上机资料的准备

第四节　上机资料的准备

对于计算机会计核算系统，要想合理使用账务处理各个功能模块，必须在初始化前就做好一切准备工作。在实务操作一中，关于准备工作方面的问题介绍得很简单，但并不实用;而在综合业务中，进行计算机会计核算的初始化工作量将大大增加，其上机的准备资料也要比基本业务复杂得多，其适用性也大大增强。俗话说:“磨刀不误砍柴工”、“良好的开端等于成功了一半”。对于计算机会计核算系统的使用，更是如此。在手工会计核算过渡到计算机会计核算系统的过程中，任何忽视准备工作，急于动手操作的想法，都是万万要不得的。只有做好了准备工作，才能保证以后的计算机会计核算系统能够顺利运行。因此，我们在这里花一些时间和精力做好各项准备工作，将是非常有必要的。结合综合业务资料和上节内容，我们需要做好如下几项准备工作。

一、会计科目一览表

会计科目设置是任何计算机会计系统开始使用时都要进行的准备工作，这里当然也不例外。计算机会计核算系统初始化的第一步就是要建立会计科目，在基本业务中也进行了建立会计科目设置操作，但综合业务中的部分会计科目管理方式与基本业务不同，该不同部分应特别引起注意。本案例的会计科目一览表见表8-1。

表8-1　新奥计算机公司会计科目一览表

续表

特别注意:计算机会计核算系统会计科目必须按照新准则的规定建立，因此上表的会计科目代码与名称也必须与新准则的规定一致。从上表可以看出，与旧准则相比，新准则中科目代码除库存现金和银行存款科目外，均发生了变化;科目名称有库存现金、应付职工薪酬、应交税费等五个科目发生了调整。

特别提醒

通过上述会计科目一览表可以看出，与基本业务科目相比较，综合业务中的银行存款科目的管理方式为“银行对账”;应收账款、其他应收款、应付账款等科目的管理方式为“往来方式”，无需设置明细科目;主营业务收入、主营业务成本、销售费用、管理费用四个科目的管理方式为“分部门核算”。

二、部门代码、名称表

部门代码设置是计算机会计核算系统初始化的一部分，此处也是综合业务与基本业务相比具有明显差别的地方。进行系统初始化之前，应根据本单位部门的管理核算方式设计编制部门代码、名称表，以此作为计算机会计核算系统中设置部门的依据。本案例可采用如表8-2所示的部门代码、名称表。

表8-2　新奥计算机公司部门代码、名称一览表

特别说明:为什么要设置“000公司”?

大家可能会认为只要设置第一、二、三业务部就可以了，为什么还要设置“000公司”呢?其实道理很简单:

1.在本案例中，设置分部门核算的目的是为了对各业务部门进行考核和评价，了解各业务部门的经营成果及其对公司的贡献。

2.只设置分部门代码与名称，只能反映各分部门各自的经营成果，而无法反映整个公司的经营成果情况。

3.如果没有“000公司”这个“部门”，主营业务收入、主营业务成本、营业费用、管理费用等科目期末按部门输出的余额都将为零;设置该“000公司”这个“部门”后，期末损益类科目的结转将会反映整个公司的经营成果。

三、凭证类型表

计算机会计核算系统初始化中的凭证类型设置，应在仔细分析本单位业务的基础上进行设计。根据设计的凭证类型，编制凭证类型表，以此作为计算机会计系统中设置凭证类型的依据。本案例可采用如表8-3所示的凭证类型表。注意凭证类型表中的凭证特征是在手工会计中没有的项目，该项目在计算机会计核算系统中的作用是帮助凭证录入员把关，当录入员录入的凭证不符合该特征时，计算机会拒绝存盘并给出提示，从而预防录入差错。凭证特征除了表中所示之外，本计算机会计核算系统中还提供有“凭证必有科目”等。

表8-3　新奥计算机公司凭证类型表

四、往来客户明细表

计算机会计核算软件中辅助核算部分提供了往来管理功能，通过该功能，往来类账户(如:应收账款、应付账款、其他应收款)将无需设置明细账户核算科目进行核算，而只需将该类账户与往来管理模块建立一个链接即可。为了使用该功能，在计算机会计核算软件初始化中，需在辅助核算往来管理中输入往来客户的基本资料信息。因此，在进行系统初始化之前，应根据已有往来客户和未来可能的往来客户的有关资料获得或编制一份公司往来客户基本资料明细表，以此作为计算机会计系统中往来客户设置的依据。本案例的往来客户明细表可参见表8-4。

