管理制度创新

第二节　管理制度创新

在社会主义市场经济体制下,企业已经成为自主经营、自负盈亏、自我发展的市场竞争主体,其内部组织结构、生产组织形式及所面临的外部形势和环境发生了重大变化。作为现代企业管理制度的重要组成部分,知识产权和商业化秘密的保护和利用,信息资源的收集和共享,企业文化的积淀、发掘和传承等已越来越引起企业管理者的高度重视。档案管理工作在这方面具有独特的、不可替代的优势和作用,档案管理制度正是为了更好地管理档案信息资源而制定,作为企业的标准来执行,并规范各项工作的开展和档案形成及归档的操作程序。档案管理制度长期以来没有与企业管理同步提升,还是停留在过去的老的标准制度下,很大程度上阻碍了企业档案工作的开展,也影响了企业各项工作对档案的需求和利用。制度创新已摆在我们面前,制度创新应包含如下内容。

一、企业档案的管理职责

企业档案管理职责是企业档案管理制度的核心内容。企业的档案机构保存有大量历史真实记录,是各类档案信息资源的集藏地和传递中心,是企业领导、各职能部门以及个人了解政策、工作考查、科学研究及企业效益的主要材料来源。档案信息涉及各个领域,对企业的各方面工作均有相当的利用价值,与员工的利益息息相关。在当今信息时代,档案部门必须努力强化自己的功能,增强获取信息、加工处理信息、创造信息和利用信息的能力,完成档案的管理和提供利用的职能,加强与各职能部门的协调和配合,促进相关政策、规范、制度的制定,积极发挥监督指导作用。

档案管理职责要从传统的管理职责中拓展,将管理的外延扩大,要渗透到企业的各项管理中,用各种方式方法提高全员的档案意识。档案是生产决策、监督、组织管理、质量管理等生产管理过程的依据和生产信息管理的重要组成部分,它具有原始凭证作用和参考作用,尤其在企业处理各种纠纷、维护企业的合法权益方面非常重要。只有使企业员工清楚本部门岗位责任制中的档案职责,才能保证企业的所有应当归档的档案完整、准确、系统、安全。档案工作职责包括:下达计划的同时提出文件材料的归档要求;检查计划进度的同时检查文件材料形成情况;将实行各职能部门立卷归档制度作为考核各单位档案达标的指标之一,明确立卷责任,项目申报验收前先验收档案;提供优质服务,协助技术人员审核修改图纸,确保图实相符,及时更新库藏档案,解决生产现场实际困难,等等。

二、企业档案网络员的管理职责

网络员在企业基层,负责对国家档案法律法规,有关企业档案管理文件、标准、规范及有关规章制度的宣传、贯彻执行工作;沟通档案部门与各业务部门之间的信息,及时反馈各部门对档案部门的需求,反馈各部门的生产、经营动态;及时掌握各部门生产、经营活动情况并收集由此形成的原始材料,根据规定整理归档;建立本部门档案的管理台账,进行归档率、完整率、准确率统计,做好考评、考核记录等。

三、企业档案的归档范围

企业档案的归档范围是企业档案制度中一个非常重要和关键的内容,可将它上升为企业档案管理之根。近几年,调研了若干企业,基本没有真正很好地研究归档范围的问题,在企业档案管理制度中,企业档案的归档范围基本是引用了国家或上级行业主管部门的标准和文件规定,非常粗,是一些条条框框,很缺乏针对性,没有可操作性。其实归档范围是一个企业档案管理真正的纲领性的指导文件,也是企业生产经营管理全过程活动应该形成原始记录的范围,是整个企业经营发展的历史凝结。

企业性质不同、规模不同、管理体制不同、生产经营的主体不同、企业管理者不同等,档案的归档范围就不同,哪怕是同样的电力企业,同样的装机容量,同样的一个集团的整体管理体制下,由于管理组织者的不一样,形成档案就不同,其档案管理的归档范围也是不同的。所以企业档案管理的归档范围必须依据企业的实际情况进行编制,作为制度去执行。

