操作员的权限管理

模块二　系统管理

教学目标

最终目标：能够适时对财务软件进行维护。

促成目标：会根据需要建立核算账套并进行维护，会根据岗位需要进行授权。具体包括：

（1）会设置操作员。

（2）会建立核算账套。

（3）会设置操作员权限。

（4）会修改账套信息。

（5）会输出、引入账套。

模块说明

系统管理模块是用来对所有模块（系统）进行统一管理和数据维护的。在此我们可以进行账套的管理、年度账的管理、系统用户（操作员）及操作权限的集中管理以及统一有效的安全机制的建立。系统管理模块只对系统管理员（admin）和账套主管开放，在实际工作中，只有具备系统管理员或账套主管身份的操作员才能注册进入并进行相应的操作。

项目一　操作员管理

任务描述

本项目任务主要包括增加操作员、修改操作员与删除操作员等操作。

知识要点

在用友ERP－U8管理系统中，操作员（用户）的类型有三种：第一种是系统管理员（admin），他是在软件开发时已经设定好的，不可以修改和删除；第二种是账套主管，他需要由系统管理员（admin）来设定；第三种是一般操作员，他也需要系统管理员（admin）来设定。

工作任务一：管理员注册系统

【涉及岗位】系统维护员

【操作步骤】

（1）单击“开始”／“程序”／“用友ERP－U8普及版V3．0”／“系统服务”／“系统管理”，如图2－1所示。

图2－1　注册系统界面

（2）单击“系统”／“注册”，打开“注册【系统管理】”对话框，如图2－2所示。

图2－2　注册系统对话框

（3）单击“操作员”文本框，输入用友ERP－U8默认的系统管理员“admin”，密码默认为空，点击“确定”按钮，完成注册。

温馨提示：

①系统管理员名称默认为“admin”，且密码为空。

②为了系统的安全，启动“系统管理”后要立即设置系统管理员密码，并牢记。

想想做：如何修改系统管理员的密码？

工作任务二：增加操作员

【涉及岗位】系统维护员

应用案例

石家庄东升电器有限公司财务部成员及岗位如下：李晔，系统管理员，负责整个系统的维护；张民，财务主管（账套主管）；宋晓玲，会计主管；王和平，总账会计；刘丽，出纳。

【操作步骤】

（1）以“admin”身份登录“系统管理”，单击“权限”／“用户”，打开“用户管理”对话框，如图2－3所示。

图2－3　用户管理对话框

（2）在“用户管理”对话框中，单击“增加”按钮，打开“增加用户”对话框，输入操作员编号为“001”、姓名为“张民”、所属部门“财务部”等信息，如图2－4所示。

图2－4　用户信息录入对话框

信息说明：

①编号：必须输入，最长不能超过10位，不能与系统内已存在的用户编号重复。编号可以是阿拉伯数字、可以是字母也可以是汉字。

②姓名：必须输入，最长不能超过10位。

③口令：即操作员登录系统时的密码。可以为空，最长不能超过20位。现由系统管理员代为设置，操作员日后登录系统时可自行修改。

④所属部门：可以为空，最长不能超过20位。

⑤所属角色：选择用户所属的角色，则用户自动拥有该角色的所有权限。

（3）单击“增加”按钮，保存新增用户，全部设置完成后，单击“退出”按钮，返回“用户管理”对话框，显示新增操作员名单，如图2－5所示。

图2－5　用户管理信息

工作任务三：修改操作员信息

【涉及岗位】系统维护员

应用案例

系统管理员“admin”修改刘丽的E－mail地址为“liuli＠sina．com”。

【操作步骤】

（1）在“用户管理”界面，选中操作员“刘丽”，再单击“修改”按钮，或直接双击操作员“刘丽”所在行，打开“修改用户信息”对话框。

（2）修改E－mail地址为“liuli＠sina．com”，如图2－6所示。

图2－6　修改用户信息窗口

（3）单击“修改”按钮，保存修改信息。

温馨提示：

①用户编号不能修改。

②如需暂时停止使用该用户，可以单击“注销当前用户”按钮。注销用户后该按钮变为“启用当前用户”。

工作任务四：删除操作员

【涉及岗位】系统维护员

应用案例

系统管理员“admin”删除编号为“123”的操作员“宋佳”。

【操作步骤】