表8-4　新奥计算机公司往来客户明细表

五、非法对应科目明细表

计算机会计核算系统中提供的非法对应科目设置功能，是手工会计核算中所不具备的一项特有功能。通过该功能的使用，可以利用计算机检查把关录入凭证的正确性和合理性，避免不必要的错误产生。在进行该部分的设置前，应根据有关会计原理和本单位的具体业务设计编制一份非法对应科目明细表，输入计算机非法对应科目设置中的列表，供计算机检查非法对应科目使用。该表的编制无需一次完成，可不断积累经验，逐渐完善。本案例的非法对应科目明细表参见表8-5。

表8-5　非法对应科目明细表

特别注意:在进行非法对应科目代码输入时要注意检查其科目代码与名称是否按照新准则规定的科目代码与名称。

六、账户期初余额明细表

在计算机会计核算系统初始化过程中，初始余额的装入通常被认为是最重要同时也是工作量最大的一项工作。在进行该项初始化工作之前，应根据手工会计核算中上月期末余额整理编制一份各账户期初余额明细表，以此作为录入科目期初余额的依据。本案例各账户期初余额明细表参见表8-6。

表8-6　新奥计算机公司各账户年初余额、2008年1月份发生额及期初余额明细表

特别注意:按照新准则的规定，新准则中的“应付职工薪酬”科目核算旧准则中的“应付工资”和“应付福利费”两个科目的内容;新准则中的“应交税费”科目核算旧准则中的“应交税金”和“其他应交款”科目核算内容;新准则中的“固定资产”科目不包括旧准则“固定资产”科目中的有投资性质的房地产部分;新准则中的其他科目(如:库存现金、销售费用、所得税费用等)核算内容基本不变。

七、当年启用前每月各账户发生额明细表

在计算机会计核算系统初始化过程中，若账套的启用期间是1月份(即年初)，则只需整理1月份的期初余额;若账套的启用期间不是1月份(即2月至12月份)，则不仅需整理启用1月份的期初余额，还要进一步整理各账户借方累计发生额、贷方累计发生额等信息。当年启用前每月各账户累计发生额的主要作用是参加各账户整个会计期间发生额的汇总，尤其是损益类账户需进行全年经营成果的核算。因此，在进行本部分初始化工作前，应根据本单位当年启用前每月各账户累计发生额整理编制一份启用前各账户累计发生额明细表，以此作为计算机会计核算系统初始化工作的准备资料。本案例当年启用前每月各账户累计发生额明细表仍参见表8-6。

八、各部门启用前科目发生额表

因损益类科目(主营业务收入、主营业务成本、销售费用、管理费用)是按部门进行半独立核算的，且综合业务的账套启用期间是2月份，所以在进行该类科目期初余额初始化时必须要分别输入各部门启用前(即1月份)累计发生额。要想获得各部门启用前各损益类科目累计发生额，必须先取得各部门从本年初至账套启用日期止各月各明细科目的发生额。同时由于部门核算数据既要参加本部门的汇总，还要参加科目的汇总，所以必须根据各部门的明细发生额数据整理编制各部门启用前科目发生额明细表。各部门启用前科目发生额明细表的主要内容是各部门从本年初至账套启用日期止各月各明细科目的发生额，其作用是参加本年累计发生额的汇总。请注意:与当年启用前每月各账户发生额表不同，各部门启用前科目发生额汇总表应根据各部门账户的详细记录整理编制。综合业务的各部门启用前明细发生额见表8-7、表8-8、表8-9。根据表8-7、表8-8、表8-9整理编制各部门启用前科目发生额汇总表参见表8-10。

表8-7　新奥计算机公司1月份第一业务部发生额明细表

续表

表8-8　新奥计算机公司1月份第二业务部发生额明细表

表8-9　新奥计算机公司1月份第三业务部发生额明细表

表8-10　新奥计算机公司1月份各部门科目发生额汇总表

特别提醒

注意表8-10内各项的借贷方向和内部平衡关系。

九、往来客户明细发生额表

计算机会计软件中对往来客户采用专门的辅助功能进行管理，因此在手工会计核算过渡到计算机会计核算过程中，需在辅助核算往来管理的往来业务输入中输入各往来账户的明细发生额。输入往来客户明细发生额有两个作用:一是提供往来客户的期初数据;二是用于将来进行核销。所以编制本表不仅需要本年的明细数据，还需要往年的明细数据。这是与当年启用前每月各账户发生额明细表的不同之处，请予注意。本表应根据往来账户的详细记录整理编制。本案例的往来客户启用前明细发生额表参见表8-11。