四、企业档案的实体分类

企业档案的分类,是实际工作中的大难题,国家有工业企业档案分类法,各行业也都有行业的分类法。但是,在档案管理实践中,档案人员经常会出现不知道收到的档案材料归入哪一类,查国家的标准制度中没有,查行业的标准制度中也没有,在日常工作中,我接到分类问题业务咨询是最多的。企业不断在发展,新事物、新情况层出不穷,分类号无法套入现有的标准分类大纲中,应该是很正常的事,那么如何去解决呢?这是一个非常棘手的问题。要深入研究,要创新思维观念。

对电力企业的文书档案来说,原来分为0～5大类,到三级类目,非常复杂。随着现代企业制度的建立,许多新文件都无法准确套入这些分类中。而随着计算机网络技术的快速发展,办公自动化实施,文书都已经开始以件保管、已经进行了立卷改革,为什么不能在分类上更简化呢?如就分普通件、机要件两类,年度大流水。强大的计算机检索功能,不存在查询文件材料的困难,经过我们的实践是完全可行的。

对电力企业科技档案来说,分为6～9大类,基本建设8大类又分到四级类目,土建施工记录的分类非常复杂,不同的工程有不同的单位工程划分,归类就非常困难,我们的分类能否更合理些呢?如,就保证三级类目,在四级类目上就以单位工程分类,一个单位工程一个类号,后面跟流水号,各施工单位承担的施工不一样,分类号也是独立的,开工时就可以给他们分类号,非常方便收集整理立卷工作。某企业工程的档案分类工作实践证明,这样既方便管理又方便今后的开发利用。

1.档案分类

企业档案分为文书、科技、会计、特种载体(包括声像照片、荣誉实物、磁光盘、电子档案等)、人事5种类型,按专业分类保管,共分0～9大类纸质档案和特种载体档案11大类。原电力企业档案号编制根据能源部(1991)231号文件《电力工业企业档案分类规则》进行,科技档案的分类在此基础上于2002年进行过修订,但总体来说还是不能适应实际需要,特种载体档案还没有分类标准。

(1)　文书档案不再分0～5大类,因为都使用了办公自动化系统,都有电子版文件材料,即使来源是纸质文件材料也可以通过扫描制作电子文件进行补充归档,立卷改革后,文书档案按件为单位装盒保管,给分类的改革创新创造了条件,所以实体和电子文件,只要分两类即可,按机要件和普通件分两类,然后按年度大流水排序,其他信息在电子库内相应录入,不影响查询。根据近5年的实践,优点非常明显,既解放劳动力,又提高现代化水平。

如文书档案的分类形式:办公自动化(OA)电子文件和检索目录按其形成年度、职能分类。纸质文件党、政(机要文件)分别按年度下大流水件号,按序排列,不分类。党、政文件代码为:1——党政普通文件;2——党政机要文件;3——其他。归档纸质文件:在同一年度、按文件收到的先后排列。同一会议文件内容、会议记录、统计报表、简报、刊物、合同、协议等应分别排列在一起。党、政(机要文件)可分别存放(党、政合一办公的可以不分别排架)。

(2)　科技档案仍分为6～9大类,但按专业、单位工程及文件包形式分类立卷(在基建档案管理创新章节中叙述)。

(3)　会计档案仍分5个类:报表、账册、工资单、凭证、会计档案移交清册及销毁清册等其他类。

(4)　特种载体档案按载体的不同进行分类,按不同的载体要求分类保存。

(5)　人事档案系指职工的个人档案,分干部和普通职工两类。人事档案管理有两种方式:一是归人事组织部门管理;二是统一归企业综合档案部门管理。均指定专人保管档案,按利用特点,分类存放。

2.企业档案0～9大类档案号编制

工业企业档案的档案号由目录代号、分类号、案卷号组成,分类号的各级类目均用0～9标识,组成四级数字类目。档案号的各段(目录代号、分类号、案卷号)之间用“-”符号分隔。

(1)　文书档案档号编制。

归档件应在首页:发文(红头文件页面)、收文(收文处理单)右上端的空白位置盖归档章,不压字迹。归档章设置:全宗号、年度、室编件号、问题(类目号)、保管期限等必备项。

全宗号:档案馆给立档单位编制的代号(未进馆前可以省略)。

年度:文件事件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2000。

保管期限:标注归档文件保管期限的简称或代码。如:永久为“永”,长期为“长”,短期为“短”。

件号:文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号:纸质文件党、政(机要文件)分别按年度下大流水件号标注。顺序从“10001”或“20001”开始标注。