（1）在“用户管理”主界面，选中要删除的用户“宋佳”，再单击“删除”按钮，系统弹出“确认删除用户××”提示，如图2－7所示。

图2－7　删除用户对话框

（2）单击“是”按钮，即可将该用户从系统中删除。

温馨提示：

①已启用的用户不能删除。

②如果用户已经定义所属角色，需先取消角色指定，然后才能删除。

上岗一试

石家庄威力泵业有限公司财务人员信息，如表2－1所示。

表2－1　石家庄威力泵业有限公司财务人员信息

【工作要求】

（1）系统管理员“admin”注册系统。

（2）系统管理员“admin”增加以上操作员。

（3）自行练习修改、删除操作。

项目二　账套管理

任务描述

本项目任务主要包括建立账套、修改账套、删除账套、引入（恢复）账套和输出（备份）账套。

知识要点

建立账套：就是利用财务软件为企业建立一套账簿文件，即根据企业的具体需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等。在用友ERP－U8软件中可以建立999个账套，账套号从001～999（演示账套可以删掉），各账套间的信息是独立的，但用户（操作员）是可以通用的。

修改账套：如果账套某些信息需要修改，则由账套主管注册“系统管理”进行账套修改。

输出账套：是指将所选的账套数据进行备份输出。系统管理员需定时将企业数据备份存储到不同的介质上，以保证数据的安全性。企业也可以根据需要，设置备份计划，由系统自动将账套数据进行输出。

引入账套：是指将系统外某账套数据引入本系统，或者当系统遭受意外破坏时，可以通过引入账套操作，将备份数据恢复到系统中。集团公司可以将子公司的账套数据引入母公司系统中，用以数据的合并和分析。

删除账套：如果无须保留企业账套，可以删除机内账套，将该账套下的所有数据彻底清除。

工作任务一：建立核算账套

【涉及岗位】系统维护员

应用案例

石家庄东升电器有限公司位于石家庄市开发区639号，联系电话0331－85327456，开户行及账号为工商银行0759231477000123456，该公司为制造企业，主要生产电饭煲、电饭锅，计划于2010年1月开始实施会计电算化，会计核算信息如下：

公司法人代表王晓东，记账本位币为人民币。有外币（美元）业务。每个月的结账日期为28日；计划采用2007年新会计制度科目体系，科目级长为四级；出于核算及管理的需要，对客户、供应商和存货进行分类；对各档案分类的编码方案分析整理如表2－2所示。

表2－2　编码方案表

【操作步骤】

（1）系统管理员登录“系统管理”，单击“账套”／“建立”，如图2－8所示。

（2）在“创建账套—账套信息”对话框中输入账套信息，如图2－9所示。

图2－8　建账界面

图2－9　建账对话框

信息说明：

①已存账套：系统将已存在的账套以下拉列表的形式显示，用户只能查看，不能输入或修改。

②账套号：必须输入，用来输入新建账套的编号，取值范围为001～999，不能与系统内已存账套号重复，在系统中每个账套的账套号均是唯一的。

③账套名称：必须输入，用来输入新建账套的名称，一般为企业（或内部独立核算单位）名称，不能超过40个字符。

④账套路径：用于存放新建账套文件的地址，一般采用系统默认的路径。

⑤启用会计期：必须输入，用来输入新建账套启用的时间，系统默认为计算机的系统时间。

（3）单击“会计期间设置”按钮，打开“会计月历—建账”对话框，双击第一个会计期间的结束日期，打开“日历”对话框，将日期调整为1月28日，如图2－10所示。

图2－10　会计期间设置对话框

（4）单击“确定”按钮，返回“会计月历—建账”对话框，结果如图2－11所示。设定企业每月28日为结账日，28日以后的业务计入下个月。

图2－11　会计起始期间设置对话框

信息说明：

①系统根据“启用会计期”的设置，自动将启用月份以前的日期标识为不可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，各月的初始日期随上月截止日期的变动而变动，年度最后一个月份的截止日期除外）标识为可以修改的部分，用户可以任意设置。

