汇总记账凭证核算形式

10．4　汇总记账凭证核算形式

10．4．1　汇总记账凭证核算形式的基本内容

1）汇总记账凭证核算形式的定义

汇总记账凭证核算形式，是根据原始凭证或汇总原始凭证填制记账凭证，然后定期根据记账凭证分类编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证，再据以登记总分类账的一种核算形式。

其基本特征是：根据汇总记账凭证登记总分类账。

2）汇总记账凭证核算形式下设置的会计凭证和账簿

汇总记账凭证核算形式，其账簿设置与记账凭证核算形式基本相同，需要设置库存现金日记账、银行存款日记账、总分类账和明细分类账。汇总记账凭证的种类取决于记账凭证的种类，如果记账凭证采用通用记账凭证，则汇总记账凭证也只有一种形式；如果记账凭证采用专用记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证），则汇总记账凭证也分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证三种形式。

3）汇总记账凭证的格式及编制方法

汇总记账凭证是依据记账凭证编制的，分为汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证。

（1）汇总收款凭证是根据一定时期全部收款凭证汇总编制的凭证，其格式见表10．4．1。

表10．4．1　汇总收款凭证

汇总收款凭证的编制方法：是按照“库存现金”或“银行存款”科目的借方分别设置两张汇总凭证，将与“库存现金”或“银行存款”相对应的贷方科目进行归类汇总，期末结出合计数，分别记入“库存现金”、“银行存款”总分类账的借方以及各对应账户的贷方。

在编制汇总收款凭证时，首先应确定是以记账凭证上的哪一个会计科目为主进行汇总。由于收款凭证上反映的是收款业务，因此必须围绕反映货币资金收入的会计科目（“库存现金”或“银行存款”等）进行汇总。在借贷记账法下，这些科目的增加又应在借方登记，因此编制汇总收款凭证时要求按照借方科目设置，实际上就是要求按照“库存现金”或“银行存款”设置汇总记账凭证上的主体科目，以其为主进行汇总。

“将相对应的贷方科目进行归类汇总”，这里的贷方科目是指收款凭证上会计分录中“库存现金”或“银行存款”的对应科目。尽管在一定的会计期间内，企业可能会发生若干收款业务，但由于有些经济业务是重复发生的，就需要填制若干相似的收款凭证，例如，企业每次销售产品收到货款存入银行，会计分录都是借记“银行存款”，贷记“主营业务收入”和“应交税费”等。这样，就可以根据贷方科目在一定会计期间内的若干发生额定期进行汇总，编制汇总收款凭证。

经过上述汇总过程得到的各个贷方科目发生额的合计数，就是这些账户在一定会计期间发生额的总和。可以根据各次的汇总数分次登记到有关账户中去，也可以在月末时对各次汇总数字相加，求得该账户的全月发生额合计，一次性登记有关账户。对以上各账户的发生额合计数进行合计，也就是所汇总的主体科目“库存现金”或“银行存款”在该会计期间的借方发生额总额，可根据其分次或月末一次登记“库存现金”或“银行存款”账户。

值得注意的是，为了便于编制汇总收款凭证，在日常编制收款凭证时，会计分录的形式最好是一借一贷、一借多贷，而不采用多借多贷的形式。因为，汇总收款凭证是按借方科目设置的，多借一贷或多借多贷的会计分录会给编制汇总收款凭证带来一定的不便，可能会造成收款凭证在汇总过程中由于被多次重复使用而产生汇总错误，或造成会计账户之间的对应关系变得模糊不清。

（2）汇总付款凭证是根据一定时期全部付款凭证汇总编制的凭证，其格式见表10．4．2。

表10．4．2　汇总付款凭证

汇总付款凭证的编制方法：是按照“库存现金”或“银行存款”科目的贷方分别设置两张汇总凭证，将与“库存现金”或“银行存款”相对应的借方科目进行归类汇总，期末结出合计数，分别记入“库存现金”、“银行存款”总分类账的贷方以及各对应账户的借方。

值得注意的是：①对于现金存入银行和从银行提取现金的业务，只需编制相关的汇总付款凭证，以避免重复记账。②为了便于编制汇总付款凭证，在日常编制付款凭证时，会计分录的形式最好是一借一贷、多借一贷，而不采用一借多贷或多借多贷的形式。因为，汇总付款凭证是按贷方科目设置的，一借多贷或多借多贷的会计分录会给编制汇总付款凭证带来一定的不便，可能会造成付款凭证在汇总过程中由于被多次重复使用而产生汇总错误，或造成会计账户之间的对应关系变得模糊不清。

（3）汇总转账凭证是根据一定时期全部转账凭证汇总编制的凭证，其格式见表10．4．3。

表10．4．3　汇总转账凭证

汇总转账凭证的编制方法：是按照转账凭证的贷方科目设置若干张汇总记账凭证，将与转账凭证的贷方科目相对应的借方科目进行归类、汇总，期末结出合计数，分别记入总分类账中有关账户的借方和贷方科目（设置汇总转账凭证的贷方科目）的贷方。为了避免汇总时重复汇总和漏汇，平时填制转账凭证时，只能按一个贷方科目与一个或几个借方科目相对应来填制，而不能以几个贷方科目同一个借方科目相对应来填制（即不编制一借多贷的会计分录）。如果汇总期内某一贷方科目的转账凭证较少，可以不编制汇总转账凭证，直接根据转账凭证登记总分类账。

值得注意的是，为了便于编制汇总转账凭证，在日常编制转账凭证时，会计分录的形式最好是一借一贷、多借一贷，而不采用一借多贷或多借多贷的形式。因为，汇总转账凭证是按贷方科目设置的，一借多贷或多借多贷的会计分录会给编制汇总转账凭证带来一定的不便。

4）汇总记账凭证核算形式下账务处理的基本步骤

在汇总记账凭证核算形式下，对经济业务进行账务处理大体要经过以下步骤（见图10．4．1）：

（1）经济业务发生后，根据相关原始凭证或原始凭证汇总表填制各种专用记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证）；

（2）根据收款凭证和付款凭证逐笔登记库存现金日记账、银行存款日记账；

（3）根据记账凭证和有关原始凭证或原始凭证汇总表，逐笔登记各种明细分类账；

（4）根据各种记账凭证分别编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证；

（5）根据各种汇总记账凭证汇总登记总分类账；

（6）月末，将库存现金日记账、银行存款日记账和有关明细分类账的余额与总分类账中相应账户的余额进行核对；

（7）月末，根据已核对无误的总分类账和明细分类账的记录编制会计报表。

图10．4．1　汇总记账凭证核算形式步骤示意图

10．4．2　汇总记账凭证核算形式的优缺点及适用范围

1）汇总记账凭证核算形式的优点

（1）大大减轻了日常登记总分类账的工作量。

（2）能够清晰地反映各会计科目的对应关系，从而能够清晰地反映各项经济业务的来龙去脉，便于账目的核对和审查。

2）汇总记账凭证核算形式的缺点

（1）在经济业务比较零星，某些贷方科目的转账凭证数量较少的时候，先汇总再登记总分类账，起不到减轻登记总分类账工作量的作用。

（2）定期集中编制汇总记账凭证的工作量较大。在汇总记账凭证核算形式下，对于发生的经济业务首先要编制专用记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证），在此基础上，还需要定期分类对这些专用记账凭证进行汇总，编制作为登记总分类账依据的汇总记账凭证，加大了会计人员的工作量。

3）汇总记账凭证核算形式的适用范围

由于上述优缺点，汇总记账凭证核算形式一般适用于生产经营规模较大、经济业务量较多的大、中型单位。