馆编件号:档案移交档案馆时用。

(2)　会计档案档号编制。

案卷号采用年度—分类号—分类号小流水号方式编写,如:1996-431-001为1996年凭证的第一卷。

(3)　科技档案6～9大类档案号编制。

目录代号:前两位数表示工程,如:一期工程用“01”表示;后两位数表示机组,如:1号机组用“01”表示,公用部分用“00”表示。

分类号:由四级类目组成,按专业进行分类。一级类号用6～9数字标识,二、三、四类号用0～9数字标识,代表专业和各自的分类内容。

案卷号:由两位数组成,用00～99标识,一个号代表一卷。

卷内文件顺序号:由三位数组成,用000～999标识。一个号代表一张图纸。如果是成册的文字资料或成册的图纸,档号到案卷号为止,卷内文件号用号码机对每一页编上流水页码。

(4)　特种载体档案的分类号编制。

照片的分类与编号:

分类:照片按年代分类,一个年代内一个大流水。无论单张照片还是一组(若干张)照片,都自成为一个单元,工程、科研项目的照片、光盘档案原则上归入项目档案中编制为工程代号加照片档案代号Z,对于零星工程如:大修、技改或本单位自己施工的照片档案可以按年度归档与其他照片统一编好一起存放。

编号:照片档案属于特种载体档案,它的归档号中引入照片档案代号“Z”以示区别。

无论单张照片或是一组(若干张)照片,都视为一个单元,每个单元照片都将编一个归档号。

照片归档号的组成为:

年度或工程代号——(4位数)

照片代号——(Z)

照片号——(年度下大流水号,3位数)

归档号的排列如下图:

举例说明:

一张照片,是1998年度第一张(组),那么它的归档号为:1998Z001,同样,这张照片的底片号也是:1998Z001。现有一组(若干张)为单元的照片(假设共5张),是1998年度第二组照片,那么它的归档号为:1998Z002。

一组(若干张)为单元的照片中,一个组内的每张照片也要给出一个归档号。它们的组成为:

年度或工程代号——(4位数)

照片代号——(Z)

一组照片号——(年度或工程代号下大流水,3位数)

·——(大流水和小流水的分隔点)

一张照片号——(一个单元内的小流水号,2位数)

归档号的排列如下图:

举例说明:

现有一组(若干张)为单元的照片(假设为5张),是1998年度第二张(组)的照片,那么它的单元中每张照片的归档号为:

单元中第一张照片的归档号为:1998Z002·01

单元中第二张照片的归档号为:1998Z002·02

它们的底片号与照片号相同。

特种载体档案的代号:

为避免特种载体档案归档号与文书、科技档案等其他门类的归档号出现重复,特种载体档案的归档号中将引入代号以示区别。特种载体档案的代号统一为拼音字母大写字体。如下:

照片档案代号——Z

录像带代号——L

录音带代号——Y

光盘代号——G

软盘代号——R

实物档案代号——S

五、企业档案的工作流程

流程化管理是企业标准化工作的具体体现,企业档案管理应该实施管理流程,并以制度的形式体现在企业的管理行为之中,这是企业档案管理理论创新的实践。企业档案管理流程主要由以下几部分组成:文书档案归档管理流程;科技档案归档管理流程;会计档案归档管理流程;音像、实物等特种载体档案归档管理流程;档案资料借、阅、复制管理流程;电传、传真、联系单收发流程;科技图书、期刊征订收发流程;图纸修改、描绘管理流程。

企业档案工作实践表明,企业的档案在企业发生的许多重大问题上,保护了单位的经济利益,创造出了巨大的经济效益,显示出了企业档案的重要作用。因此,企业的档案管理必须融于企业的各项管理工作程序和责任之中,企业的各项管理制度必须融入档案管理制度的内容;否则就很容易出现档案工作与其他部门工作的“失调”,难以达到预期的目标,以致许多应当归档的文件材料、图纸、报表、合同、房产等重要资料和原始凭证没有归档,为企业今后的各项工作造成困难,严重的甚至为企业带来不必要的经济损失。因此,提高全体员工的档案意识,建立、健全适合企业发展的档案管理制度是十分必要的,它将在企业的发展中发挥巨大的作用。