②每月的结账日期可以不同，但其开始日期为上一个月截止日期的下一日。

（5）设置完毕单击“确定”按钮，返回“创建账套－账套信息”对话框。

（6）单击“下一步”按钮，进入“创建账套－单位信息”对话框，输入单位信息，如图2－12所示。

图2－12　建账对话框

信息说明：

①单位名称：必须输入，是用户的单位全称。单位全称只有在打印发票时使用，其他情况均使用简称。

②单位简称：用户单位的简称，最好输入以便于查看显示。

③其他项目属于任选项。

（7）单击“下一步”按钮，进入“创建账套—核算类型”对话框，设置单位基本核算信息，如图2－13所示。

图2－13　建账信息框

信息说明：

①本币代码：用来设置新建账套所用的记账本位币的代码。

②企业类型：从下拉列表中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。工业类型不能进行受托代销业务处理，商业类型不能进行材料出库、产成品入库处理。

③行业性质：用户必须从下拉列表中选择输入本单位所属的行业性质，它代表不同的科目体系。

④是否按行业性质预置科目：如果用户希望预置所属行业标准的一级科目，则选此项，系统则根据所属行业，预置特定方法和报表取数规则。如果不选，则由用户自己增加所有级次的会计科目。

⑤账套主管：可以从下拉列表中选择输入。

（8）单击“下一步”按钮，进入“创建账套—基础信息”对话框，设置单位基础信息，如图2－14所示。

图2－14　建账信息框

信息说明：

①存货是否分类：如果单位的存货较多，且类别繁多，可以选择该选项；如果存货较少且类别单一，可以选择不进行存货分类。

②客户是否分类：如果单位的客户较多，且希望进行分类管理，可以选择该选项；如果客户较少，可以选择不进行客户分类。

③供应商是否分类：如果单位的供应商较多，且希望进行分类管理，可以选择该选项；如果供应商较少，可以选择不进行供应商分类。

④是否有外币核算：如果单位有外币业务，且有外币账户，则需要选择该选项。

⑤如果选择的存货、客户、供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货、客户、供应商分类，然后才能建立存货、客户、供应商档案；如果选择不分类，那么在进行基础信息设置时，可以直接建立其档案。

（9）单击“完成”按钮，系统弹出建账提示，如图2－15所示，单击“是”按钮，打开“分类编码方案”对话框。

图2－15　建账提示框

（10）在“分类编码方案”对话框中，根据单位制定的编码方案进行设置，结果如图2－16所示。

图2－16　建账信息

信息说明：

①编码方案是为了便于对经济业务数据进行核算与管理而设定的，它规定了各种编码的级次和级长，是用户进行分级核算、分级统计的基础。如本例中的会计科目，编码级次为4222。表示本账套可设置四级会计科目，即一级科目用4位数表示，二、三、四级科目分别为2位数。如“银行存款”科目编码为1002，它的下级科目为2位数，“银行存款——工行存款”表示为“100201”。为了企业今后业务扩展需要，科目编码在设定时要留有余地，所以本例中设置到4级，也可以多设，但最多只能设置到9级。此处的设置，在后面各级档案录入时会有编码规则标识，如“”表示编码规则为“12”。

