横线上有所不同，党内文件在间隔横线正中间缀一红色五角星，行政公文则不缀五角星。

（4）检索代码，位于公文左上端，适用于省、部级以上党政机关、人民团体等机构发布的公文。

（5）份号，指依据同一文稿印制文件时的顺序号，一般用六位数码标识。份号印在版头纸图文区第二行左起位置。份号位于检索代码下方，一般文件份号可省略，但密级文件必须印制。

（6）密级，位于份号下方位置。国家秘密的标识为“★”，★前为密级，★后标保密年限。若不标保密期限，绝密件保密期限为30年，机密20年，秘件10年。

（7）紧急程度，标在密级下方位置。无份号、无密级的文件，标注在公文首页右上端适当位置即可。因紧急公文在封装后一般在信封上均标注紧急程度，故有些文件的公文首页即不作标记。

二、主文格式

（一）标题

即公文的题目，应该准确、简要地概括公文的主要内容，一般以不超过30个字为宜。

标题由发文机关、事由、文种三部分组成。在某些公文中发文机关、事由可省略，唯有“文种”不可省略，除发布法规性文件外，标题中一般不加书名号，一般也不用标点符号。

标题在印制时，大标题一般用2号宋体字，文内的小标题一般用3号宋体字。

标题的排列应美观、醒目，公文标题较长时可分行排列，排三行时，一般按长短短的顺序排列。

（二）主送机关

即受文机关，主送机关名称写在标题之下，正文之前，顶行。字体大小同正文。

通告、公告、布告等公文一般采用张贴或通过新闻媒介公布，不写主送机关。

通报、决定、决议一般将主送单位放在文尾主题词之下，“抄送”单位之上位置。

（三）正文

即公文的正文，也就是主送机关至落款前的部分，是公文最主要的部分。公文的行文目的、事项、要求都要在正文中表现出来。对正文的要求是：

（1）思想原则要表述全面；

（2）概念表达要具体明确；

（3）文字力求准确精练；

（4）用语通俗易懂；

（5）文字切忌冗长。

（四）附件

是附在正文之后的文件、材料，是对正文的补充和对某些问题（事项）的说明，是公文的有机组成部分，附件不是每个文件都有。

附件名称写在正文之后（不空行）发文机关和生效日期之前，另起行，空两格书写。书写时必须把附件名称和件数写全，附件较多时，应分别标明。附件名称不加书名号，末尾也不用标点符号。

例如：

附件：一、............

二、............

（五）成文日期

即发文机关领导人的签发日期。成文日期位于主文的右下方，用汉字书写，年、月、日必须齐全，不能省略数字，年份不得略写。最后一个字与图文区右边沿为四个字的距离。

（六）印章

印章是公文生效的凭证，印章盖在成文日期之上正中位置，上不压正文，下压年月日。行政公文必须加盖公章，否则视为无效。联合行文时，下行文必须按版头排列次序加盖行文机关公章；上行文可只盖主办机关的公章。

党的领导机关的公文，印制在有特定版头的公文用纸上。普发性公文可不盖章。

（七）文尾格式

（1）附注，即附带说明的事项，如需要加以解释的名词术语，或表示公文的传达范围、使用方法等。附注位于公文成文日期的左下侧，主题词之上，用圆括号注明，字体字号与正文相同。

（2）主题词，是经过规范化的用以表示公文中心内容的词，用来作为公文主题的标引和检索。

主题词位于公文附注域（无附注的位于成文日期左下侧位置）以下，抄送机关标识域之上。每个主题词之间空一个汉字，最后的一个主题词必须是文种。向上级机关报送的公文按上级机关的要求标注主题词。

（3）抄送机关，位于主题词之下，印发机关、日期之上字体同正文。整个区域用两条平行等宽的实线作为界限。抄送机关一般指不需要承办公文中的要求事项，只需“阅知”或作些配合工作的机关。最末一个抄送机关后面一般不加标点符号。

（4）印发机关、日期。印发机关，指发文机关的办公部门；印发日期指接到定稿后的起印日期。一般写成“×××办公厅（室）××××年×月×日印发”。印发机关与印发日期中间略有间隔并行首、行尾顶格。

（5）份数，指一个文件的印制份数。普通文件份数一般不作标记，但密级文件必须标记份数，凡给2份以上文件的单位，均需在单位名称右下角写清份数，份数用小圆圈圈起。

份数一般放在文尾印发日期下方。

文尾位于公文末页图文区中的下部。