以信用方式购买或者销售固定资产

第6章　凭证和日记账

这一章我们将观察在分类账和现金账簿上记账的主要信息来源。然后我们将认真观察采用辅助的账簿，诸如日记账来保存某些详细资料的方法，这样的方法有助于减少原本需要保存在分类账中的大量细节。

6.1　业务凭证

交易者个人账户中所记录的交易的信息是来自两类主要的凭证——发票和贷记通知。下面就是一张发票的例样。

发票是由销售商提供给货物购买方的一份发货账单。

购货方（ RKL电气），在收到发票以后，就要将交易记录到自己的账上。销售商（西部电气代理），在送出发票以后，因为同样的理由也要保留发票的副本。RKL电气要将其记入购货账的借方和西部电气账户的贷方，表示它欠供货商388英镑。在西部电气代理的账簿上，在销售账要记入贷方，RKL电气的账户上要记入借方，表示客户欠款388英镑。

行动

发票的形式多种多样，试着拿来一些比较一下。你就会发现它们有许多共同的特点——最为重要的一点就是一家企业告诉它的一家客户欠了它一笔特定数目的钱。

第二种和购买与销售相关的重要凭证就是贷记通知，下面表示的就是一个例子。

贷记通知常常是印制成红色，以便和发票区别开来。贷记通知是由销售方发给购买方的，是已经记在发票中的货物被退回后发出的。销售方需要自己保存贷记通知的副本留作记录。

这份贷记通知是由西部电气代理发给RKL电气的，因为后者已经退回了价值48英镑的货物。西部电气代理需要在它的销货退回账上记入借方，在RKL电气的账户上记入贷方。 “贷记通知（credit note ）”一词由此而来，就是销售方告诉购买方要在其账上贷记退回货物的价值。

RKL电气要借记西部电气代理账户，贷记进货退回账户。

另一种与购买和销售有关的凭证就是公告。它是对一段期间——通常是一个月——里的所有的发票和贷记通知的总结。表明购买方在这期间进行的所有交易的结果最终欠款的数额是多少。你完全可以弄到这种凭证的副本来看一看。如果有困难可以去参考一下商业方面的教科书，在那里你应该能够找到一些样本。

当支出或者收到钱的时候，也涉及到一些不同的凭证。用支票支付时需要根据支票存根记到现金账簿的贷方，而在每一次书写支票时必须同时书写存根。收到支票时需要记到现金账簿的借方，以支票本身作为凭证。当支付的是现金时，付款人必须得到收据，根据收据记到现金账簿的贷方。企业收到现金时需要保留给付款人开出的收据的副本，据此记到现金账簿的借方。

练习6.1

下面哪些凭证是由（a ）购买方和（b ）销售方用来记录交易的：发票；发票副本；贷记通知；贷记通知的副本。

哪些凭证是由（a）收款人和（b）付款人用来记录交易的：支票；支票存根；收据；收据的副本。

6.2　辅助账簿

我们现在来讨论日记账——意思就是每日记录——的使用。所有的交易细节都要即时登记到日记账上，然后才过账到分类账上，正因为如此，日记账也常常被看做是原始账簿。 “过到分类账”所表达的是把账记到分类账上的过程，和邮局无关！①

日记账也被看做是一种辅助账簿。这是因为它和分类账相比是辅助性的或者是第二位的。换句话说是分类账的补充。它并不是复式记账系统自身的

①过账和寄信的用词都是“post” 。——译者注一个部分，而是为分类账承载了许多冗余的细节内容。我们已经遇到这种情况，有两个分类账户是这样省去过多的细节的。你还记得吗？如果不记得请回到本书的61页，看一看三栏现金账簿。其中的销货折扣栏目和购货折扣栏目都是作为备忘的记录，本身并不是复式记账系统的一部分。到了一个特定期间结束，栏目中的数字相加起来，合计记入各自的分类账户。这样可以大大减少记入销货折扣和购货折扣账上的信息。

如今，只有很少企业认为值得在做分类账之前把所有的交易都先记到日记账上。不过，日记账还是在使用着，保存着一些交易的细节记录。主要有以下五种：

●销售日记账。

●销货退回或者退回日记账。

●购货日记账。

●进货退回或者进货退出日记账。

●（专用）日记账。

前面四种是用于信用交易，包括销售、购买和退回。你应该注意到“日记簿”或者“账簿”经常用来替代“日记账”一词。所以在你遇到销货日记簿或者进货退出账簿时，不要弄糊涂了。第五种日记账（ the journal ），前面的定冠词经常要重读，以便区别于其他的日记账。因为同样的原因有的时候也被看做是“专用日记账” 。只要觉得需要记录额外的细节，许多不同的交易都可以采用。

我们现在来逐一研究一下这些日记账。前面已经出现过的西部电气代理这家电器批发商，我们还使用它来作例子。

6.3　销售账簿

所有的信用销售都需要依据给客户开出的发票副本记录。西部电气代理的销售账簿可能像这个样子：

你也许能够弄清楚这些，有不明白的地方可以看下面的解释。西部电气代理销售业务的每一位客户在分类账的应收款项上都有单独的个人账户。这里假定西部电气代理建立了明细分类账。如果不是的话页码参照的“DL”就可以用“GL”或者更为简单的“L”来代替表示总分类账或者分类账了。每一个客户的个人账户的借方分录在发票开出后马上就根据发票的副本记录完毕。销售账的贷方分录则不是每一次都记，而是在方便的时候做一条总的分录，对应已经在客户的账户上做出的那些借方分录的总计数额。在上面这个例子里，7月7日所做的一条740.62英镑的贷方分录，就是对应从7月1日到7月7日客户账户中的五条借方分录。销售账看上去应该是这样：

