第一节 会计账簿概述
一、会计账簿的概念
会计账簿（简称账簿），是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务事项的簿籍。通过会计凭证的填制与审核，可以将每天发生的经济业务进行如实、正确的记录，明确经济责任。但会计凭证的数量繁多，对经济业务的反映往往是比较零星、分散，且每一张凭证只能就个别的经济业务进行详细的记录和反映，不能把某一时期的全部经济活动情况完整地反映出来。为了全面、系统、连续地核算和监督单位的经济活动及其财务收支情况，各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。它是会计账户的表现形式。
设置和登记账簿，是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义。通过账簿的设置和登记，可以记载、储存会计信息，分类、汇总会计信息，检查、校正会计信息，编报、输出会计信息。
（一）通过账簿的设置和登记，可以记载、储存会计信息。将会计凭证记录的经济业务一一记入有关会计账簿，可以全面、系统地反映企业、单位在一定时期内发生的各项资金运动，储存所需要的各项会计信息。
（二）通过账簿的设置和登记，可以分类、汇总会计信息。在会计核算中，通过会计凭证的填制和审核，可以反映和监督每项经济业务的完成情况。设置账簿就可以把会计凭证提供的大量分散的核算资料，加以归类整理，以全面地、连续地、系统地反映企业、单位的经济活动情况。利用账簿记录，既可提供总括的核算资料，又可提供明细的核算资料，这样就可以全面而系统地反映各项资产、负债、所有者权益的增减变动情况，收入、费用的发生，利润的实现和分配情况。根据这些记录还可借以考核成本、费用、利润的计划执行情况，评价企业经营成果和财务成果的好坏，进而发现生产经营过程中存在的问题，并分析原因，促使企业加强经营管理。
（三）通过账簿的设置和登记，可以检查、校正会计信息。账簿记录是会计凭证信息的进一步整理。如在永续盘存制下，通过有关盘存账户余额与实际盘点或核查结果的核对，可以确认财产的盘盈或盘亏，并根据实际结存数额调整账簿记录，做到账实相符，提供如实、可靠的会计信息。
（四）通过账簿的设置和登记，编报、输出会计信息。为了反映一定日期的财务状况和一定时期的经营成果，应定期进行结账，进行有关账簿之间的核对，计算出本期发生额和余额，并据以编制会计报表，向有关各方提供需要的会计信息。企业定期编制的“资产负债表”、“利润表”、“现金流量表”等会计报表的主要依据来自账簿记录。企业在编制财务情况说明书时，对生产经营状况、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况、税金缴纳情况、各种财产物资变动情况的说明也要借助于账簿的记录才能完成。所以说账簿的记录和设置正确、完整与否，直接影响财务会计报告的质量。
二、会计账簿的分类
由于各单位的经济业务和经营管理的要求不同，账簿的种类也有所不同。会计核算中应用的账簿很多，不同的账簿，其用途、形式、内容和登记方法都各不相同。为了更好地了解和使用各种账簿，应对账簿进行必要的分类。账簿的分类一般有以下几种方法：
（一）按用途分类
账簿按其用途分类，一般可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿三种。
1.序时账簿
序时账簿也称日记账，是按照经济业务发生或完成的时间的先后顺序，逐日逐笔进行连续登记的账簿。其特点是序时登记和逐笔登记。序时账簿有两种，可以分别用来核算和监督某一类型经济业务或全部经济业务的发生和完成情况。实际工作中，由于经济业务的复杂性，如果应用一本账簿序时记录企业的全部经济业务比较困难，也不便于分工，因此实际工作中很少应用。目前应用比较广泛的是记录某一类经济业务的序时账簿。在我国，大多数单位一般只设置现金日记账和银行存款日记账。
目前，在实际工作中为了加强货币资金的管理，每个单位必须设置现金日记账和银行存款日记账。
2.分类账簿