②如果在建立账套时设置了客户、供应商不需分类，则在此不能进行存货、客户、供应商的分类编码方案设置。

温馨提示：

①设置的编码方案级次只能小于等于最大级数，如：科目编码最多可设9级。

②设置的编码方案长度之和只能小于等于最大长度，如：科目编码各级长度之和只能小于等于15。

③若需要删除级长，必须从最末一级开始删除。

④编码方案也可在“企业门户”／“设置”／“基本信息”中进行修改。

（11）调整编码方案后单击“保存”按钮，再单击“退出”按钮，打开“数据精度定义”对话框。在“数据精度定义”对话框中，暂时采用系统默认小数位，如图2－17所示。

图2－17　数据精度设置信息框

（12）单击“确认”按钮，系统弹出启用提示框，如图2－18所示。单击“否”按钮，不进行系统启用。

图2－18　启用系统提示框

温馨提示：

①第10步、第11步建账时可以不作设置，在“企业门户”主界面的“设置”／“基本信息”中设置。

②第12步建账时可以不启用，建账完成后，可以在“企业门户”主界面的“设置”／“基本信息”中进行各系统的启用。

工作任务二：修改账套信息

【涉及岗位】账套主管

应用案例

修改石家庄东升电器有限公司的核算账套信息：增设税号410704170001428。

【操作步骤】

（1）以001号操作员张民身份注册“系统管理”，选择“［001］号东升电器有限公司”账套，如图2－19所示。

图2－19　账套主管注册系统管理界面

温馨提示：

系统管理员（admin）和账套主管看到的登录界面有所不同。系统管理员登录界面包括服务器、操作员、密码三项，账套主管登录界面包括：服务器、操作员、密码、账套、会计年度、操作日期六项。

（2）单击“确定”按钮，进入系统管理界面。单击“账套”下拉菜单“修改”，进入“账套信息”对话框，如图2－20所示。

（3）单击“下一步”按钮，根据需要修改账套信息，修改完成后系统提示账套修改成功，如图2－21所示。

温馨提示：

①只有账套主管才有权修改所辖的账套。

②账套建立完成后，账套号、账套路径、记账本位币、企业类型、行业性质等项目不能修改。

图2－20　修改账套对话框

图2－21　修改账套信息框

工作任务三：输出账套

【涉及岗位】系统维护员

应用案例

系统管理员将石家庄东升电器有限公司的账套输出到d：／／“001账套备份”文件夹中。

【操作步骤】

（1）系统管理员注册“系统管理”，单击“账套”的下拉菜单“输出”，如图2－22所示。

（2）在“账套输出”窗口，从“账套号”下拉列表中选择要输出的账套，单击“确认”按钮，如图2－23所示。

（3）系统自动将账套内的数据进行拷贝，如图2－24所示。

（4）数据拷贝完成后，系统弹出“选择备份目标”对话框，在该对话框的下拉列表中选择用于存放账套数据的文件夹并双击打开，单击“确认”按钮，系统提示账套备份完毕，如图2－25所示。

图2－22　输出账套窗口

图2－23　输出账套窗口

图2－24　输出账套信息

图2－25　输出账套提示

（5）打开备份文件所在文件夹，可查看备份文件，如图2－26所示。

图2－26　账套文件

温馨提示：

①只有系统管理员（admin）有权进行账套的输出。

②选择备份目标时切记将目的文件夹打开，否则不能按照指定的路径存放。

③账套主管可以输出“年度账”。

想想做：如何设置自动备份计划？

工作任务四：引入账套

【涉及岗位】系统维护员

应用案例

系统管理员将d：／／“001账套备份”文件夹中的账套数据，引入系统中。

【操作步骤】

（1）系统管理员注册“系统管理”，单击“账套”的下拉菜单“引入”，如图2－27所示。

图2－27　引入账套窗口

（2）在“引入账套数据”对话框中，选择要引入的账套数据备份文件“UfErpAct．Lst”单击“打开”按钮或直接双击该文件，如图2－28所示，系统弹出提示信息如图2－29所示。