表8-11　新奥计算机公司往来客户启用前明细发生额表

十、自动转账凭证明细表

计算机会计核算系统相对于手工会计核算系统还有一个重要的优点是能够设计自动转账分录。通过计算机会计软件中的定义自动转账分录功能，定义自动转账分录，供编制凭证时自动调用，产生自动转账凭证。自动转账凭证在录入凭证时直接调用，减少键盘录入量，提高记账凭证编制和录入效率。另外，对于结转损益类的自动转账凭证，还可起到核对结转数额和凭证录入正确性的作用。自动转账凭证是比快速凭证(详见下节说明)效率更高的一种记账凭证生成工具。为了定义自动转账分录，应首先编制一份自动转账凭证明细表，其内容应包括:自动转账凭证的摘要、会计科目、发生额方向和发生额的计算公式等内容。自动转账凭证明细表应根据日常业务总结编制。下面我们结合综合业务说明具体企业的自动转账明细表的编制过程。

(一)分析转账业务流程

根据分析，新奥计算机公司的自动转账业务应包括:

1.提取折旧的业务，需要的数字是上月月末“固定资产”有关账户的期末余额和折旧率，与本月发生的业务无关，所以既可在日常业务登记账簿完毕后编制，也可在记账前编制计提折旧的转账凭证。

2.核算税前经营收入，需要的数字是本月所有收入账户的全月发生额合计，所以需要在本月全部收入业务都已入账后结转才有意义。

3.核算税前经营成本费用，需要的数字是本月所有成本、费用账户的全月发生额合计，所以需要在本月全部支出业务都已入账后结转才有意义。

4.提取所得税费用，其主要依据是税前应纳税所得(本案例设定为利润总额)，所以必须在利润总额核算完成并记账以后才能进行。

5.结转本月提取的所得税费用，必须在计提所得税业务已经记账以后才能进行。

6.提取盈余公积，需依据税后利润，所以应在税后利润核算完成并记账以后进行。

7.分配股利，需依据税后利润，所以应在税后利润核算完成并记账以后进行。

(二)设计转账步骤。

通过分析转账业务流程，可将该企业的期末转账业务分为如下几个步骤:

1.将填制好的日常业务记账凭证按规定登记入账;

2.完成期末各项费用的提取和结转，如:累计折旧费用等;

3.将上述费用登记入账;

4.核算本月税前经营收入;

5.核算本月税前经营成本费用;

6.计算提取所得税费用，并登记入账;

7.将本月所得税费用结转到“本年利润”账户;

8.进行税后利润的分配，编制记账凭证并登记入账。

例如核算本月税前经营收入，需将本会计期间的所有收入结转到“本年利润”科目的贷方;核算本月税前经营成本费用，则需将本会计期间的所有支出结转到“本年利润”科目的借方。

(三)编制自动转账凭证明细表。

表8-12示意性地给出了本案例的自动转账凭证明细表。自动转账凭证明细表的内容可随时增加、更新。

表8-12　新奥计算机公司自动转账凭证明细表

特别注意:上述自动转账凭证明细表中的会计科目代码及名称是否与新准则规定的科目代码与名称一致。

十一、快速凭证明细表

上节提到，自动转账凭证是比快速凭证(详见下节说明)效率更高的一种记账凭证生成工具。可见，快速凭证与自动转账凭证既有相同点，也有不同点。快速凭证，又称为半自动凭证，也是一种记账凭证快速生成工具;但与自动转账凭证不同的是，其发生额一般不能由系统自动生成。在计算机会计核算软件中，快速凭证的生成也是先要通过自动转账分录定义。因此，先要编制一份快速凭证明细表，根据本案例编制的快速凭证明细表如表8-13。本快速凭证明细表的内容可随时增加、更新。

表8-13　新奥计算机公司快速凭证明细表

特别注意:上述快速凭证明细表中的会计科目代码及名称是否与新准则规定的科目代码与名称一致。

【要点提示】

·计算机会计核算系统启用日期不在年初也不在单位初建时的系统初始化时，则不仅需整理启用月份的期初余额，还要进一步整理各账户本年借方累计发生额、贷方累计发生额等信息，往来账户科目还应输入所有未核销的往来业务。

·综合业务的会计科目设置中，银行存款、应收账款、其他应收款、应付账款、主营业务收入、主营业务成本、销售费用及管理费用的科目管理方式与基本业务不同。

·自动转账功能是计算机会计软件提供的，有利于提高输入凭证的效率和核算工作的自动化水平。自动转账凭证和快速凭证均通过此功能进行定义和运用。本章为编制自动转账凭证和快速凭证所提供的自动转账凭证明细表和快速凭证明细表必须要掌握并融会贯通。

【思考题】

1.综合业务与基本业务相比，有哪些相同的地方?有哪些不同的地方?为什么?

2.账套的启用期间是1月份(即年初)与不是1月份(即2月至12月份)，计算机核算系统初始化有何不同?

3.与基本业务相比较，在编制综合业务科目一览表时应注意哪些问题?

4.为什么要设置“公司”这个部门?

5.快速凭证编制与自动凭证编制有何相同点、不同点?