注意销售账簿上的参照和摘要，它们表明有若干不同的债务人的账户与此相关。

贷方分录推迟过账到销售账上意味着，在7月1日到7月6日之间如果进行试算平衡表计算将不能达到平衡一致。这是因为已经记完的借方分录还没有做出相对应的贷方分录。记账员必须明白保留辅助账簿对试算平衡表的精确性所带来的影响。需要谨慎地选择制作的日期。

6.4　销售退回账簿

这种账簿的形式也可以和销售账簿相同。下面的例子是来自以下西部电气代理在七月份的赊销货物退回的清单。

7月6日　　 罗宾逊家族　　　50.12英镑

7月15日　　RKL电气　　　　 48.00英镑

7月24日　　埃文斯自营　　　6.54英镑

7月30日　　沃特家族　　　　22.12英镑

6.5　购货账簿

在这一账簿中包括着所有的信用购买。它是根据供货商提供的发票记账的。西部电气代理的购货账簿可能会是这样的：

购货账

每一个西部电气代理的供货商在应付货款中都有一个个人账户。在收到发票后马上就在这些账户中记入贷方。借方分录则合成一条并对应已经记入供货商账户的所有贷方的合计数额。在上面的例子中，一条1,502.20英镑的借方分录在7月31日记到购货账上，就是下面这样：

注意，从供货商那里得到的发票有着不同的编号。为了便于编档，西部电气代理对每一张发票重新编号，用在购货账簿上。

6.6　进货退出账簿

这种账簿可以采用其他账簿的格式，你自己可以制作出来。

练习6.2

西部电气代理在七月份接到的贷记通知如下：

把这些记到进货退出账簿，表明在7月31日转账。赋予必要的细节。

为了节省空间，我们使用的例子都比较简短。当分录的数量非常多时，从分类账户，像在销售、购货、销货退回和进货退出等账户中，省去的大量细节的实际数额可以在日记账中看到。无论企业大小，不是所有的都会保留单独的日记簿。有一个好的档案系统来处理发出（销售）发票的副本，收到的（购货）发票，发出的（销货退回）贷记通知的副本和收到的（进货退出）贷记通知，可能就足够了。它也应该能够对销售、购货、销货退回和进货退出的分录定期进行合计，而个人账户中的分录在交易发生时就要予以记录。

6.7　（专用）日记账

这种日记账以前是用来记录那些没有专门的原始账簿的交易。前面我们刚刚接触的四种账簿，还有现金账簿，在这方面看都可以算是一种原始账簿，因为其中的分录是直接根据支票这样的原始凭证记录的。不过无论如何，现金账簿还是不同的，由于它包括了两个账户，现金和银行存款，从这方面看它还是属于分类账的一部分。

现在，保留这种日记账通常是用来记录那些需要额外说明的交易。它的形式和我们刚刚谈过的那些日记账相同，只是栏目有些不一样。其标准的布局形式是这样的：

我们来看看这种布局形式如何适用于那些可能记录在日记账上的交易。

6.7.1　以信用方式购买或者销售固定资产

1月28日，西部电气代理从埃派克斯车库以信用方式购买了一辆价值2500英镑的小型货车，车牌号是OAF 691D。

日记账

6.7.2　建立一套分类账户

5月1日，N.考奇开办了一家企业， 2,000英镑的资本中包括1,800英镑的银行存款和200英镑的现金。

日记账

在这里，因为借方不止一条，所以分录必须合计。在第一个例子并没有这样做，是因为在那里可以马上看出一条借方的数额等于哪一条贷方的数额。日记账中的分录如果包括了许多完全不同的交易，只需要在前面一条记录下面划一条线，就可以接着写下一条。当然这些分录仍然需要记到自己的分类账户上去。

6.7.3　注销坏账

4月12日，G.托马斯去世，还欠着西部电气代理12英镑。在发现他已去世后，该企业需要注销欠账。

日记账

正如你所见，日记账的操作并不困难。假如你理解了复式记账的规则，唯一需要解决的问题就是把信息正确地传递到表格中。日记账的好处就是其中的叙述可以比分类账中的摘要栏目提供出更多的信息。当然要记住，这些分录仍然需要记到自己的分类账户上去。

练习6.3

把下面的交易记到日记账上，使你确实能够掌握它的布局形式。

5月9日，西部电气代理卖出一台电子打字机（系列号：68/54321 ），账面价值600英镑，以信用方式按此价格卖给南部电器代理。

练习6.4

（a）日记账是不是复式记账系统的一部分？

（b）在分类账记账之前先把详细资料记录到日记账上，可以用什么词来描述日记账的这一功能？

（c）什么术语用来描述根据日记账的记录制作分类账目的过程？

（d）说出销货日记账可能有的其他两个名称。

（e）说出进货退回账簿可能有的其他五个名称。

练习6.5

说出和下列业务凭证有关的日记账簿：

（a）收到的发票

（b）收到贷记通知

（c）开出的发票副本（底联）

（d）发出的贷记通知的副本

练习6.6

一个商人在七月份开出了下面这些发票：

把它们记入合适的日记账，表示出所有相关的分类账户。

练习6.7

一个商人在七月份开出了下面这些贷记通知：

把它们记入合适的日记账，表示出所有相关的分类账户。

练习6.8

说出在下列情况下，哪些内容需要记到日记账上：

（a）从艾伯特汽车公司以信用方式购买了价值5,000英镑的汽车。

（b）把总计30,000英镑的销售额转到购销账上。

（c）以1,200英镑的价格和信用方式卖给T.豪账面价值1,000英镑的运输车辆。

（d）注销杂项债务人58英镑的坏账。

（e）卖出账面价值450英镑的设备，以信用方式卖给R.布莱，价格是390英镑。