分类账簿是对全部经济业务按照会计要素的具体类别而设置的分类会计科目进行登记的账簿，简称分类账。按账簿反映内容详细程度的不同，又分为总分类账（简称总账）和明细分类账（简称明细账）。总分类账是根据一级会计科目设置的，总括反映全部经济业务的资金状况的账簿。明细分类账是根据明细会计科目设置的，详细反映某一种资产、负债、所有者权益、收入、成本、利润的账簿。明细分类账是对总账的补充和具体化，并受总分类账的控制和统驭。
分类账簿和序时账簿的作用不同。序时账簿能提供连续系统的信息，反映单位资金运动的全貌；分类账簿则是按照经营与决策的需要而设置的会计科目，归集并汇总各类信息，反映资金运动的各种状态、形式及其构成。在账簿组织中，分类账簿占有特别重要的地位。只有通过分类账簿，才能把数据按账户形成不同信息，满足编制会计报表的需要。
在实际工作中，序时账簿还可与分类账簿结合起来，在一本账簿中进行登记，称之为联合账簿。日记总账便是典型的联合账簿。
3.备查账簿
备查账簿也称辅助登记簿，简称备查簿，是对某些在日记账和分类账等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务进行补充登记的账簿。它可以为某些经济业务的内容提供必要的参考资料。例如，租入固定资产备查簿，是用来登记以经营租赁方式租入、不属于本单位财产、不能记入本单位固定资产账户的机器设备；应收票据贴现备查簿，是用来登记本企业已经贴现的应收票据，由于尚存在着票据付款人到期不能支付票据款项而使本企业产生连带责任的可能性，而这些应收票据已不能在企业的序时账簿或分类账簿中反映，所以要备查登记。备查登记簿由各单位根据需要进行设置。
备查账簿与序时账和分类账相比，存在两点不同之处：一是登记依据可能不需要记账凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证；二是账簿的格式和登记方法不同，备查账簿的主要栏目不记录金额，它更注重用文字来表述某项经济业务事项的发生情况。
（二）按账页格式分类
按账页格式不同，账簿可分为两栏式、三栏式、多栏式、数量金额式等四种。
1.两栏式账簿
两栏式账簿，是指只有借方和贷方两个基本金额栏目的账簿。普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。
2.三栏式账簿
三栏式账簿，是指设有借方、贷方和余额（或收入、付出、余额）三个基本栏目的账簿。一般各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种。区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否有一栏“对方科目”。有“对方科目”栏的，称为设对方科目的三栏式账簿；不设“对方科目”栏的，称为不设对方科目的三栏式账簿，也称为一般三栏式账簿。
3.多栏式账簿
多栏式账簿，是指在账簿的两个基本栏目借方栏或贷方栏下按需要分设若干专栏的账簿。如多栏式日记账、多栏式明细账。但是，专栏设置在借方，还是设在贷方，或是两方同时设专栏，设多少专栏，则根据需要确定。收入、费用明细账一般均采用这种方式，如管理费用明细账、生产成本明细账、制造费用明细账等。
4.数量金额式账簿
数量金额式账簿，是指账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，借以反映财产物资的实物数量和价值量双重指标的账簿。一般适用于具有实物形态的财产物资明细账，如原材料、库存商品等明细账。
（二）按外形特征分类
账簿按其外形特征分类，可以分为订本账、活页账和卡片账。
1.订本账
订本账也称订本式账簿，是在启用前就把一定数量的账页固定地装订成册，并对账页进行了连续编号的账簿。应用订本账，可以避免账页散失，防止抽换账页，确保账簿资料的完整。但是应用订本账也有其缺点，同一本账簿在同一时间内只能由一人登记，不能分工记账。同时，订本账账页固定，不能根据需要增减，因而必须预先估计每一个账户需要的页数，以此来保留空白账页。如保留空白账页不够，就要影响账户的连续登记；如果保留空白账页有多余，又会造成浪费。
在实际工作中，总账、现金和银行存款日记账一般都采用订本式账簿。
2.活页账