图2－28　引入账套对话框

图2－29　引入账套提示框

（3）若需重新指定引入账套的存放路径，单击“是”按钮；若采用系统默认路径，单击“否”按钮。如果系统中存在同号账套，将提示是否覆盖，如图2－30所示。

图2－30　引入账套提示框

（4）单击“是”按钮，系统开始引入账套，如图2－31所示。完成后提示“账套引入成功！”，如图2－32所示。

图2－31　引入账套信息框

图2－32　引入账套提示

温馨提示：

①只有系统管理员（admin）有权引入账套。

②账套主管可以引入“年度账”。

③当计算机内账套数据遭到毁坏时，可执行账套引入以恢复账套数据。

想想做：如何删除账套？输出、引入年度账套。

温馨提示：

①不能删除正在使用的账套，删除的同时系统进行强制备份。

②只有系统管理员（admin）才有权进行账套的删除。

③只有账套主管才有权进行年度账套的输出、引入及删除。

上岗一试

石家庄威力泵业有限公司核算信息如下：

（1）账套信息。账套号：111、账套名称：“石家庄威力泵业有限公司”、采用默认的账套路径、启用会计期：2010年1月1日、结账日期：每月的28日。

（2）单位信息。名称：“石家庄威力泵业有限公司”、简称：“威力泵业”、税号：42002345678、法人代表：谷建华。

（3）核算类型。记账本位币为人民币（RMB）、企业类型为工业、行业性质为2007年新会计准则、账套主管张悦华、要求按行业性质预置科目。

（4）基础信息。该企业有外币核算、需要对存货、客户、供应商进行分类。

（5）分类编码方案如表2－3所示，其他默认。

表2－3　分类编码方案表

（6）数据精度。存货数量小数为2，所有单价小数为4。

【工作要求】

（1）请为威力泵业建立企业核算账套。

（2）设置自动备份计划，每月28日18：00进行账套的输出备份。

（3）输出账套到自建文件夹。

（4）引入账套。

项目三　操作员的权限管理

任务描述

本项目主要任务是增加用户权限、修改用户权限、删除用户权限等操作。

知识要点

权限管理：是财务软件对操作人员使用软件功能的一种约定或限制。只有为某个操作员设置了相应的权限，他才能使用该部分功能，这是财务内部控制的需要，也是保障正常工作程序的需要。在权限管理中有三个概念需要明确，即“用户”、“角色”、“权限”。“用户”是使用财务软件的工作人员，如“张民”和“刘丽”。“角色”是指在企业管理中拥有某一类职能的组织。例如，实际工作中最常见的会计和出纳两个角色（他们可以是一个部门的人，也可以是不同部门但工作职能相同的人）。“权限”是指赋予操作员对用友ERP－U8某项功能的使用权。用友ERP－U8除了提供用户对各模块操作的权限之外，还相应地提供了金额的权限以及对数据的字段级和记录级的权限，不同的组合方式，使权限控制更加灵活、更加便捷。

工作任务一：指定账套主管

【涉及岗位】系统维护员

应用案例

石家庄东升电器有限公司财务制度规定：李晔，担任系统管理员，负责系统维护；张民，担任账套主管，负责各项初始设置工作，负责总账系统的月末结账、报表管理及财务分析工作。具有总账系统所有的权限。

【操作步骤】

（1）系统管理员注册“系统管理”，单击“权限”下拉菜单“权限”，如图2－33所示。

图2－33　授权界面

（2）在“操作员权限”对话框中，从操作员列表中选择操作员“张民”，从右上角的账套下拉列表中选择001号账套，选中“账套主管”复选框，系统弹出设置账套主管提示框。如图2－34所示，单击“是”设置完毕。

图2－34　指定账套主管提示框

温馨提示：

①账套主管拥有所辖账套中所有模块的操作权限。

②可以通过“用户”修改，设置“账套主管”角色。此角色对所有账套都有效。

③一个账套可以有多个账套主管。

④一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个角色。

工作任务二：设置操作员权限

【涉及岗位】系统维护员、账套主管

应用案例

石家庄东升电器有限公司财务制度规定：

宋晓玲，担任会计主管，主要负责总账系统的凭证审核、记账、期末自动转账，拥有总账系统中“总账—凭证的凭证处理、凭证审核、查询凭证、打印凭证、科目汇总”、“总账—账表”、“总账—期末的转账设置、转账生成”等权限。

