第一节 账务处理程序
一、账务处理程序的意义
为了科学地组织会计工作,必须综合运用会计核算的各种方法,确定一个合理的账务处理程序。账务处理程序也称会计核算组织程序或会计核算形式,是指会计凭证、会计账簿、财务报表相结合的方式,包括会计凭证和账簿的种类、格式,会计凭证与账簿之间的联系方法,由原始凭证到编制记账凭证、登记明细账和总分类账、编制财务报表的工作程序和方法等。
不同的会计凭证、会计账簿、会计报表的结合方式,就会形成不同的账务处理程序,不同的账务处理程序又有不同的方法、特点和适用范围,各单位应该根据所处行业的性质、生产经营活动的特点、经营规模的大小、经济业务的繁简程度,科学合理地选择适用于本单位的账务处理程序,对于有效地组织会计核算具有重要意义。
第一,有利于会计工作程序规范化。
通过选择科学、合理的账务处理程序,确定会计凭证、会计账簿与财务报表之间的联系方式,保证会计信息加工过程的严密性,提高会计信息质量。
通过账务处理程序明确会计工作、会计人员的分工协调,提高账务处理的效率,强化会计人员岗位责任制。
第三,有利于提高会计信息的真实性和可靠性。
通过账务处理程序所确定的会计凭证、会计账簿和会计报表之间的勾稽关系和牵制作用,增强会计信息的真实性和可靠性。
第四,有利于减少不必要的会计核算环节。
通过井然有序的账务处理程序,可以减少不必要的会计核算环节和手续,避免烦琐的重复劳动,节约人力、物力,提高会计核算工作的效率。
在长期的会计工作实践中形成了多种不同的会计核算形式,我国企业目前常用的主要有记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序和汇总记账凭证账务处理程序。这三种会计核算形式有许多共同点,但也有一些不同之处,其主要区别在于登记总分类账务的依据和方法不同。
二、记账凭证账务处理程序
1.记账凭证账务处理程序的概念
记账凭证账务处理程序是指对发生的经济业务事项,都要根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证,然后根据记账凭证逐笔登记总分类账的一种账务处理程序。在该处理程序中,记账凭证可采用通用记账凭证格式,也可以分设收款凭证、付款凭证和转账凭证三种格式。账簿的设置一般包括总分类账、日记账和明细分类账,日记账包括现金日记账和银行存款日记账。总分类账和日记账一般采用三栏式,明细分类账可根据管理上的需要,采用三栏式、多栏式或数量金额式。
2.记账凭证账务处理程序的一般程序
记账凭证账务处理程序的一般程序是:
(1)根据原始凭证编制汇总原始凭证。
(2)根据原始凭证或汇总原始凭证,编制记账凭证。
(3)根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。
(4)根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证,登记各种明细分类账。
(5)根据记账凭证逐笔登记总分类账。
(6)期末,现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符。
(7)期末,根据总分类账和明细分类账的记录,编制财务报表。
记账凭证账务处理程序如图4-1所示。
图4-1 记账凭证账务处理程序图
记账凭证账务处理程序的优点是账务处理程序简单明了,易于理解,总分类账可以较详细地反映经济业务的发生情况。其缺点是:登记总分类账的工作量较大。它适用于规模较小、经济业务量较少的单位。
三、汇总记账凭证账务处理程序
1.汇总记账凭证账务处理程序的概念
汇总记账凭证账务处理程序是根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证,定期根据记账凭证分类编制汇总记账凭证,然后据以登记总分类账的一种账务处理程序。其特点是:定期编制汇总记账凭证,并以此为依据登记总分类账。在汇总记账凭证账务处理程序下,除设置记账凭证外,还要定期根据记账凭证编制汇总记账凭证。记账凭证通常分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,相应地,汇总记账凭证也分为汇总收款凭证、汇总付款凭证与汇总转账凭证。
2.汇总记账凭证账务处理程序的一般程序
汇总记账凭证账务处理程序一般程序是:
(1)根据原始凭证编制汇总原始凭证。
(2)根据原始凭证或汇总原始凭证,编制记账凭证。
(3)根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。
(4)根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证,登记各种明细分类账。
(5)根据各种记账凭证编制有关汇总记账凭证。
(6)根据各种汇总记账凭证登记总分类账。
(7)期末,现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符。
(8)期末,根据总分类账和明细分类账的记录,编制财务报表。
汇总记账凭证账务处理程序如图4-2所示。
图4-2 汇总记账凭证账务处理程序图
汇总记账凭证账务处理程序的优点是:减轻了登记总分类账的工作量,由于按照账户对应关系汇总编制记账凭证,便于了解账户之间的对应关系。其缺点是:按每一贷方科目编制汇总转账凭证,不利于会计核算的日常分工,当转账凭证较多时,编制汇总转账凭证的工作量较大。该账务处理程序适用于规模较大、经济业务较多的单位。
四、科目汇总表账务处理程序
1.科目汇总表账务处理程序的概念
科目汇总表账务处理程序又称记账凭证汇总表账务处理程序,它是根据记账凭证定期编制科目汇总表,再根据科目汇总表登记总分类账的一种账务处理程序。其特点是:定期编制科目汇总表,并以此为依据登记总分类账。在科目汇总表核算形式下,记账凭证可以采用收款凭证、付款凭证和转账凭证三种形式,也可以采用通用格式。此外,还要设置科目汇总表。为了便于编制科目汇总表,一般要求编制单式记账凭证或对记账凭证加以复写,以便于按借贷方账户分别汇总。其记账凭证、账簿的设置与记账凭证处理程序基本相同。
2.科目汇总表账务处理程序的一般程序
科目汇总表账务处理程序的一般程序是:
(1)根据原始凭证编制汇总原始凭证。
(2)根据原始凭证或汇总原始凭证,编制记账凭证。
(3)根据收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。
(4)根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证,登记各种明细分类账。
(5)根据各种记账凭证编制科目汇总表。
(6)根据科目汇总表登记总分类账。
(7)期末,现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符。
(8)期末,根据总分类账和明细分类账的记录,编制财务报表。
科目汇总表账务处理程序如图4-3所示。
图4-3 科目汇总表账务处理程序图
科目汇总表账务处理程序的优点是:减轻了登记总分类账的工作量,并可做到试算平衡,简明易懂,方便易学。其缺点是:科目汇总表不能反映账户之间的对应关系,不便于查对账目。它适用于经济业务较多的单位。
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