活页账也称活页式账簿。活页账是在账簿登记完毕之前并不固定装订在一起，而是装在活页账夹中。当账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后），才将账页予以装订，加具封面，并给各账页连续编号。活页账的优点是记账时可以根据实际需要，随时将空白账页装入账簿，或抽去不需用的账页，也便于分工记账；其缺点是如果管理不善，可能会造成账页散失或故意抽换账页。各种明细账一般采用活页式账簿。
3.卡片账
卡片账也称卡片式账簿。卡片账是将账户所需格式印刷在硬卡上。严格说，卡片账也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。其优点同活页账。卡片容易丢失，使用时，必须顺序编号，有专人保管。在我国，单位一般只对固定资产的核算采用卡片账形式。
在实行会计电算化的企业、单位中，各种账簿的数据都是在机器或磁性介质存储的，但总账和明细账必须按规定的格式定期打印输出。
会计账簿的总体分类情况，可以概括如图表5-1：
图表5-1 会计账簿的总体分类情况
三、会计账簿与账户
（一）账户的概念
账户是根据会计科目设置的，具有一定格式和结构，用于分类反映资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等会计要素增减变动情况及其结果的载体。会计科目只是对会计对象具体内容进行分类的项目或名称，账户是会计科目的具体应用。
设置账户是会计核算的重要方法之一。账户使原始数据转换为会计信息，通过账户可以对大量复杂的经济业务进行分类核算，从而提供不同性质和内容的会计信息。由于账户以会计科目为依据，因而某一账户的核算内容具有独立性和排他性，并在设置上要服从于会计报表对会计信息的要求。
账户与会计科目两者之间的区别，在于账户具有一定的格式和结构，用于反映会计要素增减变动情况及其结果。在实际工作中，对会计科目与账户不加严格的区分，而是相互通用。
（二）账户的基本结构
账户不仅有其名称，还必须具有一定的结构格式，这样才能对经济业务发生后所引起的会计对象要素各项目的增减变动情况进行记录和核算。
尽管各单位的经济活动引起的资金变化是错综复杂的，但在数量上不外乎增加和减少两种情况，所以，用来分类记录经济业务的账户，其基本结构也应相应地划分为两个部分：一部分反映增加数额；另一部分反映减少数额。不同的记账方法，其账户结构有所不同。我国《企业会计准则——基本准则》规定采用借贷记账法。借贷记账法账户的两个基本部分分为左方和右方，左方为“借方”，右方为“贷方”，其基本格式用简化的“T”形账户表示，如图表5-2所示。
图表5-2
在会计实务中，为了反映各项资金增减变化的结果，还要在账户中增设一个表示余额的栏次，即一般三栏式格式。如图表5-3所示。
图表5-3 账户名称
从上述图表可以看出，账户基本结构的内容包括以下几个方面：
1.账户的名称，即会计科目。表明账户提供的核算指标。
2.日期和凭证字号。用以说明记录经济业务的日期及来源。
3.摘要。即经济业务内容的简要说明。
4.增加、减少金额。记录经济业务发生引起会计要素项目增减变动的数额。
在借贷记账法下，每个账户的借方或贷方，究竟哪一方记录增加额，哪一方记录减少额，取决于账户归属的性质。账户的基本格式只有两个部分，如果规定借方登记增加，贷方就必须登记减少；如果规定贷方登记增加，就必须以借方登记减少。因此，全部账户需要分成两个类型，各以相反的方向记录增加金额和减少金额。
5.账户发生额和余额。每个账户在一定时期内借方登记金额合计数称为借方发生额。贷方登记金额合计数称为贷方发生额。两个发生额相抵后的差额称为余额。余额按其表现的不同时间，又分为期初余额和期末余额。期初余额，即会计期开始时的余额，也是上期期末余额。期末余额，即会计期结束时的余额。账户发生额和余额之间的关系可表示为：
期末余额＝期初余额＋本期增加发生额-本期减少发生额
（三）账簿与账户的关系
会计账簿与账户有着十分密切的关系。账户是根据会计科目开设的，账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此，账簿只是一个外在形式，账户才是它的真实内容。账簿与账户的关系是形式和内容的关系。
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