王和平，担任总账会计，主要负责凭证的填制工作，拥有总账系统的“总账—凭证的凭证处理、查询凭证、打印凭证、科目汇总、常用凭证、凭证整理”、“总账—账表”等权限。

刘丽，担任出纳，负责库存现金和银行存款日记账管理工作，具有“总账－凭证中出纳签字”以及“总账－出纳”的全部权限。

【操作步骤】

（1）系统管理员注册“系统管理”，单击“权限”下拉菜单“权限”，在对话框界面，从操作员列表中选择操作员，从右上角的账套下拉列表中选择001号账套，单击“修改”按钮，系统弹出“增加和调整权限”对话框，如图2－35所示。

图2－35　授权对话框

（2）根据需要设定权限，授权完毕后，单击“确定”按钮完成权限设置，返回“操作员权限”对话框，结果如图2－36所示。

图2－36　授权信息

温馨提示：

①已经使用的用户权限以及正在使用的用户权限不能修改和删除。

②只有系统管理员（admin）才有权指定账套主管。如果以账套主管的身份注册，只能分配所辖账套的操作权限。

（3）重复以上操作，完成对其他操作员的授权。

知识储备

“系统管理”功能的使用者只是系统管理员（admin）和账套主管。二者的权限差异总结，如表2－4所示。

表2－4　系统管理员与账套主管权限差异表

续表

上岗一试

石家庄威力泵业有限公司财务部岗位分工如下：

李涵，担任系统管理员，负责系统维护工作。

张悦华，担任账套主管，负责各项初始设置工作，负责总账系统的月末结账、报表管理及财务分析工作。具有总账系统所有的权限。

王震宇，担任会计主管，负责总账系统的凭证审核、记账、期末自动转账，拥有总账系统中“总账—凭证的凭证处理、凭证审核、凭证查询、打印凭证、科目汇总”、“总账—账表”查询、“总账—期末的转账设置、转账生成”等权限。

宋玲玲，担任总账会计，负责凭证的填制工作，拥有总账系统中“总账—凭证的凭证处理、查询凭证、打印凭证、科目汇总、常用凭证、凭证整理”、“总账—账表”等权限。

李丽，担任出纳，负责库存现金和银行存款管理工作。具有“总账—凭证处理、查询凭证、打印凭证、凭证出纳签字”权限，和“总账—出纳”的全部权限。

魏淑华，担任薪酬核算会计，负责工资核算的全面工作。

刘立松，担任财产物资核算会计，负责固定资产核算的全面工作。

【工作要求】

（1）系统管理员李涵为威力泵业指定账套主管。

（2）系统管理员李涵为威力泵业其他财务人员授权。

（3）自行练习“权限”的修改、撤销操作。

项目四　系统维护

知识储备

系统运行监控：在系统管理界面，功能列表分为上下两部分。上面部分列示登录的子系统，下面部分列示登录的操作员在子系统中正在执行的操作，如图2－37所示。

图2－37　系统运行监控窗口

清除异常任务：如果用户服务端超过异常限制时间未工作或由于不可预见的原因非正常退出某系统，则视此为异常任务，在系统管理主界面显示“运行状态异常”，系统会在到达服务端失效时间时，自动清除异常任务。在等待时间内，用户也可执行“视图”／“清除异常任务”命令，自行删除异常任务，使系统恢复正常。

清除单据锁定：在使用过程中由于不可预见的原因可能会造成单据锁定，将不能进行正常操作，执行“视图”／“清除单据锁定”命令，可恢复正常功能的使用。

上机日志：为了保证系统的安全运行，系统随时对各个产品或模块的每个操作员的上下机时间、操作的具体功能等情况进行登记，形成上机日志，使所有的操作都有所记录、有迹可寻。执行“视图”／“上机日志”命令，可进行上机日志的查询、删除等操作，如图2－38所示。

图2－38　上机日志信息